Kayveeyes Govt Orders Digest
16. Preventive measures in respect of losses and frauds
Gist of the orders
• This document from the Postmaster General (PMG) of the Western Region (Tamil Nadu) addresses serious concerns about increasing fraud cases in post offices and outlines preventive measures.
• The PMG expresses dissatisfaction with the handling of fraud cases, particularly by Divisional Superintendents.
• Several instances are cited where offenders were merely transferred instead of being immediately suspended, and where proper procedures weren't followed, allowing further fraud.
• The document emphasizes that recovering losses and immediately suspending the main offender are top priorities.
• It criticizes the lenient treatment of departmental officials compared to GDS employees and stresses the importance of stern action.
Key Preventive Measures:
1. Immediate Suspension: The main offender must be suspended immediately upon detection of fraud to prevent access to records.
2. Police Report: If the irrecoverable loss exceeds Rs. 5000, the police must be informed immediately.
3. SPM Supervision: SPMs must perform their prescribed duties and maintain proper supervision.
4. Rotational Transfers: Strictly enforce rotational transfers to prevent long tenures in sensitive positions. Officials in single/double-handed post offices should only have one posting in such offices during their entire service.
5. MIS and RD Passbook Checks: Inspecting officers must check at least 15 MIS and 10-12 RD passbooks, and Divisional Superintendents must review inspection reports to ensure compliance. Postmasters should send reminders for RD defaults exceeding three.
6. SPM Oversight: Inspecting officers should carefully assess the SPM/Supervisor's role and quality of supervision, as many frauds occur due to supervisory negligence. SPMs should attest passbook entries, check ledger postings, and maintain the passbook stock register.
7. Divisional Level Squad Visits: Divisional Heads must personally monitor and ensure the Division Level Squad makes the prescribed number of surprise visits, covering one office per subdivision.
8. Immediate Inquiry: Upon receiving fraud information, the IP/ASP must immediately proceed to the location. Delays can allow evidence tampering and frustrate complainants.
9. Divisional Level Investigation (DLI): When a fraud exceeds Rs. 20,000, the Divisional Superintendent must immediately initiate a DLI.
10. Review of Suspension: Suspensions should not be excessively long. After three months, Divisional Heads should review whether the official can be posted to a non-sensitive position without access to case records. Prolonged suspension should be reviewed for potential reinstatement.
• The PMG instructs increased attention to these measures and calls for strict instructions to SPMs, APMs, and PMs regarding supervisory lapses and their consequences.
• இந்த ஆவணம், தபால் நிலையங்களில் மோசடி வழக்குகள் அதிகரிப்பது குறித்து கடுமையான கவலைகளை எழுப்புகிறது மற்றும் தடுப்பு நடவடிக்கைகளை கோடிட்டுக் காட்டுகிறது.
• குறிப்பாக கோட்ட கண்காணிப்பாளர்களால் மோசடி வழக்குகள் கையாளப்படும் விதத்தில் அதிருப்தியை PMG வெளிப்படுத்துகிறார்.
• குற்றவாளிகள் உடனடியாக இடைநீக்கம் செய்யப்படாமல் வெறுமனே இடமாற்றம் செய்யப்பட்டதாகவும், சரியான நடைமுறைகள் பின்பற்றப்படாததால் மேலும் மோசடிக்கு வழிவகுத்ததாகவும் பல சம்பவங்கள் குறிப்பிடப்பட்டுள்ளன.
• இழப்புகளை மீட்பது மற்றும் பிரதான குற்றவாளியை உடனடியாக இடைநீக்கம் செய்வது ஆகியவை முதன்மையான முன்னுரிமைகள் என்று ஆவணம் வலியுறுத்துகிறது. GDS ஊழியர்களுடன் ஒப்பிடும்போது துறை அதிகாரிகள் மென்மையாக நடத்தப்படுவதைக் குறை கூறி, கடுமையான நடவடிக்கை எடுப்பதன் முக்கியத்துவத்தை வலியுறுத்துகிறது.
