POST OFFICE REGULATIONS – 2024 -1

 Kayveeyes Govt Orders Digest 
17, Problems faced by Small Savings Agents.

Gist of the orders
• This document addresses problems faced by Small Savings Agents, based on representations received from their associations.

• The document highlights three common issues:
1. Forced Account Opening Practices: Agents are being forced to open multiple small accounts for a single depositor and issue only one passbook for all these accounts. This practice should be stopped immediately if it exists in any post office.

2. Non-Issuance of TDS Certificates: Agents are not receiving TDS certificates in Form 16A as per income tax rules, resulting in non-refund of income tax by IT authorities. The document refers to SB Order 10/2013, reiterating that TDS certificates in Form 16A must be generated from the TRACES portal after filing the eTDS quarterly return and delivered to POSB customers and agents quarterly.

3. RD Installment Deposit Timings for MPKBY Agents: MPKBY agents are being forced to deposit RD installments only on the date the RD account was opened. The document clarifies that, according to Ministry of Finance orders, RD deposits can be accepted up to the 15th of the following month if the RD account was opened between the 1st and 15th, and up to the last working day of the following month if the account was opened between the 16th and the last working day. This should be reiterated to field units. However, agents should be encouraged to stagger their deposits throughout the month rather than presenting all business on the last day. Additional staff may be deployed at RD counters in larger offices during peak days to ensure timely posting. With data migration to CBS underway, no accepted RD LOT should be kept pending for posting.

• These instructions are to be circulated to all field units for guidance and action.

• இந்த ஆவணம், சிறு சேமிப்பு முகவர்கள் தங்கள் சங்கங்களிடமிருந்து பெறப்பட்ட பிரதிநிதித்துவங்களின் அடிப்படையில் எதிர்கொள்ளும் சிக்கல்களைப் பற்றி குறிப்பிடுகிறது.

• மூன்று பொதுவான சிக்கல்கள் ஆவணத்தில் எடுத்துக்காட்டப்பட்டுள்ளன:
1. கணக்கு திறப்பு நடைமுறைகளை அமல்படுத்துதல்: முகவர்கள் ஒரு டெபாசிட்டருக்காக பல சிறிய கணக்குகளைத் திறக்க வற்புறுத்தப்படுகிறார்கள், மேலும் இந்த அனைத்து கணக்குகளுக்கும் ஒரே ஒரு பாஸ்புக்கை மட்டுமே வழங்குகிறார்கள். எந்தவொரு தபால் நிலையத்திலும் இந்த நடைமுறை இருந்தால், அது உடனடியாக நிறுத்தப்பட வேண்டும்.

2. TDS சான்றிதழ்களை வழங்காதது: வருமான வரி விதிகளின்படி, முகவர்கள் படிவம் 16A இல் TDS சான்றிதழ்களைப் பெறவில்லை, இதன் விளைவாக வருமான வரி அதிகாரிகளால் வருமான வரி திரும்பப் பெறப்படவில்லை. ஆவணம் SB ஆர்டர் 10/2013 ஐக் குறிப்பிடுகிறது, இது eTDS காலாண்டு வருவாயை தாக்கல் செய்த பிறகு TRACES போர்ட்டலில் இருந்து படிவம் 16A இல் TDS சான்றிதழ்கள் உருவாக்கப்பட வேண்டும் என்பதையும், காலாண்டு அடிப்படையில் POSB வாடிக்கையாளர்கள் மற்றும் முகவர்களுக்கு வழங்கப்பட வேண்டும் என்பதையும் மீண்டும் வலியுறுத்துகிறது.

3. MPKBY முகவர்களுக்கான RD தவணை வைப்பு நேரங்கள்: MPKBY முகவர்கள் RD கணக்கு திறக்கப்பட்ட தேதியில் மட்டுமே RD தவணைகளை டெபாசிட் செய்ய வற்புறுத்தப்படுகிறார்கள். நிதி அமைச்சகத்தின் உத்தரவுகளின்படி, RD கணக்கு 1 முதல் 15 வரை திறக்கப்பட்டிருந்தால், RD டெபாசிட்கள் அடுத்த மாதத்தின் 15 ஆம் தேதி வரை ஏற்றுக்கொள்ளப்படலாம் என்றும், கணக்கு 16 முதல் கடைசி வேலை நாள் வரை திறக்கப்பட்டிருந்தால், அடுத்த மாதத்தின் கடைசி வேலை நாள் வரை ஏற்றுக்கொள்ளப்படலாம் என்றும் ஆவணம் தெளிவுபடுத்துகிறது. இது கள பிரிவுகளுக்கு மீண்டும் வலியுறுத்தப்பட வேண்டும். இருப்பினும், முகவர்கள் தங்களது அனைத்து வணிகத்தையும் கடைசி நாளில் சமர்ப்பிக்காமல், மாதம் முழுவதும் டெபாசிட்களை ஒழுங்கமைக்க ஊக்குவிக்கப்பட வேண்டும். RD லாட்களை சரியான நேரத்தில் பதிவேற்றுவதை உறுதி செய்வதற்காக, பெரிய அலுவலகங்களில் அதிகபட்ச நாட்களில் RD கவுண்டர்களில் கூடுதல் ஊழியர்கள் பயன்படுத்தப்படலாம். CBS க்கு தரவு இடம்பெயர்வு நடைபெற்று வருவதால், ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்ட எந்த RD LOT உம் பதிவேற்றப்படாமல் நிலுவையில் வைக்கப்படக்கூடாது.

• இந்த அறிவுறுத்தல்கள் வழிகாட்டுதல் மற்றும் நடவடிக்கைக்காக அனைத்து கள பிரிவுகளுக்கும் சுற்றறிக்கை விடப்பட வேண்டும்.

Problems faced by Small Savings Agents.

The undersigned is directed to say that this office is receiving representations from various small Savings Agents Associations/Federations highlighting the problems faced by their members. Some of the common problems highlighted are given below.

(i) Forcing agents to open accounts of small amount in the name of single depositor and issuing of single Pass book against multiple accounts.

(ii) Non issue of TDS certificate in Form 16A as per income Tax Rules resulting in non refund of Income Tax by IT Authorities to agents.

(iii) Forcing MPKBY agents to deposit RD installments only by the date on which RD account was opened.

2. It is requested that any practice as mentioned at point (i) if followed by any post office, should immediately be stopped. As regards point no. (ii) Please refer to this office SB Order 10/2013 vide which it is further reiterated that TDS Certification in Form 16A should be generated from TRACES Portal after filing eTDS Quarterly return and delivered to the POSB Customers as well as agents on quarterly basis.

3. For accepting of RD Deposits from MPKBY Agents, it is requested that as per latest orders issued by Min. of Finance, RD Deposits can be accepted up to 15th of a subsequent month in case RD account is opened between 1st to 15th and up to last working day of subsequent month RD account is opened between 16th and the last working day, this may kindly be reiterated to the field units. However, MPKBY Agents should be convinced not to present all their business in the last week/day of the prescribed last dates and split the business in such a manner so that posting can be done on the day of presentation itself. Additional Staff may be deployed to help RD counters in bigger offices during peak days to complete posting of RD Lots. In view of the readiness of data for migration to CBS, it should be ensured that no RD LOT, once accepted should be kept pending for posting.

4. This may kindly be circulated to all field units for guidance and necessary action. This issues with the approval of DDG (FS).

(DG (P) No. 107-02/200/-SB dated 16.09.2013)