Translate

Peravai Academy PA Exam Training Materials 37

 Peravai Academy PA Exam Training Materials 37

19. Collection of Accountable Mails

Post offices do take good care to ensure that the mail posted by customers are consigned  across the network and delivered safely to the addressee. However, Post offices do not maintain  records for handling ordinary mail and will not be able to track them. However, when the customers  desire a more secure mode of transmission, Post office offers the registration and insurance facility.  These are called accountable mail. We will now discuss the process of accepting, securing and  dispatching these mails from PO to sorting office. 

Registration 

Registration of mail involved maintenance of record for the articles throughout its journey  from collection to delivery. It is optional for the sender to use this mode of transmission. But in some  cases, registration is compulsory. The department provides adequate security to registered articles  and delivers under acquaintance to the correct addressee. In case of loss, delay or damage, the exact  point is traceable. However, in case of accidental loss or damage, only ex-gratia compensation is  admissible which is Maximum Rs.100/-. India Post provides tracking of registered articles in the  official website. 

Articles which can be registered:  
Except Post-card all other postal articles can be accepted for registration.  
Cases in which the registration is compulsory. 
∙ Inland parcels weighing more than 4 kgs 
∙ Parcels addressed to foreign countries (except for Nepal and Bhutan) 
∙ Article super scribed as “REGISTERED” 
∙ Insured articles 
∙ Value Payable articles.  
∙ Parcels found in Letter Box 

Tariff :
 
∙ Postage according to class of the article. 
∙ Registration fee Rs.17 
∙ Acknowledgement fee Rs. 3 
Examination of articles presented at the counter: 
The counter PA has to examine the article and ensure the following 
∙ That the article confirms to the conditions regarding size and weight prescribed for  the class of article. 
∙ It is properly packed.  
∙ It is not too small covered with writings so that no space is available for affixing  stamps or labels.  
∙ Is not containing articles for which insurance is compulsory. 
∙ The word INSURED is not written or scored out after writing INSURED. ∙ If superscribed as ACKNOWLEDGEMENT due acknowledgement form is filled in  and fastened to the article. 
∙ Sender’s name and address and complete name address of the addressee is written  along with Mobile number and PINCODE. 

∙ There are Three options are available in POS for payment for Registration. (Postage  stamp(PS), Franking Machine(FM) and Cash) 

Booking of registered letter 
Post offices use CSI – Point of sale to book all accountable articles. While working in the  counter to operate Point of sale, you must ensure that the following are available 
∙ A desktop PC running CSI Point of sale 
∙ An electronic weighing scale connected to the computer
∙ A 80 column dot matrix printer connected to the computer 
∙ A barcode scanner attached to the computer 
∙ Barcodes for registered articles with prefix prescribed for your circle in sufficient  number 
∙ Two trays marked TD and NTD to store the registered articles booked till dispatch 
Before commencing work in the counter, you should ensure that the Back Office supervisor  has begun the PO for the day and performed work allocation for you. The details of operations are  available in the LAB GUIDE ON POS 

நிர்வாகப் பொறுப்புள்ள தபால்களின் சேகரிப்பு

வாடிக்கையாளர்கள் அனுப்பும் தபால்கள் நெட்வொர்க் முழுவதும் அனுப்பப்பட்டு, பெறுநருக்கு பாதுகாப்பாக வழங்கப்படுவதை உறுதி செய்ய தபால் அலுவலகங்கள் நல்ல கவனம் செலுத்துகின்றன. இருப்பினும், சாதாரண தபால்களைக் கையாளுவதற்கான பதிவுகளை தபால் அலுவலகங்கள் பராமரிப்பதில்லை மற்றும் அவற்றைக் கண்காணிக்க முடியாது. இருப்பினும், வாடிக்கையாளர்கள் மிகவும் பாதுகாப்பான பரிமாற்ற முறையை விரும்பும்போது, தபால் அலுவலகம் பதிவு மற்றும் காப்பீட்டு வசதியை வழங்குகிறது. இவை நிர்வாகப் பொறுப்புள்ள தபால்கள் என்று அழைக்கப்படுகின்றன. PO இலிருந்து வரிசைப்படுத்தும் அலுவலகத்திற்கு இந்த தபால்களை ஏற்றுக்கொள்வது, பாதுகாப்பது மற்றும் அனுப்புவது ஆகியவற்றின் செயல்முறையை இப்போது விவாதிப்போம்.

பதிவு

தபால்களைப் பதிவு செய்வது சேகரிப்பிலிருந்து விநியோகம் வரையிலான பயணத்தின் போது கட்டுரைகளுக்கான பதிவைப் பராமரிப்பதை உள்ளடக்கியது. இந்த பரிமாற்ற முறையைப் பயன்படுத்துவது அனுப்புநருக்கு விருப்பமானது. ஆனால் சில சந்தர்ப்பங்களில், பதிவு கட்டாயமாகும். பதிவு செய்யப்பட்ட கட்டுரைகளுக்கு துறை போதுமான பாதுகாப்பை வழங்குகிறது மற்றும் சரியான பெறுநருக்கு அறிமுகத்தின் கீழ் வழங்குகிறது. இழப்பு, தாமதம் அல்லது சேதம் ஏற்பட்டால், சரியான புள்ளியை கண்டுபிடிக்க முடியும். இருப்பினும், தற்செயலான இழப்பு அல்லது சேதம் ஏற்பட்டால், கருணைத் தொகை மட்டுமே அனுமதிக்கப்படுகிறது, இது அதிகபட்சம் ரூ.100/- ஆகும். இந்தியா போஸ்ட் அதிகாரப்பூர்வ இணையதளத்தில் பதிவு செய்யப்பட்ட கட்டுரைகளின் கண்காணிப்பை வழங்குகிறது.