முக்கிய தடுப்பு நடவடிக்கைகள்:
1. உடனடி இடைநீக்கம்: மோசடி கண்டறியப்பட்டவுடன், பதிவேடுகளை அணுகுவதைத் தடுக்க பிரதான குற்றவாளி உடனடியாக இடைநீக்கம் செய்யப்பட வேண்டும்.
2. காவல்துறை அறிக்கை: மீட்க முடியாத இழப்பு ரூ. 5000 ஐ தாண்டினால், காவல்துறைக்கு உடனடியாகத் தெரிவிக்க வேண்டும்.
3. SPM மேற்பார்வை: SPMகள் தங்களது பரிந்துரைக்கப்பட்ட கடமைகளைச் செய்ய வேண்டும் மற்றும் சரியான மேற்பார்வையை பராமரிக்க வேண்டும்.
4. சுழற்சி இடமாற்றங்கள்: உணர்திறன் பதவிகளில் நீண்ட காலம் பணியாற்றுவதைத் தடுக்க சுழற்சி இடமாற்றங்களை கண்டிப்பாக அமல்படுத்த வேண்டும். ஒற்றை / இரட்டை கையாளும் தபால் நிலையங்களில் உள்ள அதிகாரிகள் தங்கள் முழு சேவை காலத்திலும் அத்தகைய அலுவலகங்களில் ஒரே ஒரு பணியிடத்தைக் கொண்டிருக்க வேண்டும்.
5. MIS மற்றும் RD பாஸ்புக் சோதனைகள்: ஆய்வு அதிகாரிகள் குறைந்தது 15 MIS மற்றும் 10-12 RD பாஸ்புக்குகளைச் சரிபார்க்க வேண்டும், மேலும் கோட்ட கண்காணிப்பாளர்கள் அறிவுறுத்தல்களைப் பின்பற்றுகிறார்களா என்பதை உறுதி செய்வதற்காக ஆய்வு அறிக்கைகளை மதிப்பாய்வு செய்ய வேண்டும். மூன்றுக்கும் அதிகமான RD இயல்புநிலைகளுக்கு தபால் மாஸ்டர்கள் நினைவூட்டல்களை அனுப்ப வேண்டும்.
6. SPM மேற்பார்வை: மேற்பார்வையாளர் / SPM இன் பங்கு மற்றும் மேற்பார்வையின் தரத்தை ஆய்வு அதிகாரிகள் கவனமாக மதிப்பிட வேண்டும், ஏனெனில் மேற்பார்வை அலட்சியத்தால் பல மோசடிகள் நடக்கின்றன. SPMகள் பாஸ்புக் உள்ளீடுகளை சான்றளிக்க வேண்டும், லெட்ஜர் பதிவுகளைச் சரிபார்க்க வேண்டும் மற்றும் பாஸ்புக் கையிருப்பு பதிவேட்டைப் பராமரிக்க வேண்டும்.
7. கோட்ட அளவிலான அணி வருகைகள்: கோட்டத் தலைவர்கள் தனிப்பட்ட முறையில் கண்காணிக்க வேண்டும் மற்றும் கோட்ட அளவிலான அணி பரிந்துரைக்கப்பட்ட எண்ணிக்கையிலான திடீர் வருகைகளை மேற்கொள்கிறதா என்பதை உறுதி செய்ய வேண்டும், ஒவ்வொரு துணைப்பிரிவிலும் ஒரு அலுவலகத்தை உள்ளடக்கியது.
8. உடனடி விசாரணை: மோசடி குறித்த புகார் அல்லது தகவல் யாருடையிடமிருந்து பெறப்பட்டாலும், IP / ASP உடனடியாக சம்பவ இடத்திற்குச் செல்ல வேண்டும். தாமதங்கள் ஆதாரங்களைத் திருத்த குற்றவாளிக்கும் பிற ஊழியர்களுக்கும் உதவும் மற்றும் புகார்தாரர்களை அவர்களின் புகார்களைத் தீர்ப்பதில் தாமதம் அடையச் செய்யலாம்.
