22. Retention of excess cash balance in Post Offices
• The P&T Audit team has discovered that numerous post offices are violating their prescribed cash retention limits, failing to submit or properly verify weekly cash balance reports, and frequently retaining excessive cash, posing a significant security risk.
• The P&T Audit team has discovered that numerous post offices are violating their prescribed cash retention limits, failing to submit or properly verify weekly cash balance reports, and frequently retaining excessive cash, posing a significant security risk.
• The Directorate views this issue seriously and mandates strict adherence to prescribed limits and guidelines.
• Circles must enforce monitoring mechanisms, review authorized cash balances, and ensure post offices with high cash turnover open bank accounts and utilize cheques.
• Divisions and Circles are required to thoroughly investigate instances of excess cash retention, with SSPOs reporting frequent violations to the Circle Office.
• Immediate acknowledgment and implementation of these instructions are required.
• பி&டி தணிக்கைக் குழு பல தபால் நிலையங்கள் பரிந்துரைக்கப்பட்ட பண இருப்பு வரம்புகளை மீறுவதையும், வாராந்திர பண இருப்பு அறிக்கைகளை சமர்ப்பிக்க அல்லது முறையாக சரிபார்க்கத் தவறுவதையும், அடிக்கடி அதிகப்படியான பணத்தை வைத்திருப்பதையும், இது ஒரு குறிப்பிடத்தக்க பாதுகாப்பு அபாயத்தை ஏற்படுத்துவதையும் கண்டறிந்துள்ளது.
• இயக்குநரகம் இந்த பிரச்சினையை தீவிரமாக கருதுகிறது மற்றும் பரிந்துரைக்கப்பட்ட வரம்புகள் மற்றும் வழிகாட்டுதல்களை கண்டிப்பாக கடைபிடிக்க கட்டாயப்படுத்துகிறது.
• வட்டங்கள் கண்காணிப்பு வழிமுறைகளை செயல்படுத்த வேண்டும், அங்கீகரிக்கப்பட்ட பண இருப்புக்களை மறுஆய்வு செய்ய வேண்டும், மற்றும் அதிக பணப்புழக்கம் உள்ள தபால் நிலையங்கள் வங்கி கணக்குகளை திறந்து காசோலைகளை பயன்படுத்த வேண்டும். பிரிவுகள் மற்றும் வட்டங்கள் அதிகப்படியான பண இருப்பு நிகழ்வுகளை முழுமையாக விசாரிக்க வேண்டும்,
• SSPO கள் அடிக்கடி மீறல்களை வட்ட அலுவலகத்திற்கு தெரிவிக்க வேண்டும். இந்த அறிவுறுத்தல்களை உடனடியாக உறுதிசெய்து செயல்படுத்துவது அவசியமாகும்.
ORDER
P&T Audit team during visits to a number of post offices has found that a large volume of cash have been retained by the post offices in violation of their prescribed limits fixed by the Circle. The weekly statement of cash balance report sent by HPOs/GPOs to Divisional/Circle Offices for verification/ investigation is not complied with by the Post Offices and Circles are not ensuring the submission of report. In Case the excess balances are retained frequently in any Post Office, SSPO should properly investigate the matter and report the same to Circle Office. Excess retention of cash beyond the prescribed limits is also not desirable on the reasons of security in post offices.
2. The Directorate has viewed excess retention of cash by the Post Offices seriously and thus instructs the Circles to follow the prescribed limits, norms and guidelines issued by the Directorate time to time. Circles are instructed strictly implement the monitoring mechanisms (Weekly report) to ensure retention of prescribed cash limit and review the authorized cash balance of the Post Offices, if they require more cash. Circle shall ensure proper implementation of other related instructions which shall ensure that only prescribed cash is retained at the post offices such as post offices with large cash transactions having cash turn over more than 40 lac per annum may be allowed to open bank accounts directly and issue cheques instead of making cash payments wherever applicable. The matters relating to excess retention of cash balances are properly investigated by the Divisions/ Circles.
3. The receipt of this letter may be acknowledged and instruction shall be complied with immediate effect.
(DG (P) No. 21-03/2014-PO dated 13.10.2014)
Post a Comment