13.Questions on General Knowledge

 103.  ANSWER KEYS FOR THE QUESTIONS POSTED TODAY MORNING 6.6.2025
Answer Key with Descriptions

1. B) Work-papers
o Description: Rule 126 Vol VII specifies, "Record officer should issue work-papers of the previous trips."
2. B) Take over empty bags from previous trips and issue bags for the next trips.
o Description: Rule 126 Vol VII outlines these dual responsibilities: "Record officer should take over the empty bags brought back from the previous trips and issue bags for the next trips."
3. C) The Superintendent or the Head of the Circle
o Description: Rule 126 Vol VII states, "Record officer should communicate to the sorting assistants' orders received from the Superintendent or the Head of the Circle regarding changes in the sorting list and other matters."
4. B) They are stamped, signed, and forwarded along with and entered in the daily report to the Superintendent.
o Description: Rule 129 Vol VII details the process: "Daily reports of sets will, after examination in the prescribed manner, be stamped and signed and forwarded along with and entered in the daily report to the Superintendent."
5. C) The Record Officer
o Description: Rule 129 Vol VII assigns this task to the Record Officer: "Check-slips attached to daily reports will be detached and forwarded by first mail to Superintendent or First Class Postmaster concerned, by Record officer."
6. C) Delivery book
o Description: Rule 136 Vol VII clarifies the method of delivery: "All communications received from the Superintendent calling for explanation of irregularities committed by sorting assistants are sent to the record office for delivery to the persons concerned through Delivery book."
7. B) In a quarterly bundle.
o Description: Rule 138 Vol VII specifies the bundling period: "The work papers of the mail office should be put up in a quarterly bundle."
8. B) Daily reports of the HSA & Mail agent of attached sections and Sorting Assistants' written explanations (if any) of irregularities.
o Description: Rule 141 comprehensively lists the required accompaniments: "The report should be accompanied by the daily reports of the HSA & Mail agent of the sections attached to the Record office and by the Sorting Assistants, written explanations (if any) of irregularities committed by them."
9. B) Non-attendance or late attendance of a Sorting Assistant on the attendance day at the Record Office.
o Description: Rule 141 lists this as an irregularity that must invariably be noted: "Non-attendance or late attendance of a Sorting Assistant on the attendance day at the Record."
10. B) Daily reports of the HSA & Mail agent of attached sections and Sorting Assistants' written explanations (if any) of irregularities.
o Description: This question is a repetition of the earlier rule 141, reiterating the same requirements.
11. A) IP
o Description: Rule 141 Vol VII states, "Absence of a sorting assistant, mail guard or van attendant from the set proceeding on a trip should be reported to Superintendent by IP."
12. B) The Record Officer
o Description: Rule 141 Vol VII specifically assigns this reporting duty to the Record Officer: "Absence of a sorting assistant, mail guard or van attendant from the set proceeding on a trip. Should be reported by the record officer to Superintendent."
13. C) The Record Officer
o Description: Rule 141 Vol VII states, "Non-attendance or late attendance of a sorting assistant on the attendance day at the record office; should be reported by the record officer."
14. B) By the Record Officer in the Daily report.
o Description: Rule 141 Vol VII indicates, "Negligence on the part of a sorting assistant or careless preparation of workpapers; should be reported by the record officer in the Daily report."
15. C) The Record Officer in the Daily report.
o Description: Rule 141 Vol VII specifies, "Loss of sorting assistant's metal token; should be reported by the record officer in the Daily report."
16. B) In the daily report by the Record Officer.
o Description: Rule 141 Vol VII states, "Closing balance of cash in hand on account of pay and allowances should be noted in Daily report by Record officer."
17. C) By the Record Officer in the daily report.
o Description: Rule 141(2) Vol VII assigns this to the Record Officer: "Permanent advance for contingencies under head (1) cash and (2) amount of vouchers in hand should be noted in daily report by Record Officer."
18. B) 5th of every month
o Description: Rule 145 Vol VII states the specific date: "On the 5th of every month, the Head Record officer must submit a monthly account bundle, documents relating to the previous month to Head of the Circle."