9. கோட்ட அளவிலான விசாரணை (DLI): ஒரு மோசடி ரூ. 20,000 ஐத் தாண்டினால், கோட்ட கண்காணிப்பாளர் உடனடியாக DLI ஐத் தொடங்க வேண்டும்.
10. இடைநீக்க மதிப்பாய்வு: இடைநீக்கம் அதிக காலம் நீடிக்கக்கூடாது. மூன்று மாதங்களுக்குப் பிறகு, கோட்டத் தலைவர்கள், சம்பந்தப்பட்ட வழக்கின் பதிவேடுகளை அணுகாமல், பணப் பரிவர்த்தனை இல்லாத உணர்திறன் அல்லாத பதவியில் அதிகாரியை நியமிக்க முடியுமா என்று மதிப்பாய்வு செய்ய வேண்டும். நீண்ட இடைநீக்கம் துறைக்கு ஒட்டுமொத்த இழப்பை ஏற்படுத்துகிறது மற்றும் முற்றிலும் அவசியம் இல்லாவிட்டால், மறு பணியமர்த்தலுக்காக மதிப்பாய்வு செய்யப்பட வேண்டும்.
• மேற்கூறிய தடுப்பு நடவடிக்கைகளுக்கு அதிக கவனம் செலுத்த வேண்டும் என்றும், மோசடிகள் ஏதேனும் நடந்தால் அவற்றைக் கண்டறிவதை விரைவுபடுத்த வேண்டும் என்றும் PMG அறிவுறுத்துகிறார்.
• மேற்பார்வை குறைபாடுகள் மற்றும் அதன் விளைவுகள் குறித்து SPMகள், APMகள் மற்றும் PMகளுக்கு கடுமையான அறிவுறுத்தல்களின் பொருத்தமான கடிதம் வழங்கப்பட வேண்டும்.
Preventive measures in respect of losses and frauds
I. Cases of Dereliction of Duty by investigating officers
Of late it has been noticed that the Divisional Superintendents are not taking immediate and prompt action on the Main offenders involved in fraud & loss cases by immediately visiting the PO where fraud had occurred.
(i) In one case where NSCs and KVPs numbering 83 certificates were found missing and the amount involved was around Rs. 5.92 lakhs, the Divisional Supdt did not take any action to suspend the official but transferred him to another office. In another case, the Main offender was simply shifted to another office as the SP was on leave on the date of detection of fraud and when he joined the office after leave, he referred the case to this office asking for direction since orders of transfer was already issued by his office. Such cases are growing in numbers and it shows a tendency that the Divisional Heads are not inclined to take strict punitive action on the Main offenders.
(ii) It is seen that while GDSs are put off duty even for small lapses, departmental officials escape with lenient action. It is therefore instructed that the Divisional Supdts. should show sternness in dealing with cases.
(iii) It should be noted that our first priority is always to recover the loss caused to Government from the Main offender/At the same time, the Main offender should also be placed under suspension. It has always been instructed by R.O. that recovery of all losses including NI and PI is our first and foremost objective; but it has never been instructed that the Main offender should be let-off without even placing him under suspension. Suspension should be an immediate step to be taken against the Main offender.
(iv) In a case recently unearthed, the Main offender was transferred to another office in Rotational Transfer. He applied for leave which was granted. The Main offender was directed to join his new post. But, the SPM of transferee office permitted him to work in the old office in the SB branch continuously. During such period, the offender committed further frauds and in some areas, tried to deposit the amount defrauded by him in the accounts without the knowledge of the depositor. Though the entire loss was recovered by SP, yet all these were possible due to two factors.
1. Posting a fraudulent official again in another PO by SPM without placing him under suspension immediately.
2. Utter carelessness of the SPM/Supervisor of both offices, who failed to notice his fraudulent way even after his relief from the post.
Preventive measures to be strictly followed
1. As soon as any fraud is detected, the Main offender should be suspended so that he does not handle or get access to the case records of the office or of any other office including Divisional office.
2. When the amount of loss is not recoverable the case should be reported to the Police without any loss of time if the amount of loss exceeds Rs.5000.
