Kayveeyes Govt Orders Digest
14. Preventive checks prescribed in respect of SB and cash certificates
Gist of the orders
• This document outlines preventive checks for Savings Bank (SB) accounts and cash certificates in post offices. It emphasizes the importance of strict adherence to these procedures to prevent fraud and errors.
• The document details 18 preventive measures:
1. Error Book: Maintain a special book for passbooks not received for interest entry after April 1st, even with transactions.
2. SB Account Register: Maintain a register of all SB accounts opened in Branch Post Offices (BPOs) and EDSOs, noting passbook receipt dates for interest posting.
3. Passbook Lists: Prepare lists of accounts with unreceived passbooks and send them to the Sub-divisional Inspector for balance verification.
4. Withdrawal Verification: Verify withdrawals of Rs. 2500/- and above in EDBOs/EDSOs and single-handed SOs.
5. Passbook Verification: Divisional Superintendents should verify passbooks in select single-handed SOs, especially those unreceived for interest posting.
6. Verification Register: Maintain a register to track verification lists and SB accounts received from inspectors and mail overseers.
7. Signature Checks: Ledger clerks in the Head Office (HO) must check depositor signatures for withdrawals above the prescribed limit.
8. EDBO/EDSO Verification: Verify the complete SB work of one EDBO/EDSO in each division monthly.
9. Security: Secure SB ledgers and index cards under lock and key at night.
10. Ledger Agreements: SBCO staff should arrange ledger agreements.
11. Ledger Index: Maintain a ledger index in the HO, noting account closures and changes.
12. Record Checks: Check SB and cash certificate records for manipulations, overwriting, corrections, and missing signatures.
13. Signature/Initials: Ledger clerks must fully sign each ledger card entry, and the APM/Postmaster must initial.
14. NSC Register: Maintain Register No. 12(a) in HOs for NSC supply and issuance records.
15. Passbook Stock: Maintain a blank passbook stock register and verify it periodically in HOs and SOs. Keep blank passbook invoices properly.
16. NSC Stock Verification: Verify NSC stock in HOs and SOs during inspections, cross-referencing invoices, stock books, and Register NC-12(a).
17. Unsold NSC Stock: Record unsold NSC stock in SO journals and verify it with Register NC-12(a) in the HO.
18. Annual List: Ensure timely preparation and submission of the annual list of unsold certificates to the Director of Accounts (P).
• The document stresses strict adherence to these procedures and warns of severe action for any laxity. It also emphasizes the need for prompt disciplinary action in fraud cases, even before police investigations or court trials conclude.
• இந்த ஆவணம் தபால் நிலையங்களில் சேமிப்பு வங்கி (SB) கணக்குகள் மற்றும் பணச் சான்றிதழ்களுக்கான தடுப்பு சோதனைகளை கோடிட்டுக் காட்டுகிறது. மோசடி மற்றும் பிழைகளைத் தடுக்க இந்த நடைமுறைகளைப் பின்பற்றுவதன் முக்கியத்துவத்தை இது வலியுறுத்துகிறது.
• ஆவணம் 18 தடுப்பு நடவடிக்கைகளை விரிவாகக் கூறுகிறது:
1. பிழை புத்தகம்: ஏப்ரல் 1-க்குப் பிறகு வட்டி உள்ளீட்டிற்குப் பெறப்படாத பாஸ்புக்குகளுக்கு ஒரு சிறப்புப் புத்தகத்தைப் பராமரித்தல், பரிவர்த்தனைகள் நடந்திருந்தாலும்.
2. SB கணக்கு பதிவேடு: கிளை தபால் நிலையங்கள் (BPOகள்) மற்றும் EDSOகளில் திறக்கப்பட்ட அனைத்து SB கணக்குகளின் பதிவேட்டைப் பராமரித்தல், வட்டி இடுவதற்கான பாஸ்புக் பெறும் தேதிகளைக் குறிப்பிடுதல்.
3. பாஸ்புக் பட்டியல்கள்: பாஸ்புக்குகள் பெறப்படாத கணக்குகளின் பட்டியல்களைத் தயாரித்து, இருப்புக்களை சரிபார்ப்பதற்காக துணைக்கோட்ட ஆய்வாளருக்கு அனுப்புதல்.
4. திரும்பப் பெறுதல் சரிபார்ப்பு: EDBOகள்/EDSOகள் மற்றும் ஒற்றை கையாளும் SOகளில் ரூ. 2500/- மற்றும் அதற்கு மேற்பட்ட திரும்பப் பெறுதல்களைச் சரிபார்த்தல்.
