POST OFFICE REGULATIONS – 2024 -1

95. PA Exam Materials - Examination point of view - 41
PLEASE READ AND KEEP MEMORY THE FOLLOWING POINTS
READ FOR THE EXAMINATION PURPOSE

841. Preservation period of Order book of mail office and section is three years. Work paper of RMS offices and section is eighteen months. Correspondence related to robberies, theft etc is one year after the case is closed. (Rule17)

842. The record not to be destroyed without the special permission of the Head of the Circle. i. Order book of a record office. ii. Nominal roll of token holder iii. Work paper regarding which enquiry is in progress and not fully decided (Rule17)

843. Order books of a record office in the R.M.S. are not to be destroyed without the special permission of the  Head of the Circle. [Rule 17(2) VoI-VII)

844. Work papers, regarding which enquiry is in progress, connected with cases which have not been fully decided or closed are not to be destroyed without the special permission of the Head of the Circle. [Rule 17(2) Vol - VII)

845. Whenever the Nominal roll of token-holders are to be destroyed, the destruction should be effected by tearing them into pieces in the record officer's presence. [Rule 17(2) Vol-VII)

846. The Order Book of a Record Office:  May not be destroyed without the special permission of Head of the Circle / Region. ( Rule 17(2))

847. Among the postage stamp kept in the stock of mail offices for sale if any stamp cannot be disposed of within a reasonable time the matter should be reported to the Superintendent of RMS. (Rule18).

848. In Head Record Offices one key of the safe will be retained in the custody of the Head Record Officer and the other in that of the Accountant. [Rule 19 Vol - VII)

849. In single handed record or sub-record offices, the keys of both the locks of the safe will be retained in the custody of sub-record officer. [Rule 19 Vol - VII)

850. Items to be supplied to set of a Mail office: a) a date stamp b) name stamp c) a date seal d) detained late fee not paid stamp.  (Rule 20)

851. Each set of a sorting mail office is further supplied with an Insurance seal  enclosed in a box provided with a lock and key. (Rule 20)

852. The willful removal of a page of an order book or guidance book will be regarded as a services offence and render the official liable for dismissal. (Rule 21)

853. A portfolio is supplied to each “Set of a section”, provided with a lock and key and bearing designation of the section and the number of the set to which it belongs painted on it. (Rule 22)

854. The designation of the section and the number of the set to which it belongs are painted on it is Portfolio bag. [Rule 22 Vol - VII)

855. Important articles which are required for the day-to-day work in the section, are carried in the portfolio [Rule 22 Vol - VII)

856. The portfolio will remain in the personal custody who is responsible of the Head Sorting Assistant. [Rule 22 Vol - VII)

857. In Head Record offices one key of the safe will be retained in the custody of HRO and other one is Accountant. The insured seal supplied to the set of mail office should be kept in the personal custody of Head Sorting assistant. Each set of section is supplied with a portfolio with lock & key bearing designation of section and the number of the set to which it belongs painted on it.  (Rule 22)

858. The stationary rate list will be issued by the Superintendent RMS showing the quantity or number of the articles of stationery to be supplied to each set of every section and mail office in the Division. (Rule 23)

859. The Head sorting Assistant of each set of the various sections attached to a Record Office will be supplied by the Record officer, in once in a month with supply of stationery. (Rule 23)

860. The Head Sorting Assistant will give a receipt in the stationery register. (Rule 23)

841. அஞ்சல் அலுவலகம் மற்றும் பிரிவின் உத்தரவுப் புத்தகத்தின் பாதுகாப்பு காலம் மூன்று ஆண்டுகள். RMS அலுவலகங்கள் மற்றும் பிரிவின் பணித்தாள் பதினெட்டு மாதங்கள். கொள்ளை, திருட்டு போன்றவற்றால் ஏற்படும் கடிதப் போக்குவரத்து வழக்கு முடிந்த ஒரு வருடம் வரை பாதுகாக்கப்படுகிறது. (விதி 17)

842. வட்டத் தலைவரின் சிறப்பு அனுமதி இல்லாமல் அழிக்கக் கூடாத பதிவுகள்: i. பதிவு அலுவலகத்தின் உத்தரவுப் புத்தகம். ii. அடையாள அட்டை வைத்திருப்பவர்களின் பெயர்ப்பட்டியல் iii. முழுமையாக முடிவு செய்யப்படாத அல்லது விசாரணையில் உள்ள பணித்தாள் (விதி 17)

843. RMS இல் உள்ள பதிவு அலுவலகத்தின் உத்தரவுப் புத்தகங்கள் வட்டத் தலைவரின் சிறப்பு அனுமதி இல்லாமல் அழிக்கப்படக்கூடாது. [விதி 17(2) தொகுதி-VII)

844. முழுமையாக முடிவு செய்யப்படாத அல்லது மூடப்படாத வழக்குகளுடன் தொடர்புடைய விசாரணையில் உள்ள பணித்தாள்கள் வட்டத் தலைவரின் சிறப்பு அனுமதி இல்லாமல் அழிக்கப்படக்கூடாது. [விதி 17(2) தொகுதி - VII)

845. அடையாள அட்டை வைத்திருப்பவர்களின் பெயர்ப்பட்டியல் அழிக்கப்பட வேண்டியிருக்கும்போது, பதிவு அலுவலரின் முன்னிலையில் அவற்றை துண்டு துண்டாக கிழித்து அழிக்க வேண்டும். [விதி 17(2) தொகுதி-VII)

846. ஒரு பதிவு அலுவலகத்தின் உத்தரவுப் புத்தகம்: வட்டத் தலைவர் / பிராந்தியத்தின் சிறப்பு அனுமதி இல்லாமல் அழிக்கப்படக்கூடாது. (விதி 17(2))

847. அஞ்சல் அலுவலகங்களின் விற்பனைக்காக வைத்திருக்கும் அஞ்சல் தலைகளுக்கிடையில், நியாயமான காலத்திற்குள் விற்க முடியாத எந்த முத்திரையும் இருந்தால், அது RMS இன் கண்காணிப்பாளருக்கு தெரிவிக்கப்பட வேண்டும். (விதி 18).