3. The SPMs should be instructed to exercise the duties prescribed in the rules and they should maintain proper supervision.
4. Another deviation from rules noticed is that the tenure of the official is not watched to ensure that the official are transferred after their tenure in the example cited in serial (iv). The official worked in the SO for one full tenure in the SB branch and he was rotated as per the rules. Similarly, in the example cited in para 1 above, the official had worked in only two offices during the entire service of about 23 years. Hence the Rotational Transfer of all official should be done at all cost.
5. Your attention is drawn to Directorate letter No. 8-4/2005-inv dated 22.09.05 communicated to all units in R.O letter of even no. dated 30.09.05 regarding tenure posting of officials in single handed and double handed post offices. As per this instruction the officials of single handed and double handed post offices can have only one posting in such offices during their entire serviced period. This instruction should be observed strictly.
6. The frauds in MIS and RD accounts are much more than in other accounts in the recent instructions, it has been instructed that the inspecting officers should check at least 15 MIS pass books vide R.O letter of even no. dated 14.10.05. All Divisional Superintendents should review the Inspections Reports and see that all the inspecting officers carry out the instructions.
7. Similarly, the Inspecting officers should check at least 10-12 RD passbooks as per Directorate letter No. 111-14/2001-SB dated 29.08.05. in the same letter, the Postmasters are instructed to send a reminder to the depositors when the defaults are more than three. You should see that these are followed.
8. During Circle level investigation of one fraud case in this Region it was found that the SPM was not exercising the checks prescribed in rules of Passbooks. The entries in the Passbook were not being attested by the SPM. The Ledger postings were not checked by the SPM. The withdrawal entries of RD Passbooks were not noted in the Passbooks and attested by the SPM. In fact, the SB PA was allowed to freely issue fresh Passbooks containing the amounts defrauded in their accounts to depositors to deceive them. The SPM has not maintained the Stock Register of Passbooks. The main offender takes advantages of the negative or the ignorance of the Supervisor and commits frauds. Therefore all the inspecting officers must be more watchful of the role and quality of supervision and checks done by the Supervisor/SPM.
9. The members of Division Level Squad are not making the prescribed number of visits as directed. Surprise visits by the squad will be an important exercise in prevention of fraud. Therefore the Divisional Heads will personally monitor this aspect and see that squad visits are made in respect of one office in each sub division.
10. When a complaint or any information is received indicating fraud from anyone, the IP or the ASP of the Sub-Division should proceed to the spot immediately. Any delay in taking up enquires by him will only alert the Main offender and other staff to tamper with the evidences besides frustrating the complainants over the delay in settling their complaints. Therefore all the IPs and ASPs should be instructed to rush to the PO and take up investigation immediately without any loss of time.
11. As per the existing limits, the sub divisional IPs and ASPs are investigating the fraud cases up to Rs.20,000/- Once this limit is exceeded in a fraud case, the Divisional Supdt. should take up Divisional Level Investigation immediately. Now the Regional Office is having to direct Divisional Superintendents take up D.L.I. This should not be the case. The Divisional Heads should take DLI suo-motto immediately and give directions to the investigating officer. In future, any lethargy shown on the part of IPs, ASPs or Divisional Superintendents not rushing to the concerned office and taking up investigation and recovering the full loss from the main offender will be viewed seriously.
12. Suspension should not be kept too long and after three months it should be examined by the Divisional Heads, whether the official may be posted in a non-sensitive post having no monetary transaction in a different office where he will not have any access to the records of the case. It should be ensured that he is not given access to the records of the case. Prolonged suspension results in a cumulative loss to the Department and unless absolutely necessary should be reviewed for examining re-instatement.
I am directed to convey PMG’s instruction to pay more attention to the above mentioned preventive measures in order to prevent occurrence of frauds and quicken their detection if any. A Suitable letter of strict instruction may be issued to all SPMs, APMs and PMs on supervisory lapses seen and consequence thereof.
(PMG WR (Tamilnadu) No. INV/11011/RLC/VII dated 28.07.2006)
Post a Comment