Extract from the Annual Report 2024 -25

 Posting of franked articles 
∙ Franked articles will be accepted only at the designated PO/Mail office ∙ Franking is allowed up to any amount 
∙ Frank impression has to be made on the right hand top corner of the address side of  article or on a label pasted 
∙ The impression should be blue in colour  
∙ The franked articles should be presented at the counter and on the date of frank itself ∙ Posting at a later date is subject to certain conditions 
∙ Articles should be presented pre-sorted destination pin code wise 
∙ The PA accepting the articles will sign the Statement of mailing (SOM) pasted on the  User’s copy of record book and paste another copy in the record book maintained for  the user at the office 
∙ The franking machine user generates frank on articles by placing the article on the  weighing scale and selecting the class of article 
∙ On completion of franking of all the mail, the FMU prints 2 copies of Statement of  Mailing 
∙ FMU pastes one copy of mailing list to customer record book 
∙ FMU presents his copy of record book, another copy of Statement Of Mailing and  articles at the counter of PO 
∙ PA at the counter can conduct random impression of franks 
∙ PA can also scan the 2D barcode of some franked articles to check genuineness  before accepting the articles 
∙ Discrepancies, if any are reported to the supervisor 

Credit process 
∙ The franking machine user (FMU) will deposit funds through cash / cheque / draft/  net banking in any authorized branch of the SBI (State Bank of India) or also through  epayment credit in PO  
∙ The Department of Posts will receive the credits centrally from the Bank Server  through SFTP at the end of the day. 
∙ The DOP Server will update the credits onto its server and will bifurcate and create  files for the respective OEMs (Original Equipment Manufacturer). 
∙ The OEM’s RMFS Server will pull the credit information from DOP Server through  SFTP Secured Financial Transfer Protocol. 
∙ The FMU will connect their machines to the OEM’s RMFS server through a  telephone line and download the credit from its account maintained at the RMFS  server. 
∙ The transactions do not involve any manual intervention. The process is fast,  convenient and secure. 
Some conditions 
∙ Customer has to pay a minimum of Rs.2000/- as first credit 
∙ Machine needs to be reset when the credit falls to Rs.100/- 
∙ License fee of Rs.375/- is charged for a period of 5 years 
∙ Renewal of the license has to be done one month before the expiry of license; Failure  to do so will incur additional charge of Rs.100/-

Acceptance of registered newspapers at the counter 
The following points should be kept in mind while accepting 
∙ the word “registered” followed by the registration number is borne by the news  paper. 
∙ it is mailed on specified days. 
∙ it is posted with a wrapper open for inspection or without a wrapper. 
∙ nothing more than a supplement if any is enclosed. 
∙ full postage at concessional rates is prepaid unless it is exempted from prepayment of  postage. 
∙ in case of packet containing more than one copy of the newspaper, each packet  contains only copies of the same newspaper and of the same date and it is addressed  to the local Agent of the newspaper 

ஃபிராங்க் செய்யப்பட்ட பொருட்களை இடுதல்

• ஃபிராங்க் செய்யப்பட்ட பொருட்கள் நியமிக்கப்பட்ட அஞ்சல் அலுவலகம்/அஞ்சல் அலுவலகத்தில் மட்டுமே ஏற்றுக்கொள்ளப்படும்.
• எந்தத் தொகை வரைக்கும் ஃபிராங்கிங் அனுமதிக்கப்படுகிறது.
• ஃபிராங்க் இம்ப்ரெஷன் பொருளின் முகவரி பக்கத்தின் வலது கை மேல் மூலையில் அல்லது ஒட்டப்பட்ட லேபிளில் செய்யப்பட வேண்டும்.
• இம்ப்ரெஷன் நீல நிறத்தில் இருக்க வேண்டும்.
• ஃபிராங்க் செய்யப்பட்ட பொருட்கள் கவுண்டரில் மற்றும் ஃபிராங்க் செய்த தேதியிலேயே வழங்கப்பட வேண்டும்.
• பிற்கால தேதியில் இடுவது சில நிபந்தனைகளுக்கு உட்பட்டது.
• பொருட்கள் இலக்கு பின் குறியீடு வாரியாக முன் வரிசைப்படுத்தப்பட்டு வழங்கப்பட வேண்டும்.
• பொருட்களை ஏற்கும் PA, பயனரின் பதிவு புத்தகத்தின் நகலில் ஒட்டப்பட்ட மெயிலிங் அறிக்கையில் (SOM) கையொப்பமிட்டு, அலுவலகத்தில் பயனருக்காக பராமரிக்கப்படும் பதிவு புத்தகத்தில் மற்றொரு நகலை ஒட்ட வேண்டும்.
• ஃபிராங்கிங் இயந்திர பயனர் (FMU) பொருளை எடை அளவுகோலில் வைத்து, பொருளின் வகையைத் தேர்ந்தெடுப்பதன் மூலம் பொருட்களில் ஃபிராங்கை உருவாக்குகிறார்.
• அனைத்து அஞ்சல்களின் ஃபிராங்கிங் முடிந்ததும், FMU மெயிலிங் அறிக்கையின் 2 நகல்களை அச்சிடுகிறார்.
• FMU வாடிக்கையாளர் பதிவு புத்தகத்தில் மெயிலிங் பட்டியலின் ஒரு நகலை ஒட்டுகிறார்.
• FMU தனது பதிவு புத்தகத்தின் நகல், மெயிலிங் அறிக்கையின் மற்றொரு நகல் மற்றும் பொருட்களை PO இன் கவுண்டரில் வழங்குகிறார்.
• கவுண்டரில் உள்ள PA ஃபிராங்க்களின் சீரற்ற இம்ப்ரெஷனை நடத்தலாம்.
• PA பொருட்களை ஏற்றுக்கொள்வதற்கு முன் சில ஃபிராங்க் செய்யப்பட்ட பொருட்களின் 2D பார்கோடை ஸ்கேன் செய்து நம்பகத்தன்மையை சரிபார்க்கலாம்.
• ஏதேனும் முரண்பாடுகள் இருந்தால், மேற்பார்வையாளருக்கு தெரிவிக்கப்படும்.