19. B) The Head Record Officer
o Description: Rule 145 Vol VII clarifies the sender: "The memo. of disbursement of salaries and T.A. accompanied by acquaintance rolls, are sent by Head Record officer to the Divisional office."
20. B) In cloth, for 6 years.
o Description: Rule 146 specifies the material and preservation period: "The binding of acquittance rolls... need not be in leather but in cloth as there are to be preserved for 6 years."

விடைக்குறிப்பு விளக்கங்களுடன்
1. ஆ) பணி ஆவணங்கள்
o விளக்கம்: விதி 126 தொகுதி VII தெளிவாகக் கூறுகிறது, "பதிவு அதிகாரி கடந்த பயணங்களுக்கான பணி ஆவணங்களை வழங்க வேண்டும்."
2. ஆ) கடந்த பயணங்களிலிருந்து வந்த காலி பைகளை எடுத்துக்கொண்டு, அடுத்த பயணங்களுக்கான பைகளை வழங்க வேண்டும்.
o விளக்கம்: விதி 126 தொகுதி VII இந்த இரட்டைப் பொறுப்புகளை கோடிட்டுக் காட்டுகிறது: "பதிவு அதிகாரி கடந்த பயணங்களிலிருந்து திரும்பி வந்த காலியான பைகளை எடுத்துக்கொண்டு, அடுத்த பயணங்களுக்கான பைகளை வழங்க வேண்டும்."
3. இ) கண்காணிப்பாளர் அல்லது வட்டாரத் தலைவர்
o விளக்கம்: விதி 126 தொகுதி VII கூறுகிறது, "பதிவு அதிகாரி வரிசைப்படுத்தும் பட்டியல் மற்றும் பிற விஷயங்களில் ஏற்படும் மாற்றங்கள் குறித்து கண்காணிப்பாளர் அல்லது வட்டாரத் தலைவர் இடமிருந்து பெறப்பட்ட உத்தரவுகளை பட்டுவாடா உதவியாளர்களுக்குத் தெரிவிக்க வேண்டும்."
4. ஆ) அவை முத்திரையிடப்பட்டு, கையொப்பமிடப்பட்டு, தினசரி அறிக்கையுடன் கண்காணிப்பாளருக்கு அனுப்பப்படும்.
o விளக்கம்: விதி 129 தொகுதி VII செயல்முறையை விவரிக்கிறது: "தொகுப்புகளின் தினசரி அறிக்கைகள், பரிந்துரைக்கப்பட்ட முறையில் பரிசோதிக்கப்பட்ட பிறகு, முத்திரையிடப்பட்டு கையொப்பமிடப்பட்டு, தினசரி அறிக்கையுடன் கண்காணிப்பாளருக்கு அனுப்பப்படும்."
5. இ) பதிவு அதிகாரி
o விளக்கம்: விதி 129 தொகுதி VII இந்த பணியை பதிவு அதிகாரிக்கு ஒதுக்குகிறது: "தினசரி அறிக்கைகளுடன் இணைக்கப்பட்டுள்ள சரிபார்ப்புச் சீட்டுகளை பதிவு அதிகாரி பிரித்து, முதல் அஞ்சல் மூலம் கண்காணிப்பாளருக்கோ அல்லது சம்பந்தப்பட்ட முதல் வகுப்பு அஞ்சல் மாஸ்டருக்கோ அனுப்புவார்."
6. இ) விநியோகப் புத்தகம்
o விளக்கம்: விதி 136 தொகுதி VII விநியோக முறையை தெளிவுபடுத்துகிறது: "பட்டுவாடா உதவியாளர்களால் செய்யப்பட்ட முறைகேடுகளுக்கான விளக்கங்களைக் கோரி கண்காப்பாளரிடமிருந்து பெறப்பட்ட அனைத்து தகவல்களும் சம்பந்தப்பட்ட நபர்களுக்கு விநியோகப் புத்தகம் வழியாக வழங்குவதற்காக பதிவு அலுவலகத்திற்கு அனுப்பப்படும்."
