Kayveeyes Govt Orders Digest
18.Activating machinery for Redress of Public Grievances.
18.Activating machinery for Redress of Public Grievances.
Gist of the orders
• This document from the Department of Personnel and Training (DOPT) emphasizes the need for an effective public grievance redressal mechanism in all Ministries/Departments of the Government of India.
• It reiterates existing guidelines and stresses their importance due to continued complaints about delays and lack of response.
• The document refers to consolidated guidelines from the Department of Administrative Reforms and Public Grievances, highlighting the need for a fully functional system that is well-publicized. It outlines the following key steps:
1. Acknowledgement and Redressal Time: Grievances must be acknowledged immediately (within three days maximum). Redressal should be completed within two months. If this isn't possible, an interim reply is mandatory.
2. Reasoned Replies: If a request cannot be granted, a reasoned reply must be provided within the stipulated timeframe.
3. Grievance Analysis: Ministries should periodically analyze grievances to identify problem areas and implement systemic changes.
4. Publicity: The grievance mechanism and contact information for the Director of Public Grievances must be widely publicized.
5. Director's Power: The Director of Public Grievances can demand case documents and make decisions (with Secretary/Head approval) if a grievance remains unresolved after three months.
6. Meeting-less Wednesday: Wednesdays should be reserved for Directors of Public Grievances to hear citizen grievances. Feedback mechanisms should be in place to address deficiencies.
7. Dialogue with Users: Regular dialogue with user and citizen groups should be strengthened to improve the grievance redressal mechanism and service delivery.
8. PGRAMS Implementation: All Ministries/Departments should install the PGRAMS software (developed with NIC) for efficient grievance management.
9. Training: Ministries/Departments are encouraged to utilize training provided by the Department of Administrative Reforms and Public Grievances and NIC for better handling of grievances through PGRAMS.
• All Ministries/Departments are requested to strengthen their Grievance Redress Mechanism and communicate the action taken to the DOPT.
• இந்த ஆவணம், இந்திய அரசாங்கத்தின் அனைத்து அமைச்சகங்கள் / துறைகளிலும் பொது மக்கள் குறை தீர்க்கும் பொறிமுறைக்கான அவசியத்தை வலியுறுத்துகிறது. தாமதங்கள் மற்றும் பதில்கள் இல்லாதது குறித்து தொடர்ச்சியான புகார்கள் இருப்பதால், ஏற்கனவே உள்ள வழிகாட்டுதல்களை மீண்டும் வலியுறுத்துகிறது மற்றும் அவற்றின் முக்கியத்துவத்தை வலியுறுத்துகிறது.
• நிர்வாக சீர்திருத்தங்கள் மற்றும் பொது குறைகள் துறை வழங்கிய ஒருங்கிணைந்த வழிகாட்டுதல்களை ஆவணம் குறிப்பிடுகிறது, நன்கு விளம்பரப்படுத்தப்பட்ட முழுமையாக செயல்படும் அமைப்பு தேவை என்பதை எடுத்துக்காட்டுகிறது. இது பின்வரும் முக்கிய படிகளை கோடிட்டுக் காட்டுகிறது:
1. ஒப்புதல் மற்றும் குறை தீர்க்கும் நேரம்: குறைகள் உடனடியாக (அதிகபட்சம் மூன்று நாட்களுக்குள்) ஒப்புக்கொள்ளப்பட வேண்டும். குறை தீர்ப்பு இரண்டு மாதங்களுக்குள் முடிக்கப்பட வேண்டும். இது சாத்தியமில்லை என்றால், இடைக்கால பதில் கட்டாயமாகும்.
2. காரணமான பதில்கள்: கோரிக்கை வழங்கப்படாவிட்டால், நிர்ணயிக்கப்பட்ட காலக்கெடுவிற்குள் காரணமான பதில் வழங்கப்பட வேண்டும்.
3. குறைபாடு பகுப்பாய்வு: அமைச்சகங்கள் அவ்வப்போது குறைகளை பகுப்பாய்வு செய்து, சிக்கல் பகுதிகளை அடையாளம் கண்டு, முறையான மாற்றங்களைச் செய்ய வேண்டும்.
4. விளம்பரம்: குறை தீர்க்கும் பொறிமுறை மற்றும் பொது குறைகளின் இயக்குநரின் தொடர்புத் தகவல்கள் பரவலாக விளம்பரப்படுத்தப்பட வேண்டும்.
5. இயக்குநரின் அதிகாரம்: மூன்று மாதங்களுக்குப் பிறகும் குறை தீர்க்கப்படாவிட்டால், பொது குறைகளின் இயக்குநர் வழக்கு ஆவணங்களைக் கோரலாம் மற்றும் (செயலாளர் / தலைவர் ஒப்புதலுடன்) முடிவுகளை எடுக்கலாம்.
