Peravai Academy - PA Exam Study materials – 43
Preparing insured envelope
Insured letters are not dispatched loose. They are enclosed in specially designed envelopes known as ‘Insured Envelopes’.
When you have only one insured letter to a destination post office, prepare an insured envelope.
Obtain the insured letter from treasurer/SPM if it had been transferred for safe custody
Take an insured envelope and impress name stamp in the space provided and date stamp on the back clearly. Write the number of the article and the date of posting on the envelope in the space provided.
Place the insured letter with acknowledgement inside the envelope, in the presence of the Postmaster in such a way that the sealed side of the insured letter is facing towards the address side of the insured envelope.
Close the insured envelope and seal it with insurance seal by using the red Sealing wax in the presence of the Postmaster.
Weigh the insured envelope in the presence of the postmaster and note the weight of the insured envelope in words in ink on the envelope
Show the entries made to the postmaster and preserve till dispatch
Prepare Bag and dispatch list:-
Prepare the bags including the registered letters, insured envelopes. We should ensure that all the articles for dispatch will have to be dispatched without fail.
Arrange the articles, duly faced, in the sequence available in the registered list.
Show the list and articles to supervisor, if the list contains insured envelopes and bundles and obtain his/her signature.
Tie carbon copy of the list and articles together. Place the articles in a good canvas bag
Prepare a label addressed to the office of destination. Impress the label with date stamp and close the bag with tag label containing the same barcode after noting the destination.
If the registered bag contains insured articles, close and seal the bag by using insurance seal in the presence of the Postmaster.
If there is no insured article for despatch, close the bag yourself and seal with registration seal.
Prepare the bag separately following this procedure separately for TD and NTD articles Closing parcel bag
The PO has to prepare only a single parcel bag including both TD and NTD parcels together.
Parcel bag is closed in the same manner as registered bag. The parcel list is generated by the operator and the parcel list is printed. Thereafter the parcel bag is closed. However, before closing parcel bag, if insured parcels are booked, insured parcel bag is to be closed to the parent sorting office. We will now see the process of closing insured parcel bag
The parcel P.A. shows the insured parcels to the postmaster. The postmaster check their condition, weight, entries made in the parcel list and signs both the copies of the list in ink.
The parcel P.A. takes a good canvas bag. He prepares a tag label tied to a sufficient length of string.
He impresses the label with the date stamp of the office on one side and pastes an insured label on the other, addressing it to the office to which the parcel list is addressed. He places the insured parcel/s in the bag in the presence of Postmaster.
He then closes the bag in the presence of the postmaster by obtaining two knots, one on the circular piece of paper placed in the neck of the bag in the usual way and the other just opposite the first knot.
He seals the knots with insurance seal in the presence of the Postmaster.
Parcel PA weighs the insured bag in the presence of the Postmaster and notes the weight on the insured label pasted to the tag label. He notes the weight of the insured bag in the “parcel abstract.”
He now proceeds as below to finally close the parcel bag
He places all the parcels, insured bag and the carbon copy of the parcel list inside a canvas bag in the presence of the postmaster. He closes the bag and he seals the bag in the presence of the postmaster with the insurance seal.
When there are no insured parcels for dispatch, the parcel P.A. closes the bag independently, with date and seal.
When the parcel bag is not prescribed, parcels with parcel list and insured bag if any will be transferred to sorting P.A. under receipt, for being included in the Mail bag.
பேரவை அகாடமி - PA தேர்வு ஆய்வுப் பொருட்கள் - 43
காப்பீடு செய்யப்பட்ட உறையைத் தயாரித்தல்
காப்பீடு செய்யப்பட்ட கடிதங்கள் தளர்வாக அனுப்பப்படுவதில்லை. அவை 'காப்பீடு செய்யப்பட்ட உறைகள்' எனப்படும் சிறப்பாக வடிவமைக்கப்பட்ட உறைகளில் இணைக்கப்பட்டுள்ளன.
ஒரு இலக்கு தபால் அலுவலகத்திற்கு ஒரு காப்பீடு செய்யப்பட்ட கடிதம் மட்டுமே இருந்தால், காப்பீடு செய்யப்பட்ட உறையைத் தயாரிக்கவும்.
