POSTAL MANUAL VOLUME VI (Part III) IMPORTANT POINTS on exam point of View

 
29.  Peravai Academy PA Exam Training Materials

17. Collection of Ordinary Mails 
Post office collects mail through various sources. These are 
∙ Letter boxes 
∙ Registered newspaper presented at the counter 
∙ Bulky articles 
∙ Articles with high value stamps presented at the counter 
∙ Franked articles 
∙ Unregistered parcels presented at the counter

Ordinary mails are collected mainly through letter boxes and this is the largest source of mail.  Letterboxes are located at post office/mail office and at important places for the convenience of the  public. While office letterboxes are cleared in the presence of the Sorting PA, the outside letterboxes  are cleared by the LB Attendant at the prescribed hours. Office letterboxes should be cleared as  frequently as required apart from the hours notified, so that the letters get sorted quickly and last  minute rush is avoided.  

Sorting PA should keep custody of the keys and changeable hour plates of the letterboxes. It  is with reference to the hour plates brought by the LB Attender, the Sorting PA comes to know the  letterboxes are punctually cleared. 

A chart will be available in the sorting branch, which is known as “Letter box statement”  which tells you about the letterboxes attached to an office, their location and clearance timings and  date of last painting. This serves the purpose of assessing the requirement of additional letter boxes if  any on requests from public, replacement of letter boxes with appropriate size considering the  quantity of mails posted and examining whether the times of clearances are commensurate with the  dispatch of mails from the Post office. 

Articles that must be presented at the counter 
The following articles should be compulsorily presented at the counter 
∙ Unregistered parcels 
∙ Bulky articles 
∙ Registered newspapers 
∙ Franked articles 
Articles that can be presented at the counter 
At the option of the customer, the following articles may be presented at the counter 
∙ Bulk mail 
∙ Articles with high value stamps, for being defaced in the presence of the sender at the  counter 

Acceptance of franked articles 
India Post has launched Remotely Managed Franking System (Digifrank plus) from  16.8.2010.  
The salient features of the scheme are: 
∙ Elimination of human intervention in credit on franking machines; credits updated  electronically. 
∙ No requirement of mechanical seals on franking machines 
∙ Generates secure 2D barcodes with frank impression; The barcode can be scanned to  check genuineness of frank impression 

∙ Frank impression will be in blue colour and indicate the following 
o Class of article and Pin code 
o Authentication code 
o Date of frank 
o Mail item number 
o License identifier number 
o Frank value and 2D bar code 
∙ Only approved models are to be used 
∙ Each manufacturer has to maintain it’s own centrally located ‘Remotely managed  franking server’ in India 
∙ RMFS server of each manufacturer will call DOP server thrice a day to exchange data  regarding 
∙ Funds deposited
∙ Funds downloaded 
∙ Uploading of reports 
∙ The credit will be automatically uploaded when the franking machine calls concerned  RMF server and meters will be reset automatically 
∙ Each machine has to call server at least once in 30 days, otherwise machine will be  blocked; Will start functioning only after dialing server 

17. சாதாரண அஞ்சல்களை சேகரித்தல்

அஞ்சல் அலுவலகம் பல்வேறு மூலங்கள் மூலம் அஞ்சல்களை சேகரிக்கிறது. அவை:

• கடிதப் பெட்டிகள்
• கவுண்டரில் வழங்கப்படும் பதிவு செய்யப்பட்ட செய்தித்தாள்
• பெரிய அளவிலான பொருட்கள்
• அதிக மதிப்புள்ள முத்திரைகள் கொண்ட பொருட்கள் கவுண்டரில் வழங்கப்படுகின்றன
• ஃபிராங்க் செய்யப்பட்ட பொருட்கள்
• கவுண்டரில் வழங்கப்பட்ட பதிவு செய்யப்படாத பொட்டலங்கள்

சாதாரண அஞ்சல்கள் முக்கியமாக கடிதப் பெட்டிகள் மூலம் சேகரிக்கப்படுகின்றன, இது அஞ்சலின் மிகப்பெரிய ஆதாரமாகும். பொதுமக்களின் வசதிக்காக அஞ்சல் அலுவலகம்/அஞ்சல் அலுவலகம் மற்றும் முக்கியமான இடங்களில் கடிதப் பெட்டிகள் அமைந்துள்ளன. அலுவலக கடிதப் பெட்டிகள் வரிசைப்படுத்தும் PA முன்னிலையில் அழிக்கப்படும்போது, ​​வெளியே உள்ள கடிதப் பெட்டிகள் பரிந்துரைக்கப்பட்ட நேரங்களில் LB அட்டெண்டரால் அழிக்கப்படுகின்றன. அலுவலக கடிதப் பெட்டிகள் அறிவிக்கப்பட்ட நேரங்களைத் தவிர, தேவைக்கேற்ப அடிக்கடி அழிக்கப்பட வேண்டும், இதனால் கடிதங்கள் விரைவாக வரிசைப்படுத்தப்பட்டு கடைசி நிமிட அவசரம் தவிர்க்கப்படும்.

வரிசைப்படுத்தும் PA கடிதப் பெட்டிகளின் சாவிகள் மற்றும் மாற்றக்கூடிய மணி தட்டுகளை வைத்திருக்க வேண்டும். LB அட்டெண்டர் கொண்டு வரும் மணி தட்டுகளைப் பொறுத்து, கடிதப் பெட்டிகள் சரியான நேரத்தில் அழிக்கப்படுகின்றன என்பதை வரிசைப்படுத்தும் PA தெரிந்து கொள்கிறார்.