848. தலைமை பதிவு அலுவலகங்களில் பாதுகாப்பு பெட்டியின் ஒரு சாவி தலைமை பதிவு அலுவலரின் பாதுகாப்பிலும் மற்றொன்று கணக்காளரின் பாதுகாப்பிலும் வைக்கப்படும். [விதி 19 தொகுதி - VII)

849. தனியாளாகவோ அல்லது துணைப் பதிவு அலுவலகங்களிலோ, பாதுகாப்பு பெட்டியின் இரண்டு பூட்டுகளின் சாவிகளும் துணைப் பதிவு அலுவலரின் பாதுகாப்பில் வைக்கப்படும். [விதி 19 தொகுதி - VII)

850. ஒரு அஞ்சல் அலுவலகத்தின் தொகுப்பிற்கு வழங்கப்பட வேண்டிய பொருட்கள்: a) ஒரு தேதியிடும் முத்திரை b) பெயர் முத்திரை c) ஒரு தேதியிடும் சீல் d) தாமதமாக ஒப்படைக்கப்பட்ட கட்டணம் செலுத்தப்படாத முத்திரை. (விதி 20)

851. ஒரு பிரிப்பு அஞ்சல் அலுவலகத்தின் ஒவ்வொரு தொகுப்பிற்கும் பூட்டு மற்றும் சாவி கொண்ட பெட்டியில் அடைக்கப்பட்ட ஒரு காப்பீட்டு சீலும் கூடுதலாக வழங்கப்படும். (விதி 20)

852. உத்தரவுப் புத்தகம் அல்லது வழிகாட்டி புத்தகத்தின் ஒரு பக்கத்தை வேண்டுமென்றே அகற்றுவது சேவைக்கு எதிரான குற்றமாகக் கருதப்பட்டு, சம்பந்தப்பட்ட அதிகாரி பணிநீக்கம் செய்யப்பட நேரிடும். (விதி 21)

853. பூட்டு மற்றும் சாவி கொண்ட மற்றும் பிரிவின் பதவி மற்றும் அது எந்த தொகுப்பைச் சேர்ந்தது என்பதைக் குறிக்கும் எண் எழுதப்பட்ட ஒரு பை ஒவ்வொரு "பிரிவின் தொகுப்பிற்கும்" வழங்கப்படும். (விதி 22)

854. பிரிவின் பதவி மற்றும் அது எந்த தொகுப்பைச் சேர்ந்தது என்பதைக் குறிக்கும் எண் எழுதப்பட்டிருப்பது போர்ட்ஃபோலியோ பை ஆகும். [விதி 22 தொகுதி - VII)

855. பிரிவின் அன்றாடப் பணிகளுக்குத் தேவையான முக்கியமான பொருட்கள் போர்ட்ஃபோலியோவில் கொண்டு செல்லப்படுகின்றன. [விதி 22 தொகுதி - VII)

856. போர்ட்ஃபோலியோ தலைமை பிரிப்பு உதவியாளருக்கு பொறுப்பானவரின் தனிப்பட்ட பாதுகாப்பில் இருக்கும். [விதி 22 தொகுதி - VII)

857. தலைமை பதிவு அலுவலகங்களில் பாதுகாப்பு பெட்டியின் ஒரு சாவி HRO வின் பாதுகாப்பிலும் மற்றொன்று கணக்காளரிடமும் இருக்கும். அஞ்சல் அலுவலகத்தின் தொகுப்பிற்கு வழங்கப்படும் காப்பீட்டு சீல் தலைமை பிரிப்பு உதவியாளரின் தனிப்பட்ட பாதுகாப்பில் வைக்கப்பட வேண்டும். ஒவ்வொரு பிரிவுத் தொகுப்பிற்கும் பூட்டு மற்றும் சாவி கொண்ட மற்றும் பிரிவின் பதவி மற்றும் அது எந்த தொகுப்பைச் சேர்ந்தது என்பதைக் குறிக்கும் எண் எழுதப்பட்ட ஒரு போர்ட்ஃபோலியோ வழங்கப்படும். (விதி 22)

858. கோட்டத்தில் உள்ள ஒவ்வொரு பிரிவு மற்றும் அஞ்சல் அலுவலகத்தின் ஒவ்வொரு தொகுப்பிற்கும் வழங்கப்பட வேண்டிய எழுதுபொருட்களின் அளவு அல்லது எண்ணிக்கையை காட்டும் எழுதுபொருள் விலைப்பட்டியல் RMS இன் கண்காணிப்பாளரால் வெளியிடப்படும். (விதி 23)

859. ஒரு பதிவு அலுவலகத்துடன் இணைக்கப்பட்ட பல்வேறு பிரிவுகளின் ஒவ்வொரு தொகுப்பின் தலைமை பிரிப்பு உதவியாளருக்கும் மாதத்திற்கு ஒரு முறை எழுதுபொருள் வழங்குவது பதிவு அலுவலரால் செய்யப்படும். (விதி 23)

860. தலைமை பிரிப்பு உதவியாளர் எழுதுபொருள் பதிவேட்டில் ரசீது கொடுப்பார். (விதி 23)