Kayveeyes Rules Digest 32. Guidelines on APAR Preparation and Maintenance:
This document provides further instructions on preparing and maintaining APARs, focusing on transparency and detailed assessment. Key points include:
• Pen Picture and Reviewer Comments:
o Reporting officers must include a "pen picture" in the APAR, detailing the officer's strengths, weaknesses, and attitude towards weaker sections.
o Reviewing officers must comment on this pen picture, and a dedicated section will be provided for them to note any differences in assessment from the reporting officer.
• Numerical Grading:
o Reporting and reviewing officers must assign numerical grades (1-10) for work output, personal attributes, and functional competence.
o Annexure-I provides guidelines for assigning these grades.
o Annexure-II provides the format for numerical grading.
• Overall Grading:
o The overall grade (1-10) is calculated based on:
40% weightage for work output.
30% weightage each for personal attributes and functional competence.
• Accepting Authority:
o If an "accepting authority" exists, they must comment on the reporting/reviewing officer's remarks and provide an overall grade.
• APAR Completion Schedule:
o Annexure-III provides a schedule for completing all APAR-related activities.
• Implementation:
o These provisions apply to APARs from the reporting year 2009-10 onward.
o The existing APAR format sections like integrity, attitude towards SC/ST/OBC and training requirements are unaffected by this O.M.
• Numerical Grading Guidelines (Annexure-I):
o Grading should be done carefully and thoughtfully.
o Grades of 1-2 or 9-10 must be justified with specific examples.
o Grades are to be assigned by comparing the officer with their peers.
o Grading to score conversion for calculating average scores for empanelment/promotion are as follows:
8-10 = 9
6-8 = 7
4-6 = 5
வருடாந்திர செயல்திறன் மதிப்பீட்டு அறிக்கைகள் (APAR) தயாரிப்பு மற்றும் பராமரிப்பு குறித்த வழிகாட்டுதல்களின் சுருக்கம்:
இந்த ஆவணம், வெளிப்படைத்தன்மை மற்றும் விரிவான மதிப்பீட்டில் கவனம் செலுத்தி, APAR-களை தயாரித்தல் மற்றும் பராமரிப்பது குறித்த கூடுதல் அறிவுறுத்தல்களை வழங்குகிறது. முக்கிய புள்ளிகள் பின்வருமாறு:
• பேனா படம் மற்றும் மதிப்பாய்வாளர் கருத்துக்கள்:
o அறிக்கை அளிக்கும் அதிகாரிகள் APAR இல் ஒரு "பேனா படத்தை" சேர்க்க வேண்டும், அதிகாரியின் பலங்கள், பலவீனங்கள் மற்றும் பலவீனமான பிரிவுகளின் மீதான அணுகுமுறை ஆகியவற்றை விவரிக்க வேண்டும்.
o மதிப்பாய்வு செய்யும் அதிகாரிகள் இந்த பேனா படத்தில் கருத்து தெரிவிக்க வேண்டும், மேலும் அறிக்கை அளிக்கும் அதிகாரியிடமிருந்து மதிப்பீட்டில் ஏதேனும் வேறுபாடுகளைக் குறிப்பிடுவதற்கு அவர்களுக்கு ஒரு பிரத்யேக பிரிவு வழங்கப்படும்.
• எண் மதிப்பீடு:
o வேலை வெளியீடு, தனிப்பட்ட பண்புகள் மற்றும் செயல்பாட்டு திறன் ஆகியவற்றிற்கு அறிக்கை மற்றும் மதிப்பாய்வு அதிகாரிகள் எண் தரங்களை (1-10) ஒதுக்க வேண்டும்.
o இத்தகைய தரங்களை ஒதுக்குவதற்கான வழிகாட்டுதல்களை இணைப்பு-I வழங்குகிறது.
o எண் தரங்களுக்கான வடிவமைப்பை இணைப்பு-II வழங்குகிறது.
• ஒட்டுமொத்த தரமதிப்பீடு:
o ஒட்டுமொத்த தரம் (1-10) பின்வருவனவற்றின் அடிப்படையில் கணக்கிடப்படுகிறது:
வேலை வெளியீட்டிற்கு 40% எடை.
தனிப்பட்ட பண்புகள் மற்றும் செயல்பாட்டு திறனுக்கு தலா 30% எடை.
• ஏற்கும் அதிகாரி:
o "ஏற்கும் அதிகாரி" இருந்தால், அவர்கள் அறிக்கை/மதிப்பாய்வு அதிகாரியின் கருத்துகளில் கருத்து தெரிவிக்க வேண்டும் மற்றும் ஒட்டுமொத்த தரத்தை வழங்க வேண்டும்.
• APAR நிறைவு அட்டவணை:
o அனைத்து APAR தொடர்பான நடவடிக்கைகளையும் முடிப்பதற்கான அட்டவணையை இணைப்பு-III வழங்குகிறது.
• செயல்படுத்தல்:
o இந்த விதிகள் 2009-10 அறிக்கை ஆண்டு முதல் APAR-களுக்கு பொருந்தும்.
o நேர்மை, SC/ST/OBC மீதான அணுகுமுறை மற்றும் பயிற்சி தேவைகள் போன்ற தற்போதைய APAR வடிவப் பிரிவுகள் இந்த O.M. ஆல் பாதிக்கப்படாது.