7. ஆ) காலாண்டு கட்டாக.
o விளக்கம்: விதி 138 தொகுதி VII கட்டுக்கட்டும் காலத்தைக் குறிப்பிடுகிறது: "அஞ்சல் அலுவலகத்தின் பணி ஆவணங்கள் காலாண்டு கட்டாக தொகுக்கப்பட வேண்டும்."
8. ஆ) பதிவு அலுவலகத்துடன் இணைக்கப்பட்ட பிரிவுகளின் HSA & அஞ்சல் முகவரின் தினசரி அறிக்கைகள் மற்றும் பட்டுவாடா உதவியாளர்களால் செய்யப்பட்ட முறைகேடுகளின் (ஏதேனும் இருந்தால்) எழுத்துப்பூர்வ விளக்கங்கள்.
o விளக்கம்: விதி 141 தேவையான இணைப்புகளை விரிவாகப் பட்டியலிடுகிறது: "அறிக்கை பதிவு அலுவலகத்துடன் இணைக்கப்பட்ட பிரிவுகளின் HSA & அஞ்சல் முகவரின் தினசரி அறிக்கைகள் மற்றும் பட்டுவாடா உதவியாளர்களால் செய்யப்பட்ட முறைகேடுகளின் (ஏதேனும் இருந்தால்) எழுத்துப்பூர்வ விளக்கங்களுடன் இருக்க வேண்டும்."
9. ஆ) பதிவு அலுவலகத்தில் வருகைப் பதிவேடு நாளில் பட்டுவாடா உதவியாளர் வராமல் இருப்பது அல்லது தாமதமாக வருவது.
o விளக்கம்: விதி 141 இதை ஒரு முறைகேடாக பட்டியலிடுகிறது, அது கட்டாயமாகக் குறிப்பிடப்பட வேண்டும்: "பதிவு அலுவலகத்தில் வருகைப் பதிவேடு நாளில் பட்டுவாடா உதவியாளர் வராமல் இருப்பது அல்லது தாமதமாக வருவது."
10. ஆ) பதிவு அலுவலகத்துடன் இணைக்கப்பட்ட பிரிவுகளின் HSA & அஞ்சல் முகவரின் தினசரி அறிக்கைகள் மற்றும் பட்டுவாடா உதவியாளர்களால் செய்யப்பட்ட முறைகேடுகளின் (ஏதேனும் இருந்தால்) எழுத்துப்பூர்வ விளக்கங்கள்.
o விளக்கம்: இந்த கேள்வி முந்தைய விதி 141 இன் மறுபடியாகும், அதே தேவைகளை மீண்டும் வலியுறுத்துகிறது.
11. அ) IP
o விளக்கம்: விதி 141 தொகுதி VII கூறுகிறது, "ஒரு பயணத்திற்குச் செல்லும் தொகுப்பிலிருந்து பட்டுவாடா உதவியாளர், அஞ்சல் காவலர் அல்லது வேன் உதவியாளர் இல்லாததை IP கண்காணிப்பாளருக்குத் தெரிவிக்க வேண்டும்."
12. ஆ) பதிவு அதிகாரி
o விளக்கம்: விதி 141 தொகுதி VII இந்த அறிக்கையிடும் கடமையை குறிப்பாக பதிவு அதிகாரிக்கு ஒதுக்குகிறது: "ஒரு பயணத்திற்குச் செல்லும் தொகுப்பிலிருந்து பட்டுவாடா உதவியாளர், அஞ்சல் காவலர் அல்லது வேன் உதவியாளர் இல்லாததை பதிவு அதிகாரி கண்காணிப்பாளருக்குத் தெரிவிக்க வேண்டும்."
13. இ) பதிவு அதிகாரி
o விளக்கம்: விதி 141 தொகுதி VII கூறுகிறது, "பதிவு அலுவலகத்தில் வருகைப் பதிவேடு நாளில் பட்டுவாடா உதவியாளர் வராமல் இருப்பது அல்லது தாமதமாக வருவது பதிவு அதிகாரியால் தெரிவிக்கப்பட வேண்டும்."