கடன் செயல்முறை

• ஃபிராங்கிங் இயந்திர பயனர் (FMU) SBI (ஸ்டேட் பாங்க் ஆஃப் இந்தியா) இன் அங்கீகரிக்கப்பட்ட எந்த கிளையிலும் ரொக்கம்/காசோலை/வரைவு/நெட் பேங்கிங் மூலம் அல்லது PO இல் மின் கட்டண கடன் மூலமாகவும் நிதியை டெபாசிட் செய்வார்.
• அஞ்சல் துறை, நாளின் முடிவில் SFTP மூலம் வங்கி சேவையகத்திலிருந்து மையமாக கடன்களைப் பெறும்.
• DOP சேவையகம் கடன்களை அதன் சேவையகத்தில் புதுப்பித்து, அந்தந்த OEM களுக்கு (அசல் உபகரண உற்பத்தியாளர்) கோப்புகளைப் பிரித்து உருவாக்கும்.
• OEM இன் RMFS சேவையகம் SFTP பாதுகாப்பான நிதி பரிமாற்ற நெறிமுறை மூலம் DOP சேவையகத்திலிருந்து கடன் தகவலை இழுக்கும்.
• FMU தங்கள் இயந்திரங்களை தொலைபேசி இணைப்பு மூலம் OEM இன் RMFS சேவையகத்துடன் இணைத்து, RMFS சேவையகத்தில் பராமரிக்கப்படும் அதன் கணக்கிலிருந்து கடனைப் பதிவிறக்குவார்.
• பரிவர்த்தனைகளில் எந்த கையேடு தலையீடும் இல்லை. செயல்முறை வேகமானது, வசதியானது மற்றும் பாதுகாப்பானது.

சில நிபந்தனைகள்

• வாடிக்கையாளர் முதல் கடனாக குறைந்தபட்சம் ரூ.2000/- செலுத்த வேண்டும்.
• கடன் ரூ.100/- ஆக குறையும் போது இயந்திரம் மீட்டமைக்கப்பட வேண்டும்.
• 5 வருட காலத்திற்கு உரிமக் கட்டணமாக ரூ.375/- வசூலிக்கப்படுகிறது.
• உரிமம் காலாவதியாகும் ஒரு மாதத்திற்கு முன்பு உரிமத்தை புதுப்பிக்க வேண்டும்; அவ்வாறு செய்யத் தவறினால் ரூ.100/- கூடுதல் கட்டணம் விதிக்கப்படும்.

கவுண்டரில் பதிவு செய்யப்பட்ட செய்தித்தாள்களை ஏற்றுக்கொள்வது

ஏற்றுக்கொள்ளும் போது பின்வரும் புள்ளிகளை மனதில் கொள்ள வேண்டும்:

• "பதிவு செய்யப்பட்டது" என்ற வார்த்தையைத் தொடர்ந்து பதிவு எண் செய்தித்தாளால் தாங்கப்படுகிறது.
• இது குறிப்பிட்ட நாட்களில் அஞ்சல் செய்யப்படுகிறது.
• இது ஆய்வுக்காக திறந்த உறையுடன் அல்லது உறை இல்லாமல் இடுகையிடப்படுகிறது.
• துணைப் பொருளைத் தவிர வேறு எதுவும் இணைக்கப்படவில்லை.
• தபால் கட்டணம் செலுத்துவதில் இருந்து விலக்கு அளிக்கப்படாவிட்டால், சலுகை விகிதங்களில் முழு தபால் கட்டணம் முன்கூட்டியே செலுத்தப்படும்.
• செய்தித்தாள் ஒன்றிற்கு மேற்பட்ட நகல்களைக் கொண்ட பொட்டலத்தின் விஷயத்தில், ஒவ்வொரு பொட்டலத்திலும் ஒரே செய்தித்தாள் மற்றும் அதே தேதியின் நகல்கள் மட்டுமே உள்ளன, மேலும் இது செய்தித்தாலின் உள்ளூர் முகவரிக்கு முகவரியிடப்படுகிறது.