5. பாஸ்புக் சரிபார்ப்பு: கோட்ட கண்காணிப்பாளர்கள் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட ஒற்றை கையாளும் SOகளில் பாஸ்புக்குகளைச் சரிபார்க்க வேண்டும், குறிப்பாக வட்டி இடுவதற்காகப் பெறப்படாதவை.
6. சரிபார்ப்பு பதிவேடு: ஆய்வாளர்கள் மற்றும் அஞ்சல் மேற்பார்வையாளர்களிடமிருந்து பெறப்பட்ட சரிபார்ப்பு பட்டியல்கள் மற்றும் SB கணக்குகளைக் கண்காணிக்க ஒரு பதிவேட்டைப் பராமரித்தல்.
7. கையொப்ப சரிபார்ப்பு: தலைமை அலுவலகத்தில் (HO) லெட்ஜர் எழுத்தர்கள் பரிந்துரைக்கப்பட்ட வரம்பிற்கு மேல் திரும்பப் பெறுதல்களுக்கு டெபாசிட்டர்களின் கையொப்பங்களைச் சரிபார்க்க வேண்டும்.
8. EDBO/EDSO சரிபார்ப்பு: ஒவ்வொரு மாதமும் ஒவ்வொரு பிரிவிலும் ஒரு EDBO/EDSOவின் முழுமையான SB பணிகளைச் சரிபார்த்தல்.
9. பாதுகாப்பு: SB லெட்ஜர்கள் மற்றும் அட்டவணை அட்டைகள் இரவு நேரத்தில் பூட்டு மற்றும் சாவி கீழ் பாதுகாப்பாக வைக்கப்பட வேண்டும்.
10. லெட்ஜர் ஒப்பந்தங்கள்: SBCO ஊழியர்கள் லெட்ஜர் ஒப்பந்தங்களை ஏற்பாடு செய்ய வேண்டும்.
11. லெட்ஜர் அட்டவணை: HOவில் லெட்ஜர் அட்டவணையைப் பராமரித்தல், கணக்கு மூடல்கள் மற்றும் மாற்றங்களைக் குறிப்பிடுதல்.
12. பதிவேடு சரிபார்ப்பு: SB மற்றும் பணச் சான்றிதழ் பதிவேடுகளில் கையாளுதல், மேலெழுத்து எழுதுதல், திருத்தங்கள் மற்றும் கையொப்பங்கள் இல்லாததைச் சரிபார்த்தல்.
13. கையொப்பம்/துவக்க எழுத்துக்கள்: லெட்ஜர் எழுத்தர்கள் ஒவ்வொரு லெட்ஜர் அட்டை உள்ளீட்டிலும் முழுமையாகக் கையொப்பமிட வேண்டும், மேலும் APM/தபால் மாஸ்டர் துவக்க எழுத்துக்களைப் போட வேண்டும்.
14. NSC பதிவேடு: SOகளுக்கு வழங்கப்பட்ட மற்றும் வழங்கப்பட்ட NSCகளின் பதிவுகளைப் பராமரிக்க தலைமை அலுவலகங்களில் பதிவேடு எண். 12(அ) ஐப் பராமரித்தல்.
15. பாஸ்புக் கையிருப்பு: வெற்று பாஸ்புக் கையிருப்பு பதிவேட்டைப் பராமரித்தல் மற்றும் HOகள் மற்றும் SOகளில் அவ்வப்போது கையிருப்பின் சரியான தன்மையைச் சரிபார்த்தல். வெற்று பாஸ்புக் விலைப்பட்டியல்களைத் தபால் நிலையங்களுக்கு வழங்கியது தலைமை அலுவலகங்களில் முறையாகப் பராமரித்தல்.
16. NSC கையிருப்பு சரிபார்ப்பு: ஆய்வு / வருகையின் போது HOகள் மற்றும் SOகளில் NSC கையிருப்பைச் சரிபார்த்தல், விலைப்பட்டியல்கள், கையிருப்பு புத்தகங்கள் மற்றும் HO NC-12(அ) பதிவேட்டுடன் சரிபார்த்தல்.
17. விற்பனையாகாத NSC கையிருப்பு: SO ஜர்னல்களில் விற்பனையாகாத NSC கையிருப்பை குறிப்பிடுதல் மற்றும் HOவில் பதிவேடு NC -12(அ) உடன் சரிபார்த்தல்.