14. ஆ) பதிவு அதிகாரியால் தினசரி அறிக்கையில்.
o விளக்கம்: விதி 141 தொகுதி VII குறிப்பிடுகிறது, "பட்டுவாடா உதவியாளர் அலட்சியமாகச் செயல்படுவது அல்லது பணி ஆவணங்களை கவனக்குறைவாகத் தயாரிப்பது பதிவு அதிகாரியால் தினசரி அறிக்கையில் தெரிவிக்கப்பட வேண்டும்."
15. இ) பதிவு அதிகாரி தினசரி அறிக்கையில்.
o விளக்கம்: விதி 141 தொகுதி VII குறிப்பிடுகிறது, "பட்டுவாடா உதவியாளரின் உலோக டோக்கன் காணாமல் போனதை பதிவு அதிகாரி தினசரி அறிக்கையில் தெரிவிக்க வேண்டும்."
16. ஆ) பதிவு அதிகாரியால் தினசரி அறிக்கையில்.
o விளக்கம்: விதி 141 தொகுதி VII கூறுகிறது, "சம்பளம் மற்றும் படிகள் கணக்கில் கையில் உள்ள பணத்தின் இறுதி இருப்பு பதிவு அதிகாரியால் தினசரி அறிக்கையில் குறிப்பிடப்பட வேண்டும்."
17. இ) பதிவு அதிகாரியால் தினசரி அறிக்கையில்.
o விளக்கம்: விதி 141(2) தொகுதி VII இதை பதிவு அதிகாரிக்கு ஒதுக்குகிறது: "தலைப்பு (1) பணம் மற்றும் (2) கையில் உள்ள வவுச்சர்களின் தொகை ஆகியவற்றின் கீழ் உள்ள நிகழ்வுகளுக்கான நிரந்தர முன்பணம் பதிவு அதிகாரியால் தினசரி அறிக்கையில் குறிப்பிடப்பட வேண்டும்."
18. ஆ) ஒவ்வொரு மாதமும் 5 ஆம் தேதி
o விளக்கம்: விதி 145 தொகுதி VII குறிப்பிட்ட தேதியைக் கூறுகிறது: "ஒவ்வொரு மாதமும் 5 ஆம் தேதி, தலைமைப் பதிவு அதிகாரி கடந்த மாதத்திற்கான மாதாந்திர கணக்குக் கட்டு மற்றும் ஆவணங்களை வட்டாரத் தலைவரிடம் சமர்ப்பிக்க வேண்டும்."
19. ஆ) தலைமைப் பதிவு அதிகாரி
o விளக்கம்: விதி 145 தொகுதி VII அனுப்புபவரை தெளிவுபடுத்துகிறது: "சம்பளம் மற்றும் T.A. விநியோக மெமோ ஒப்பந்தப் பதிவேடுகளுடன் தலைமைப் பதிவு அதிகாரியால் கோட்ட அலுவலகத்திற்கு அனுப்பப்படுகிறது."
20. ஆ) துணியில், 6 ஆண்டுகளுக்கு.
o விளக்கம்: விதி 146 பொருள் மற்றும் பாதுகாப்பு காலத்தைக் குறிப்பிடுகிறது: "அஞ்சல் கணக்கு அலுவலகத்திற்கு ஸ்தாபன வருமானங்கள் அனுப்பப்படும் ஊழியர்களுக்கும், சேவைப் புத்தகங்கள் அல்லது சேவைப் பதிவேடுகள் பராமரிக்கப்படும் ஊழியர்களுக்கும், ஒப்பந்தப் பதிவேடுகளின் பைண்டிங் தோலில் இருக்கத் தேவையில்லை, ஆனால் துணியில் இருக்க வேண்டும், ஏனெனில் அவை 6 ஆண்டுகளுக்கு பாதுகாக்கப்பட வேண்டும்."