பாதுகாப்பான காவலுக்காக மாற்றப்பட்டிருந்தால், கருவூலரிடமிருந்தோ/SPM இடமிருந்தோ காப்பீடு செய்யப்பட்ட கடிதத்தைப் பெறவும்
வழங்கப்பட்ட இடத்தில் பெயர் முத்திரையையும், பின்புறத்தில் தேதி முத்திரையையும் தெளிவாகப் பதிக்கவும். உறையில் வழங்கப்பட்ட இடத்தில் கட்டுரையின் எண்ணையும், இட்ட தேதியையும் எழுதவும்.
காப்பீடு செய்யப்பட்ட கடிதத்தின் சீல் வைக்கப்பட்ட பக்கம் காப்பீடு செய்யப்பட்ட உறையின் முகவரி பக்கத்தை நோக்கி இருக்கும் வகையில், போஸ்ட்மாஸ்டர் முன்னிலையில் ஒப்புகையுடன் காப்பீடு செய்யப்பட்ட கடிதத்தை உறையின் உள்ளே வைக்கவும்.
போஸ்ட்மாஸ்டர் முன்னிலையில் சிவப்பு சீலிங் மெழுகு பயன்படுத்தி காப்பீட்டு முத்திரையுடன் காப்பீடு செய்யப்பட்ட உறையை மூடி சீல் வைக்கவும்.
போஸ்ட்மாஸ்டர் முன்னிலையில் காப்பீடு செய்யப்பட்ட உறையை எடைபோட்டு, உறையில் மையில் வார்த்தைகளில் காப்பீடு செய்யப்பட்ட உறையின் எடையை குறித்துக்கொள்ளவும்.
போஸ்ட்மாஸ்டரிடம் செய்த உள்ளீடுகளைக் காட்டி அனுப்புதல் வரை பாதுகாக்கவும்
பை மற்றும் அனுப்புதல் பட்டியலைத் தயாரிக்கவும்:-
பதிவு செய்யப்பட்ட கடிதங்கள், காப்பீடு செய்யப்பட்ட உறைகள் உட்பட பைகளைத் தயாரிக்கவும். அனுப்ப வேண்டிய அனைத்து கட்டுரைகளையும் தவறாமல் அனுப்ப வேண்டும் என்பதை உறுதி செய்ய வேண்டும்.
பதிவு செய்யப்பட்ட பட்டியலில் உள்ள வரிசையில் முறையாக முகப்பு பார்த்து கட்டுரைகளை ஒழுங்குப்படுத்தவும்.
பட்டியலில் காப்பீடு செய்யப்பட்ட உறைகள் மற்றும் மூட்டைகள் இருந்தால், பட்டியல் மற்றும் கட்டுரைகளை மேற்பார்வையாளரிடம் காட்டி, அவரது/அவளது கையொப்பத்தைப் பெறவும்.
பட்டியலின் கார்பன் நகலையும் கட்டுரைகளையும் ஒன்றாகக் கட்டவும். கட்டுரைகளை நல்ல கேன்வாஸ் பையில் வைக்கவும்.
இலக்கு அலுவலகத்திற்கு முகவரியிடப்பட்ட லேபிளைத் தயாரிக்கவும். லேபிளில் தேதி முத்திரையைப் பதித்து, இலக்கை குறித்துக்கொண்ட பிறகு அதே பார்கோடு கொண்ட டேக் லேபிளுடன் பையை மூடவும்.
பதிவு செய்யப்பட்ட பையில் காப்பீடு செய்யப்பட்ட கட்டுரைகள் இருந்தால், போஸ்ட்மாஸ்டர் முன்னிலையில் காப்பீட்டு முத்திரையைப் பயன்படுத்தி பையை மூடி சீல் வைக்கவும்.
அனுப்புவதற்கு காப்பீடு செய்யப்பட்ட கட்டுரை எதுவும் இல்லை என்றால், நீங்களே பையை மூடி பதிவு முத்திரையுடன் சீல் வைக்கவும்.
TD மற்றும் NTD கட்டுரைகளுக்கு இந்த நடைமுறையைப் பின்பற்றி தனித்தனியாக பையைத் தயாரிக்கவும்
பார்சல் பையை மூடுதல்
PO TD மற்றும் NTD பார்சல்கள் இரண்டையும் சேர்த்து ஒரே பார்சல் பையை மட்டுமே தயாரிக்க வேண்டும்.
