Kayveeyes Govt Orders Digest
15. Measures to be taken for prevention of frauds.
Gist of the orders
• This document outlines additional measures to prevent fraud in post offices, following the detection of several large-scale frauds.
• Despite previous instructions, fraud continues. The document introduces four new preventative measures:
1. Payments of Rs. 20,000 and Above: All maturity/prematurity payments of Rs. 20,000 or more in any scheme must be made by crossed cheque or direct credit to a KYC-compliant savings account. Cash payments are considered corrupt practice. The SPM/Supervisor must record the cheque or savings account number on closure forms/discharge vouchers. Ledger PAs and Supervisors in HOs must review vouchers and report any cash payments to the Postmaster. For certificates, PAs and Supervisors must check discharged vouchers during audit return preparation and report cash payments. SBCO will also perform this check. Divisional Heads must take strict disciplinary action and include names in FIRs in fraud cases.
2. Acceptance of Business from Messengers: Accepting business from SAS/MPKBY agent messengers is irregular unless the Appointing Authority has provided the post office with a copy of the authorization letter, the messenger's specimen signature, and their photograph, as per Rule 17(4) of POSB Manual Vol-II. Violations are considered corrupt practice and will result in stern disciplinary action.
3. KYC Compliance for Account Credits: Maturity/prematurity values should not be credited to any savings account without proper KYC documents, as per SB Order No. 2/2012.
4. Sanchay Post Data Entry Module: The Data Entry Module of Sanchay Post should not be available on every counter or supervisor's node. If absolutely necessary, it should be loaded on only one node, located on the Postmaster/Sub Postmaster's table/premises, along with a register. All data entry/alterations must be done in the presence of the Postmaster/Sub Postmaster, and all changes must be recorded in the register, signed and stamped by the Postmaster/Sub Postmaster.
• These instructions must be communicated to all field units.
• பல பெரிய அளவிலான மோசடிகள் கண்டறியப்பட்டதைத் தொடர்ந்து, தபால் நிலையங்களில் மோசடியைத் தடுப்பதற்கான கூடுதல் நடவடிக்கைகளை இந்த ஆவணம் கோடிட்டுக் காட்டுகிறது.
• முந்தைய அறிவுறுத்தல்கள் இருந்தபோதிலும், மோசடி தொடர்கிறது. ஆவணம் நான்கு புதிய தடுப்பு நடவடிக்கைகளை அறிமுகப்படுத்துகிறது:
1. ரூ. 20,000 மற்றும் அதற்கு மேற்பட்ட பணம் செலுத்துதல்கள்: எந்தவொரு திட்டத்திலும் ரூ. 20,000 அல்லது அதற்கு மேற்பட்ட அனைத்து முதிர்வு / முதிர்ச்சியற்ற பணம் செலுத்துதல்களும் குறுக்கு செய்யப்பட்ட காசோலை மூலமாகவோ அல்லது KYC- இணக்கமான சேமிப்புக் கணக்கில் நேரடி வரவு மூலமாகவோ செய்யப்பட வேண்டும். பணப் பட்டுவாடா ஊழல் நடைமுறையாகக் கருதப்படுகிறது. SPM / மேற்பார்வையாளர் காசோலை அல்லது சேமிப்புக் கணக்கு எண்ணை மூடல் படிவங்கள் / டிஸ்சார்ஜ் வவுச்சர்களில் பதிவு செய்ய வேண்டும். HOகளில் லெட்ஜர் PAகள் மற்றும் மேற்பார்வையாளர்கள் வவுச்சர்களை மதிப்பாய்வு செய்து, ஏதேனும் பணப் பட்டுவாடாக்களை தபால் மாஸ்டருக்குத் தெரிவிக்க வேண்டும். சான்றிதழ்களுக்கு, PAகள் மற்றும் மேற்பார்வையாளர்கள் தணிக்கை வருவாய் தயாரிப்பின் போது டிஸ்சார்ஜ் வவுச்சர்களைச் சரிபார்த்து, பணப் பட்டுவாடாக்களைத் தெரிவிக்க வேண்டும். SBCOவும் இந்த சரிபார்ப்பைச் செய்யும். கோட்டத் தலைவர்கள் கடுமையான ஒழுக்காற்று நடவடிக்கை எடுக்க வேண்டும் மற்றும் மோசடி வழக்குகளில் FIRகளில் பெயர்களைச் சேர்க்க வேண்டும்.
2. SAS Agent ளிடமிருந்து வணிகம் ஏற்றுக்கொள்வது: SAS / MPKBY ஏஜென்ட்டமிருந்து வணிகத்தை ஏற்றுக்கொள்வது முறையற்றது, POSB கையேடு தொகுதி-II இன் விதி 17 (4) இன் படி, நியமன அதிகாரம் தபால் நிலையத்திற்கு அங்கீகார கடிதத்தின் நகல், messenger மாதிரி கையொப்பம் மற்றும் அவரது புகைப்படத்தை வழங்கியிருந்தால் தவிர. மீறல்கள் ஊழல் நடைமுறையாகக் கருதப்படும் மேலும் கடுமையான ஒழுக்காற்று நடவடிக்கை எடுக்கப்படும்.