பதிவு செய்யக்கூடிய கட்டுரைகள்: தபால் அட்டை தவிர மற்ற அனைத்து தபால் கட்டுரைகளையும் பதிவுக்காக ஏற்றுக்கொள்ளலாம். பதிவு கட்டாயமான சந்தர்ப்பங்கள்.

  • 4 கிலோவுக்கு மேல் எடையுள்ள உள்நாட்டு பார்சல்கள்
  • வெளிநாடுகளுக்கு அனுப்பப்படும் பார்சல்கள் (நேபாளம் மற்றும் பூட்டான் தவிர)
  • "REGISTERED" என்று எழுதப்பட்ட கட்டுரை
  • காப்பீடு செய்யப்பட்ட கட்டுரைகள்
  • மதிப்பு செலுத்தக்கூடிய கட்டுரைகள்.
  • கடிதப் பெட்டியில் காணப்படும் பார்சல்கள்

கட்டணம் :

  • கட்டுரையின் வகைக்கு ஏற்ப தபால் கட்டணம்.

  • பதிவு கட்டணம் ரூ.17

  • ஒப்புகை கட்டணம் ரூ. 3 கவுண்டரில் வழங்கப்பட்ட கட்டுரைகளின் ஆய்வு: கவுண்டர் PA கட்டுரையை ஆய்வு செய்து பின்வருவனவற்றை உறுதி செய்ய வேண்டும்

  • கட்டுரையின் வகைக்கு பரிந்துரைக்கப்பட்ட அளவு மற்றும் எடை தொடர்பான நிபந்தனைகளுக்கு கட்டுரை ஒத்துப்போகிறது.

  • இது சரியாக பேக் செய்யப்பட்டுள்ளது.

  • முத்திரைகள் அல்லது லேபிள்களை ஒட்டுவதற்கு இடம் கிடைக்காத வகையில் எழுதப்பட்ட மிகச் சிறியதாக இல்லை.

  • காப்பீடு கட்டாயமான கட்டுரைகள் இல்லை.

  • INSURED என்ற வார்த்தை எழுதப்பட்ட பிறகு INSURED என்று எழுதப்படவில்லை அல்லது அடிக்கப்படவில்லை.

  • ACKNOWLEDGEMENT என்று எழுதப்பட்டிருந்தால், உரிய ஒப்புகை படிவம் நிரப்பப்பட்டு கட்டுரையுடன் இணைக்கப்பட்டுள்ளது.

  • அனுப்புநரின் பெயர் மற்றும் முகவரி மற்றும் பெறுநரின் முழு பெயர் முகவரி மொபைல் எண் மற்றும் PINCODE உடன் எழுதப்பட்டுள்ளது.

  • பதிவிற்கான கட்டணத்திற்காக POS இல் மூன்று விருப்பங்கள் உள்ளன. (தபால் முத்திரை(PS), பிராங்கிங் இயந்திரம்(FM) மற்றும் ரொக்கம்)

பதிவு செய்யப்பட்ட கடிதத்தின் முன்பதிவு அனைத்து நிர்வாகப் பொறுப்புள்ள கட்டுரைகளையும் முன்பதிவு செய்ய தபால் அலுவலகங்கள் CSI - விற்பனைப் புள்ளியைப் பயன்படுத்துகின்றன. விற்பனைப் புள்ளியை இயக்க கவுண்டரில் பணிபுரியும் போது, பின்வருபவை இருப்பதை உறுதி செய்ய வேண்டும்

  • CSI விற்பனைப் புள்ளியை இயக்கும் டெஸ்க்டாப் PC
  • கணினியுடன் இணைக்கப்பட்ட மின்னணு எடை அளவுகோல்
  • கணினியுடன் இணைக்கப்பட்ட 80 நெடுவரிசை டாட் மேட்ரிக்ஸ் பிரிண்டர்
  • கணினியுடன் இணைக்கப்பட்ட பார்கோடு ஸ்கேனர்
  • உங்கள் வட்டத்திற்கு பரிந்துரைக்கப்பட்ட முன்னொட்டுடன் பதிவு செய்யப்பட்ட கட்டுரைகளுக்கான பார்கோடுகள் போதுமான எண்ணிக்கையில்
  • அனுப்பும் வரை பதிவு செய்யப்பட்ட கட்டுரைகளை சேமிக்க TD மற்றும் NTD என்று குறிக்கப்பட்ட இரண்டு தட்டுகள் கவுண்டரில் வேலையைத் தொடங்குவதற்கு முன், பின் அலுவலக மேற்பார்வையாளர் நாளுக்கான PO ஐத் தொடங்கி உங்களுக்காக வேலை ஒதுக்கீடு செய்திருப்பதை உறுதி செய்ய வேண்டும். செயல்பாடுகளின் விவரங்கள் POS இல் உள்ள LAB வழிகாட்டியில் உள்ளன.

Post a Comment

Previous Post Next Post