6. கூட்டமில்லாத புதன்: புதன் கிழமைகள் பொது குறைகளின் இயக்குநர்கள் குடிமக்களின் குறைகளைக் கேட்பதற்காக ஒதுக்கப்பட வேண்டும். குறைபாடுகளை நிவர்த்தி செய்வதற்கான பின்னூட்ட பொறிமுறைகள் இருக்க வேண்டும்.
7. பயனர்களுடன் உரையாடல்: குறை தீர்க்கும் பொறிமுறை மற்றும் சேவை வழங்கலை மேம்படுத்துவதற்காக பயனர்கள் மற்றும் குடிமக்கள் குழுக்களுடன் வழக்கமான உரையாடல் வலுப்படுத்தப்பட வேண்டும்.
8. PGRAMS அமலாக்கம்: திறமையான குறை மேலாண்மைக்காக (NIC உடன் இணைந்து உருவாக்கப்பட்ட) PGRAMS மென்பொருள் அனைத்து அமைச்சகங்கள் / துறைகளிலும் நிறுவப்பட வேண்டும்.
9. பயிற்சி: PGRAMS மூலம் குறைகளை சிறப்பாகக் கையாளுவதற்காக நிர்வாக சீர்திருத்தங்கள் மற்றும் பொது குறைகள் துறை மற்றும் NIC வழங்கும் பயிற்சியை அமைச்சகங்கள் / துறைகள் பயன்படுத்த ஊக்குவிக்கப்படுகின்றன.
• அனைத்து அமைச்சகங்கள் / துறைகளும் தங்கள் குறை தீர்க்கும் பொறிமுறையை வலுப்படுத்தவும், எடுக்கப்பட்ட நடவடிக்கைகள் குறித்து DOPT க்குத் தெரிவிக்கவும் கோரப்படுகின்றன.
Activating machinery for Redress of Public Grievances.
The undersigned is directed to refer to the consolidated guidelines issued by the Department of Administrative Reforms and Public Grievances for prompt and effective redress of public grievances. It has been emphasized that a fully functional redress mechanism needs to be in place in all Ministries of Government of India and in the Department/Organizations under the Ministries for expeditious redressal of public grievances. It has further been emphasized that the system of grievance redress mechanism should be well publicized to ensure that the citizens are aware of the system and can interact with the Department to settle their grievances. However, complaints still continue regarding the delays and lack of response.
2. It is now reiterated that the following step may please be taken to ensure that the internal grievance redress machinery is in order for prompt redressal of grievances of citizens:-
(i) A grievance should be acknowledged immediately and at the most within three days of the receipt of the grievance. A grievance should be redressed within a period of a maximum of two months of its receipt. If finalization of a decision on a particular grievance is anticipated to take longer than two months, an interim reply should invariably be sent.
(ii) In case it is not feasible to accede to the request made in the petition, a reasoned reply may be issued to the aggrieved citizen with this stipulated time limit.
(iii) Grievances received in the Ministries may be analyzed periodically at senior level to identify grievance prone areas of the Ministries/Departments to adopt systemic changes to eliminate the causes of grievances.
(iv) Wide publicity of the grievance mechanism available in the Ministry and the names, designation and address of Director of Public Grievances may be given.
(v) The Director of Public Grievances of the Ministries/Department of Government of India may call for the documents of the case and take a decision with the approval of the Secretary of the Ministry/Head of the Department/Organization if a grievance is not redressed within a period of three months.
(vi) Every Wednesday may be kept as meeting-less day for the Directors of Public Grievances for hearing the grievances of the citizens. The feedback mechanism may be ensured for inbuilt mechanisms to correct deficiencies.
(vii) In order to promote responsive administration, the system of regular dialogue with user and citizen groups on grievance redress mechanism and service delivery may be strengthened.
(viii) The software (PGRAMS) developed by the Department of Administrative Reforms and Public Grievances in consultation with National Informatics Centre (NIC) for efficient management of public grievances may be installed in all Ministries/Departments of Government of India.
(ix) The Department of Administrative Reforms and Public Grievances with assistance from NIC has been providing necessary training to officers of different Ministries for better handing of grievances through PGRAMS for effective redressal of grievances of citizens.
All Ministries/Departments are requested to strengthen the Grievance Redress Mechanism to ensure effective redressal of public grievances. Action taken on the issues may be communicated to this Department.
(DOPT No. K-15011/1/2006-PG dated 22.05.2006)
Post a Comment