13.Questions on General Knowledge

 108. PA Exam Materials - Examination point of view - 54
PLEASE READ AND REMEMBER THE FOLLOWING POINTS
READ FOR THE EXAMINATION PURPOSE
POSTAL MANUAL VOLUME VI (PartIII)

IMPORTANT POINTS on exam point of View
1101. The Postmaster is responsible for the correctness of the accounts of subordinate offices.
1102. The Postmaster is expected to bring to the notice of the Superintendent or Sub divisional inspector any laxity or continued or repeated irregularity noticed by him.
1103. The duties prescribed in this volume to Postmaster shall be performed by DyPM/APM in charge of Sub account section in larger offices like GPO & Gazetted HPOs.
1104. SPM to check system generated Daily report of BOs invoking ZF_DAY_NEW.
1105. After implementation of CSI every office has become independent unit.
1106. BO daily account exchanged between either BO and HO or BO and SO.
1107. A voucher that is required in Support of an entry in the daily account, is not received in the account office, a note of the irregularity should be made in the error book by the sub-account assistant.
1108. BO sent to its account office is BO daily account.
1109. Sub office sent to branch office BO is BO Slip.
1110. Head office sent to SO is SO Slip.
1111. SO Slip prepated in HO by Sub account assistant.
1112. SO Slip prepared in Duplicate.
1113. If the voucher is not submitted by the sub office or Branch offices , the case should be reported to Divisional superintendent.
1114. In case of exigencies, superintendent will assign above and below roles to SPM of these SOs through IM Portal and to change it in the system/CSI by invoking ZFWF.
1115. To view Treasurer cash book (TCB) the transaction code is ZFBL3N.
1116. Treasurer shall check cash in transit.
1117. Cash in transit General ledger code (GL) is 4867100000.
1118. Loose cash through departmental employee is 5 lakhs.
1119. Departmental MMS with Multi tasking staff is 20 lakhs.
1120. Hired MMS with Multi tasking staff with in city limits is 5 lakhs.
1101. துணை அலுவலகங்களின் கணக்குகளின் சரியான தன்மைக்கு அஞ்சல் அதிகாரி (Postmaster) பொறுப்பு.
1102. அஞ்சல் அதிகாரி, தான் கவனிக்கும் எந்தவொரு தளர்வு அல்லது தொடர்ச்சியான அல்லது மீண்டும் நிகழும் ஒழுங்கற்ற தன்மையையும் மேற்பார்வையாளர் (Superintendent) அல்லது துணைப் பிரிவுக் ஆய்வாளரின் (Sub divisional inspector) கவனத்திற்குக் கொண்டு வர வேண்டும்.
1103. இந்தப் புத்தகத்தில் அஞ்சல் அதிகாரிக்கு பரிந்துரைக்கப்பட்ட கடமைகள், பெரிய அலுவலகங்களான தலைமை அஞ்சல் அலுவலகங்கள் (GPO) மற்றும் அரசிதழ் பதிவுபெற்ற தலைமையக அஞ்சல் அலுவலகங்களில் (Gazetted HPOs) துணைப் அஞ்சல் அதிகாரி (DyPM) / உதவி அஞ்சல் அதிகாரி (APM) துணை கணக்கு பிரிவின் பொறுப்பாளர் மூலம் செய்யப்பட வேண்டும்.
1104. கிளை அஞ்சல் அலுவலகங்களின் (BOs) தினசரி அறிக்கையை (Daily report), ZF_DAY_NEW ஐப் பயன்படுத்தி கணினி மூலம் உருவாக்கப்பட்டதை, துணை அஞ்சல் அதிகாரி (SPM) சரிபார்க்க வேண்டும்.
1105.  CSI (Core System Integrator) செயல்படுத்தப்பட்ட பிறகு, ஒவ்வொரு அலுவலகமும் சுதந்திரமான அலகு ஆகிவிட்டது.
1106. கிளை அஞ்சல் அலுவலக தினசரி கணக்கு (BO daily account), கிளை அஞ்சல் அலுவலகத்திற்கும் தலைமை அஞ்சல் அலுவலகத்திற்கும் (HO) அல்லது கிளை அஞ்சல் அலுவலகத்திற்கும் துணை அலுவலகத்திற்கும் (SO) இடையில் பரிமாறப்படுகிறது.
1107. தினசரி கணக்கில் ஒரு பதிவை ஆதரிக்கத் தேவையான ஒரு வவுச்சர் (voucher) கணக்கு அலுவலகத்தில் பெறப்படாவிட்டால், துணை கணக்கு உதவியாளர் (sub-account assistant) பிழைப் புத்தகத்தில் (error book) இந்த ஒழுங்கற்ற தன்மையைப் பதிவு செய்ய வேண்டும்.
1108. கிளை அஞ்சல் அலுவலகத்தால் அதன் கணக்கு அலுவலகத்திற்கு அனுப்பப்படுவது கிளை அஞ்சல் அலுவலக தினசரி கணக்கு (BO daily account) ஆகும்.
1109. துணை அலுவலகத்திலிருந்து கிளை அஞ்சல் அலுவலகத்திற்கு அனுப்பப்படுவது கிளை அஞ்சல் அலுவலகச் சீட்டு (BO Slip) ஆகும்.
1110. தலைமை அஞ்சல் அலுவலகத்திலிருந்து துணை அலுவலகத்திற்கு அனுப்பப்படுவது துணை அலுவலகச் சீட்டு (SO Slip) ஆகும்.
1111. துணை அலுவலகச் சீட்டு தலைமை அஞ்சல் அலுவலகத்தில் துணை கணக்கு உதவியாளர் மூலம் தயாரிக்கப்படுகிறது.
1112. துணை அலுவலகச் சீட்டு இரண்டு நகல்களில் (Duplicate) தயாரிக்கப்படுகிறது.
1113. துணை அலுவலகம் அல்லது கிளை அஞ்சல் அலுவலகங்கள் மூலம் வவுச்சர் சமர்ப்பிக்கப்படாவிட்டால், இந்த வழக்கு பிரிவு மேற்பார்வையாளருக்கு (Divisional superintendent) தெரிவிக்கப்பட வேண்டும்.
1114. அவசர காலங்களில், மேற்பார்வையாளர் IM போர்ட்டல் மூலம் இந்த துணை அலுவலகங்களின் (SOs) SPM-க்கு மேலேயும் கீழேயும் உள்ள பாத்திரங்களை ஒதுக்குவார், மேலும் ZFWF ஐப் பயன்படுத்தி கணினி/CSI இல் அதை மாற்றுவார்.
1115. கருவூலர் பணப் புத்தகத்தைப் (Treasurer cash book - TCB) பார்க்க, பரிவர்த்தனை குறியீடு ZFBL3N ஆகும்.
1116. கருவூலர் (Treasurer) பணப் போக்குவரத்தை (cash in transit) சரிபார்க்க வேண்டும்.
1117. பணப் போக்குவரத்திற்கான பொதுப் பேரேட்டு குறியீடு (General ledger code - GL) 4867100000 ஆகும்.
1118. துறைசார் ஊழியர் மூலம் எடுத்துச் செல்லப்படும் தளர்வான பணத்தின் வரம்பு 5 லட்சம் ஆகும்.
1119. பல்நோக்கு ஊழியர்களுடன் (Multi tasking staff) கூடிய துறைசார் MMS (Mail Motor Service) வரம்பு 20 லட்சம் ஆகும்.
1120. நகர எல்லைக்குள் பல்நோக்கு ஊழியர்களுடன் வாடகைக்கு எடுக்கப்பட்ட MMS வரம்பு 5 லட்சம் ஆகும்.