Kayveeyes’ Daily Rules Recap
26. Instructions on Writing CRs:
26. Instructions on Writing CRs:
The document addresses significant delays in Departmental Promotion Committees (DPCs) due to incomplete or delayed submission of Confidential Reports (CRs). To streamline the process, the following measures are prescribed:
• Pre-Relief CR Completion:
o Officers due for transfer must be relieved two days in advance, solely to complete pending CRs.
o These two days are considered duty time, preventing any loss of joining time.
o Post-relieving CR submissions are discouraged.
• Consequences of Non-Compliance:
o Failure to submit CRs on time will result in adverse remarks in the officer's Confidential Report.
o "Immediate effect" transfers are discouraged, except in emergencies, to allow CR completion.
• Addressing Other Delays:
o Factual errors in CRs must be corrected before DPC consideration.
o Vigilance clearance must be obtained to prevent delays.
• Long Leave and Deputations:
o Officers going on long leave must complete due CRs before proceeding.
o Officers deputed for long-term training (domestic or international) must complete CRs; deputation orders may be withheld otherwise.
o Officers going for central deputation must complete all pending CRs before being relieved.
• Timely Promotions:
o Efforts should be made to ensure promotions occur on the due date to avoid affecting pensionary benefits.
• Applicability:
o These orders apply to officers of HAG (Higher Administrative Grade) and below, with similar action expected at the Member level.
• Minimal Delay for Efficiency:
o A two-day delay in relieving officers is deemed acceptable to ensure timely DPCs.
:
CR-கள் எழுதுவதற்கான அறிவுறுத்தல்களின் சுருக்கம்:
இந்த ஆவணம், இரகசிய அறிக்கைகள் (CRs) முழுமையடையாமல் அல்லது தாமதமாக சமர்ப்பிக்கப்படுவதால், துறை பதவி உயர்வு குழுக்கள் (DPCs) நடைபெறுவதில் ஏற்படும் குறிப்பிடத்தக்க தாமதங்களை நிவர்த்தி செய்கிறது. செயல்முறையை சீராக்க, பின்வரும் நடவடிக்கைகள் பரிந்துரைக்கப்படுகின்றன:
• விடுவிப்பதற்கு முன் CR-களை நிறைவு செய்தல்:
o பணி மாறுதல் பெறும் அதிகாரிகள், நிலுவையில் உள்ள CR-களை நிறைவு செய்வதற்காக இரண்டு நாட்கள் முன்னதாக விடுவிக்கப்பட வேண்டும்.
o இந்த இரண்டு நாட்களும் கடமை நேரமாகக் கருதப்படும், இதனால் பணி சேரும் நேரத்தில் எந்த இழப்பும் ஏற்படாது.
o விடுவிக்கப்பட்ட பிறகு CR-களை சமர்ப்பிப்பது ஊக்கப்படுத்தப்படவில்லை.
• ஒத்துழைக்காமைக்கான விளைவுகள்:
o காலக்கெடுவுக்குள் CR-களை சமர்ப்பிக்கத் தவறினால், அதிகாரியின் இரகசிய அறிக்கையில் பாதகமான கருத்துக்கள் இடம்பெறும்.
o அவசர சூழ்நிலைகளைத் தவிர, CR-களை முடிக்க அனுமதிக்கும் வகையில் "உடனடி விளைவு" பணி மாறுதல்கள் ஊக்கப்படுத்தப்படவில்லை.
• பிற தாமதங்களை நிவர்த்தி செய்தல்:
o DPC பரிசீலனைக்கு அனுப்புவதற்கு முன் CR-களில் உள்ள உண்மைப் பிழைகள் சரி செய்யப்பட வேண்டும்.
o தாமதங்களைத் தடுக்க விழிப்புணர்வு அனுமதி பெறப்பட வேண்டும்.