18. வருடாந்திர பட்டியல்: உரிய தேதிகளில் கணக்கு இயக்குனர் (P) க்கு HOகள் மற்றும் அதன் SOகளில் கையிருப்பில் உள்ள விற்பனையாகாத சான்றிதழ்களின் வருடாந்திர பட்டியலைத் தயாரித்து சமர்ப்பித்தலை உறுதி செய்தல்.
• இந்த நடைமுறைகளை கண்டிப்பாகப் பின்பற்ற வேண்டும் என்றும், யாருக்கேனும் அலட்சியம் கண்டறியப்பட்டால் கடுமையான நடவடிக்கை எடுக்கப்படும் என்றும் ஆவணம் வலியுறுத்துகிறது.
• மோசடி வழக்குகளில், பொலிஸ் விசாரணை அல்லது நீதிமன்ற விசாரணைகள் முடிவடைவதற்கு முன்பே, தாமதமின்றி ஒழுக்காற்று நடவடிக்கை எடுக்க வேண்டியதன் அவசியத்தையும் இது வலியுறுத்துகிறது.
Preventive checks prescribed in respect of SB and cash certificates
1. Maintenance of special error book for noting the particulars of pass books which are not received for entry of interest after 1st April in which transactions have taken place and getting the same verified.
2. Maintenance of special registers showing particulars of all SB Accounts opened in the Branch Post Offices and EDSOs and noting the date of receipt of pass books for posting of interest in the register.
3. Preparation of lists of accounts for which the pass books have not been received from the Branch Office and EDSOs and sending those lists to the Sub-divisional Inspector for getting the balances verified with reference to the Pass Book to be obtained from the depositors.
4. Verification of the withdrawals for Rs. 2500/- and above taken place in EDBO / EDSOs and single handed SO.
5. Verification of the balance SB pass books of a few single handed S.Os selected by the Divl. Supdts. especially in those cases where the pass books have not been received for posting in interest.
6. Maintenance of special registers for keeping watch over the verification lists, SB accounts received from S.D.Is and Mail overseers for verification of balances done by them during their visits / inspections.
7. Checking of signatures of depositors in respect of withdrawals over the prescribed limit by the ledger clerk in the H.O. in respect of transaction in S.Os and B.Os.
8. Verification of the complete S.B. work of one EDBO/EDSO in each division every month.
9. Keeping the SB ledgers and SB Index cards securedly in the binder, almirahs and index card cabinets under lock and key during night.
10. Arrangement of ledger agreements by the SBCO staff.
11. Maintenance of the index to ledger in the head post offices and making suitable remarks whenever such accounts are closed or any change is incorporated in the nature of the account.
12. Checking up of any manipulation, overwriting, corrections and absence of signatures in the various records relating to SB and CC business.
13. Making full signatures against each entry in the ledger card by the ledger clerk and initials of the APM /Postmaster.
14. Maintenance of register No. 12 (a) in the Head Post Offices for keeping records of the NSCs supplied to and issued by the S.Os.
15. Maintenance of stock register of blank pass books and verifying the correctness of the stock from time to time in the HPO and S.Os. Proper up keep of the invoices of blank pass books supplied to post offices in the head offices.
16. Verification of the stock of NSCs in the HPO and S.Os at the time of inspection / visit and getting the correctness of the stock verified with reference to the invoices, stock book and the special register maintained in the H.O NC-12 (a).
17. Indication of the stock of unsold certificates in the S.Os in the journal of NSCs issued on the last date of month and verification thereof with reference to the entries in the register NC -12 (a) in the HO.
18. Ensuring the preparation and submission of the annual list of unsold certificates in stock in the HPOs and its S.Os to the Director of Accounts (P) on the due dates.
It should be ensured that all preventive steps indicated above are scrupulously followed and any laxity noticed against anyone should be severely dealt with.
During the review of enquiry reports in various fraud cases it has been noticed that action against the defaulting officials for committing the fraud or for contributory negligence is not initiated with at most urgency and this aspect remain pending for years with the result that the impact of disciplinary action should be taken expeditiously is wavered of with the passing of time. Instructions exists that the initiation of the disciplinary action for departmental lapses should not be postponed till the culmination of the police investigation or court trails and be completed as soon as possible.
(DG (P) No. 8-3/85-INV dated 14.07.1988)
Post a Comment