3. கணக்கு வரவுகளுக்கான KYC இணக்கம்: SB ஆர்டர் எண். 2/2012 இன் படி, சரியான KYC ஆவணங்கள் இல்லாமல் எந்த சேமிப்புக் கணக்கிலும் முதிர்வு / முதிர்ச்சியற்ற மதிப்புகள் வரவு வைக்கப்படக்கூடாது.
4. சஞ்சய் போஸ்ட் தரவு உள்ளீட்டு தொகுதி: சஞ்சய் போஸ்டின் தரவு உள்ளீட்டு தொகுதி ஒவ்வொரு கவுண்டர் அல்லது மேற்பார்வையாளரின் நோடிலும் கிடைக்கக்கூடாது. முற்றிலும் அவசியம் என்றால், அது தபால் மாஸ்டர் / துணை தபால் மாஸ்டரின் மேசை / வளாகத்தில் அமைந்துள்ள ஒரு நோடில் மட்டுமே ஏற்றப்பட வேண்டும், அதனுடன் ஒரு பதிவேடு இருக்க வேண்டும். அனைத்து தரவு உள்ளீடு / மாற்றங்களும் தபால் மாஸ்டர் / துணை தபால் மாஸ்டரின் முன்னிலையில் செய்யப்பட வேண்டும், மேலும் அனைத்து மாற்றங்களும் தபால் மாஸ்டர் / துணை தபால் மாஸ்டரால் கையொப்பமிடப்பட்டு முத்திரையிடப்பட்ட பதிவேட்டில் பதிவு செய்யப்பட வேண்டும்.
• இந்த அறிவுறுத்தல்கள் அனைத்து கள பிரிவுகளுக்கும் தெரிவிக்கப்பட வேண்டும்.
Measures to be taken for prevention of frauds.
The undersigned is directed to say that despite issue of various instructions from time to time to take preventive measures for prevention of frauds, information about detection of frauds involving huge amount is pouring in from various field units through Investigation Division of Directorate. After studying modus operandi used in many fraud cases, following further instructions are being issued which may help in preventing frauds:-
(i) Despite issue of repeated instructions for making payment of Rs.20,000/- or above in case of all maturity/prematurity value payments in all schemes other by crossed cheques or by way of credit into savings account (opened after following KYC norms), still information about making cash payments in such cases is being received which is leading to detection of fraudulent payments. It was also mentioned in this office SB Order No. 3/2008 dated 19.02.2008 that such act should be treated as CORRUPT PRACTICE. It has now been decided that while allowing all such withdrawals by closure or premature closure amounting to Rs.20,000/- or above SPM or Supervisor will note Cheque Number or Savings Account Number in the account closure form or Discharge Voucher through which payment was made. Similarly while posting withdrawals in the SOSB Group in HO, Ledger PA and Supervisor should see all such vouchers and immediately report to the Postmaster where cash payments are noticed. In case of certificates, while preparing returns for audit, the concerned PA and Supervisor should see all the discharged vouchers and report to Postmaster if any cash payment in respect of amount of Rs. 20,000/- or above is noticed. SBCO shall also do this check while doing voucher checking of closed/prematurely closed accounts and send immediate report to Divisional Head if any such payment is noticed. Divisional head while taking stern disciplinary action against responsible officials/Supervisors may also include their names while lodging FIR in fraud cases to curb such tendency in future.
(ii) It has been noticed that some post offices are accepting business from the messengers of SAS/MPKBY agents which is highly irregular. Provision for acceptance of business from authorized messenger has been laid down in Rule 17(4) of POSB Manual Vol-II, which stipulates that as and when an authorized/accredited messenger is appointed by an Appointment Authority, it will forward a copy of authorization letter, a specimen signature of the messenger and his photograph to the post office. Therefore, it is decided that no post office will entertain any messenger from any agent for accepting business except in case the Appointing Authority has given the required documents along with Authorization letter. Any violation of these instructions shall also be treated as CORRUPT PRACTICE and will be dealt with the stern disciplinary action.
(iii) It is once again reiterated that no maturity/prematurity value should be credited into any savings account in which appropriate KYC documents as mentioned in SB Order No.2/2012 dated 10.02.2012 are not obtained.
(iv) It has been noticed that many frauds are being occurred by misusing of Data Entry Module of Sanchay Post. It is therefore decided that no node at the counter or with supervisor should have Data Entry Module of Sanchay Post. Data entry module if absolutely required should be loaded only in one node which will be kept either on the table or in the premises of Postmaster/Sub Postmaster of the Post Office along with a register. As and when any data is required to be entered or altered, it should be made in the presence of Postmaster/Sub Postmaster and all such changes should be noted in the register which will be signed by the Postmaster/Sub Postmaster with date and designation stamp.
2. These instructions may please be brought to the notice of all field units.
3. This issues with the approval of DDG (FS)
(DG (P) No.113-11/2003-SB dated 06.09.2012)
Post a Comment