• நீண்ட விடுப்பு மற்றும் பணி அமர்த்தல்கள்:
o நீண்ட விடுப்பில் செல்லும் அதிகாரிகள், புறப்படுவதற்கு முன் நிலுவையில் உள்ள CR-களை முடிக்க வேண்டும்.
o நீண்ட கால பயிற்சிக்கு (உள்நாடு அல்லது சர்வதேச அளவில்) நியமிக்கப்படும் அதிகாரிகள் CR-களை முடிக்க வேண்டும்; இல்லையெனில் பணி நியமன ஆணைகள் நிறுத்தி வைக்கப்படலாம்.
o மத்திய பணி அமர்த்தலுக்கு செல்லும் அதிகாரிகள், விடுவிக்கப்படுவதற்கு முன்பு நிலுவையில் உள்ள அனைத்து CR-களையும் முடிக்க வேண்டும்.
• சரியான நேரத்தில் பதவி உயர்வு:
o ஓய்வூதிய பலன்களை பாதிக்காமல் இருக்க, பதவி உயர்வுகள் உரிய தேதியில் நடைபெறுவதை உறுதி செய்ய முயற்சிகள் மேற்கொள்ளப்பட வேண்டும்.
• பொருந்தக்கூடிய தன்மை:
o இந்த ஆணைகள் HAG (உயர் நிர்வாக தரம்) மற்றும் அதற்குக் கீழுள்ள அதிகாரிகளுக்குப் பொருந்தும், மேலும் உறுப்பு அளவில் இதே போன்ற நடவடிக்கை எதிர்பார்க்கப்படுகிறது.
• செயல்திறனுக்கான குறைந்தபட்ச தாமதம்:
o அதிகாரிகளை விடுவிப்பதில் இரண்டு நாள் தாமதம், சரியான நேரத்தில் DPC-கள் நடைபெறுவதை உறுதி செய்ய ஏற்றுக்கொள்ளத்தக்கதாக கருதப்படுகிறது.
Orders on Instruction on writing CRs
One of the major reasons for delay in holding DPCs in the Directorate is that the ACRs are invariably not complete in some circles with the result that even those who have submitted their CRs and can be promoted are unable to get promotion, especially if the case has to go to ACC. A major reason for delay in holding DPCs is actually deliberate act on the part of some officers or sheer negligence with the result that the CRs are never submitted before a person demits his office. In order to ensure that all DPCs of Group 'A', 'B' and 'C' can be held by the Competent Authority on the prescribed schedule, it has been decided that whenever an officer is due for transfer or whatever may be the reason, he should be relieved two days in advance so that he can write all the pending CRs within these two days. In other words, two days should be allowed for writing all CRs and the meaning of this is that the officer should be divested of all work for two days to enable him to complete all the CRs. This will not lead to any increase in joining time because period will be treated as duty for all purposes. The practice of writing CRs after demitting office and after joining the new assignment may be discontinued because it invariably leads to delay in completion of CRs. Whenever any officer still does not give the CR on time, then adverse remarks may be made in his Confidential Report to the effect that the officer concerned did not submit his self-appraisal in time. In practice, ordering transfers with immediate effect may be discontinued unless the Circle Office is on fire -- this will ensure in the long run CRs are available in time. It has also been observed that in some circles, factual errors are not corrected before sending the case for consideration of the DPC and even non-grant of Vigilance clearance is an important reason for delay.
2. Similarly, when an officer is on long leave, he should be allowed to proceed on long leave only when the CRs which are due to be written at the end of the financial year or otherwise are completed.
3. The officers who are deputed for any long term training abroad or within India, should be required to submit the CRs and their deputation order may be withheld till CRs are completed.
4. Under ideal circumstances, the promotion should be given to an officer on the date he is due to get promoted but there are invariable factors which delay the process and many persons suffer in default for no fault of their with the result that their pensionary benefits are also affected because the concerned officer is unable to complete 10 months in the last pay being drawn by him or her.
5. Similarly, no officer should be relieved for going on Central Deputation till he submits all CRs due to be written by him.
6. These orders apply to all officers of the level of HAG and below but it is hoped that similar action will be taken at the level of Member.
7. The above action may result in some delay in relieving the concerned officer when he or she is transferred but a delay of two days will not affect the whole system and in fact will allow DPCs to be held at the prescribed date.
(DG (P) No. 1-13/2007-SPG dated 20.04.2007)
Post a Comment