பார்சல் பை பதிவு செய்யப்பட்ட பை போலவே மூடப்படுகிறது. ஆபரேட்டரால் பார்சல் பட்டியல் உருவாக்கப்பட்டு பார்சல் பட்டியல் அச்சிடப்படுகிறது. அதன் பிறகு பார்சல் பை மூடப்படுகிறது. இருப்பினும் பார்சல் பையை மூடுவதற்கு முன், காப்பீடு செய்யப்பட்ட பார்சல்கள் முன்பதிவு செய்யப்பட்டால், காப்பீடு செய்யப்பட்ட பார்சல் பை பெற்றோர் வரிசைப்படுத்தும் அலுவலகத்திற்கு மூடப்பட வேண்டும். காப்பீடு செய்யப்பட்ட பார்சல் பையை மூடும் செயல்முறையை இப்போது பார்ப்போம்
பார்சல் P.A. போஸ்ட்மாஸ்டரிடம் காப்பீடு செய்யப்பட்ட பார்சல்களைக் காட்டுகிறார். போஸ்ட்மாஸ்டர் அவற்றின் நிலை, எடை, பார்சல் பட்டியலில் செய்யப்பட்ட உள்ளீடுகளைச் சரிபார்த்து, பட்டியலின் இரண்டு நகல்களிலும் மையில் கையொப்பமிடுகிறார்.
பார்சல் P.A. நல்ல கேன்வாஸ் பையை எடுக்கிறார். போதுமான நீளமுள்ள சரத்துடன் கட்டப்பட்ட டேக் லேபிளைத் தயாரிக்கிறார்.
அவர் ஒரு பக்கத்தில் அலுவலகத்தின் தேதி முத்திரையைப் பதித்து, பார்சல் பட்டியல் முகவரியிடப்பட்ட அலுவலகத்திற்கு முகவரியிட்டு மற்றொன்றில் காப்பீடு செய்யப்பட்ட லேபிளை ஒட்டுகிறார். போஸ்ட்மாஸ்டர் முன்னிலையில் காப்பீடு செய்யப்பட்ட பார்சல்/களை பையில் வைக்கிறார்.
அவர் பின்னர் போஸ்ட்மாஸ்டர் முன்னிலையில் பையின் கழுத்தில் வழக்கமான முறையில் வைக்கப்பட்ட வட்டமான காகிதத் துண்டில் ஒரு முடிச்சையும், முதல் முடிச்சுக்கு எதிரே மற்றொன்றையும் போட்டு பையை மூடுகிறார்.
போஸ்ட்மாஸ்டர் முன்னிலையில் முடிச்சுகளை காப்பீட்டு முத்திரையுடன் சீல் வைக்கிறார்.
பார்சல் PA போஸ்ட்மாஸ்டர் முன்னிலையில் காப்பீடு செய்யப்பட்ட பையை எடைபோட்டு, டேக் லேபிளில் ஒட்டப்பட்ட காப்பீடு செய்யப்பட்ட லேபிளில் எடையைக் குறித்துக்கொள்கிறார். அவர் "பார்சல் சுருக்கத்தில்" காப்பீடு செய்யப்பட்ட பையின் எடையைக் குறித்துக்கொள்கிறார்.
பார்சல் பையை இறுதியாக மூட அவர் இப்போது கீழே உள்ளவாறு தொடர்கிறார்
அவர் அனைத்து பார்சல்கள், காப்பீடு செய்யப்பட்ட பை மற்றும் பார்சல் பட்டியலின் கார்பன் நகல் ஆகியவற்றை போஸ்ட்மாஸ்டர் முன்னிலையில் கேன்வாஸ் பைக்குள் வைக்கிறார். அவர் பையை மூடி, போஸ்ட்மாஸ்டர் முன்னிலையில் காப்பீட்டு முத்திரையுடன் பையை சீல் வைக்கிறார்.
அனுப்புவதற்கு காப்பீடு செய்யப்பட்ட பார்சல்கள் எதுவும் இல்லாதபோது, பார்சல் P.A. தேதி மற்றும் முத்திரையுடன் பையை சுதந்திரமாக மூடுகிறார்.
பார்சல் பை பரிந்துரைக்கப்படாதபோது, பார்சல் பட்டியல் மற்றும் காப்பீடு செய்யப்பட்ட பை ஏதேனும் இருந்தால், அஞ்சல் பையில் சேர்க்கப்படுவதற்காக வரிசைப்படுத்தும் P.A. க்கு ரசீதின் கீழ் மாற்றப்படும்.
Post a Comment