• எண் தரமதிப்பீடு வழிகாட்டுதல்கள் (இணைப்பு-I):
o தரமதிப்பீடு கவனமாகவும் சிந்தனையுடனும் செய்யப்பட வேண்டும்.
o 1-2 அல்லது 9-10 தரங்கள் குறிப்பிட்ட எடுத்துக்காட்டுகளுடன் நியாயப்படுத்தப்பட வேண்டும்.
o அதிகாரியை அவர்களின் சகாக்களுடன் ஒப்பிடுவதன் மூலம் தரங்கள் ஒதுக்கப்பட வேண்டும்.
o பணியமர்த்தல்/பதவி உயர்வுக்கான சராசரி மதிப்பெண்களை கணக்கிடுவதற்கான மதிப்பெண் மாற்றத்திற்கு தரமதிப்பீடு பின்வருமாறு:
8-10 = 9
6-8 = 7
4-6 = 5
4 க்கு கீழ் = 0
Preparation and maintenance of Annual performance assessment reports (APAR)
The undersigned is directed to invite the attention of the Ministries/Departments to the instructions contained in this Department's O.M. No.21011/02/2009-Estt. (A), dated 16-2-2009 and O.M. of even number, dated 14-5-2009, on the subject of timely preparation and proper maintenance of APAR and making the APAR transparent for representation for upgradation, if any, by the officer reported upon. The matter of preparation and maintenance of APAR has been further reviewed in this Department keeping in view the system in this regard in respect of All India Services (AIS) and the undersigned is directed to convey the following decisions:-
(i) All cadre authorities shall include a box in the APAR for reflecting by the reporting officer the pen picture of the officer reported upon where the reporting officer will be required to indicate his comments on the overall qualities of the officer including areas of strengths and lesser strength and his attitude towards the weaker sections. A column will also be added in the section relating to the reviewing authority for giving the reviewing authority's remarks on the pen picture reflected by the reporting officer. There will be no other separate column in the APAR for overall assessment apart from the pen picture.
(ii) A provision may be made in the APAR in the relevant section for remarks by the reviewing officer to indicate specifically the differences, if any, with the assessment made by the reporting officer and the reasons there for.
(iii) Numerical grading are to be awarded by reporting and reviewing authorities for the quality of work output, personal attributes and functional competence of the officer reported upon. These should be on a scale of 1-10, where 1 refers to the lowest grade and 10 to the highest. The guidelines given in Annexure-I shall be kept in mind while awarding numerical grading.
(iv) The format for the purpose of numerical grading in the three areas of work output, assessment of personal attributes and assessment of functional competency is in Annexure-II. For Groups 'B' and 'C' officials however, suitable changes may be made by the concerned cadre authorities in the items of assessment as per functional requirements of the job and the next promotional post for them. The overall grade on a score of 1-10 will be based on 40% weightage on assessment of work output, and 30% each for assessment of personal attributes and functional competency. The overall grading will be based on addition of the mean value of each group of indicators in proportion to weightage assigned.
(v) Wherever 'accepting authority' has been prescribed in the existing system in the cadre, columns may also be provided for such authority to give his comments on the remarks of the reporting/reviewing authority and details of difference of opinion, if any, with reasons for the same. In such cases, the accepting authority will also give overall grade on a score of 1-10.
(vi) A schedule for completion of all activities relating to the APAR is given in Annexure-III.
2. The above provisions would be applicable for the APAR from the Reporting Year 2009-10 onwards. The concerned authorities may accordingly make necessary changes in the APAR format for numerical grading to be given by reporting and reviewing officer. This O.M. does not in any way affect the part to be filled in by the officer reported upon and other existing columns in the APAR format like attitude towards SC/ST/OBC, relations with public (wherever applicable), integrity, training requirement etc., for descriptive remarks.
3. All Ministries/Departments are requested to bring to the notice of all the offices under them for strict implementation of the above instructions.
ANNEXURE-I
Guidelines regarding filling up of APAR with numerical grading
(i) The columns in the APAR should be filled with due care and attention and after devoting adequate time.
(ii) It is expected that any grading of 1 or 2 (against work output or attributes or overall grade) would be adequately justified in the pen-picture by way of specific failures and similarly, any grade of 9 or 10 would be justified with respect to specific accomplishments. Grades of 1-2 or 9-10 are expected to be rare occurrences and hence the need to justify them. In awarding a numerical grade the reporting and reviewing authorities should rate the officer against a larger population of his/her peers that may be currently working under them.
(iii) APARs graded between 8 and 10 will be rated as 'outstanding' and will be given a score of 9 for the purpose of calculating average scores for empanelment/promotion.
(iv) APARs graded between 6 and short of 8 will be rated as 'very good' and will be given a score of 7.
(v) APARs graded between 4 and 6 short of 6 will be rated as 'good' and given a score of 5.
(vi) APARs graded below 4 will be given a score of zero.
Post a Comment