வரிசைப்படுத்தும் கிளையில் "கடிதப் பெட்டி அறிக்கை" என்று அழைக்கப்படும் ஒரு விளக்கப்படம் இருக்கும், இது ஒரு அலுவலகத்துடன் இணைக்கப்பட்ட கடிதப் பெட்டிகள், அவற்றின் இருப்பிடம் மற்றும் அழிக்கும் நேரம் மற்றும் கடைசி ஓவியம் வரைந்த தேதி ஆகியவற்றைப் பற்றி உங்களுக்குத் தெரிவிக்கும். பொதுமக்களின் கோரிக்கையின் பேரில் கூடுதல் கடிதப் பெட்டிகளின் தேவையை மதிப்பிடுதல், இடுகையிடப்பட்ட அஞ்சல்களின் அளவைக் கருத்தில் கொண்டு பொருத்தமான அளவுடன் கடிதப் பெட்டிகளை மாற்றுதல் மற்றும் அஞ்சல் அலுவலகத்திலிருந்து அஞ்சல்கள் அனுப்பப்படும் நேரங்கள் அழிக்கும் நேரங்களுடன் ஒத்துப் போகிறதா என்பதை ஆராய்தல் ஆகிய நோக்கங்களுக்கு இது உதவுகிறது.

கவுண்டரில் வழங்கப்பட வேண்டிய பொருட்கள்

பின்வரும் பொருட்கள் கட்டாயமாக கவுண்டரில் வழங்கப்பட வேண்டும்:

• பதிவு செய்யப்படாத பொட்டலங்கள்
• பெரிய அளவிலான பொருட்கள்
• பதிவு செய்யப்பட்ட செய்தித்தாள்கள்
• ஃபிராங்க் செய்யப்பட்ட பொருட்கள்

கவுண்டரில் வழங்கக்கூடிய பொருட்கள்

வாடிக்கையாளரின் விருப்பப்படி, பின்வரும் பொருட்கள் கவுண்டரில் வழங்கப்படலாம்:

• மொத்த அஞ்சல்
• கவுண்டரில் அனுப்புநரின் முன்னிலையில் அழிக்கப்படுவதற்காக அதிக மதிப்புள்ள முத்திரைகள் கொண்ட பொருட்கள்

ஃபிராங்க் செய்யப்பட்ட பொருட்களை ஏற்றுக்கொள்வது

இந்தியா போஸ்ட் 16.8.2010 முதல் தொலைதூரத்தில் நிர்வகிக்கப்படும் ஃபிராங்கிங் அமைப்பை (டிஜிஃபிராங்க் பிளஸ்) அறிமுகப்படுத்தியுள்ளது.

திட்டத்தின் முக்கிய அம்சங்கள்:

• ஃபிராங்கிங் இயந்திரங்களில் கடன் கொடுப்பதில் மனித தலையீட்டை நீக்குதல்; கடன்கள் மின்னணு முறையில் புதுப்பிக்கப்படும்.
• ஃபிராங்கிங் இயந்திரங்களில் இயந்திர முத்திரைகள் தேவையில்லை.
• ஃபிராங்க் இம்ப்ரெஷனுடன் பாதுகாப்பான 2D பார்கோடுகளை உருவாக்குகிறது; ஃபிராங்க் இம்ப்ரெஷனின் நம்பகத்தன்மையை சரிபார்க்க பார்கோடை ஸ்கேன் செய்யலாம்.
• ஃபிராங்க் இம்ப்ரெஷன் நீல நிறத்தில் இருக்கும் மற்றும் பின்வருவனவற்றைக் குறிக்கும்:
  • பொருளின் வகுப்பு மற்றும் பின் குறியீடு
  • அங்கீகார குறியீடு
  • ஃபிராங்க் தேதி
  • அஞ்சல் பொருள் எண்
  • உரிம அடையாள எண்
  • ஃபிராங்க் மதிப்பு மற்றும் 2D பார் குறியீடு
• அங்கீகரிக்கப்பட்ட மாதிரிகள் மட்டுமே பயன்படுத்தப்பட வேண்டும்.
• ஒவ்வொரு உற்பத்தியாளரும் இந்தியாவில் மையமாக அமைந்துள்ள 'தொலைதூரத்தில் நிர்வகிக்கப்படும் ஃபிராங்கிங் சேவையகத்தை' பராமரிக்க வேண்டும்.
• ஒவ்வொரு உற்பத்தியாளரின் RMFS சேவையகமும் பின்வருவனவற்றைப் பற்றிய தரவை பரிமாறிக்கொள்ள DOP சேவையகத்தை ஒரு நாளைக்கு மூன்று முறை அழைக்கும்:
  • டெபாசிட் செய்யப்பட்ட நிதிகள்
  • பதிவிறக்கம் செய்யப்பட்ட நிதிகள்
  • அறிக்கைகளை பதிவேற்றுதல்
• ஃபிராங்கிங் இயந்திரம் சம்பந்தப்பட்ட RMF சேவையகத்தை அழைக்கும்போது கடன் தானாகவே பதிவேற்றப்படும் மற்றும் மீட்டர்கள் தானாகவே மீட்டமைக்கப்படும்.
• ஒவ்வொரு இயந்திரமும் 30 நாட்களுக்கு ஒரு முறையாவது சேவையகத்தை அழைக்க வேண்டும், இல்லையெனில் இயந்திரம் தடுக்கப்படும்; சேவையகத்தை டயல் செய்த பிறகு மட்டுமே செயல்படத் தொடங்கும்.