Peravai Academy - PA Exam Study materials – 51
Redirection
Articles can be re-directed to another destination within India, but to the same addressee, when:
∙ Addressee has left instructions at the P.O. or
∙ Based on information brought by the Postman
Following are the conditions governing redirection;
∙ Can be done only by the office of destination
∙ No fee for letter mail articles
∙ For parcel post, 50% of the original postage is to be collected
∙ Letter mail article to be redirected, can be dropped in LB of the same post town or handed over to postman
∙ Article should not have been opened
∙ Foreign inward articles can be redirected within the country only, under these conditions
On the article for redirection, the name of the post town of destination is scored out and the revised destination and address are written on the face of the article in red ink. If the article cannot accommodate any more writing, the revised address is written on a separate label and pasted to the article, in such a manner that the old address is also visible.
Action on common irregularities
Whenever any irregularity is noticed, the first duty of the PA shall be to make an entry in the Error Book and bring it to the notice of the Postmaster. A copy of the Error Entry (Error Extract) should be sent to the office concerned if the error is committed by some other office.
Let us study a few common errors, and action required to be taken, in addition to making entry in the Error Book and sending an extract.
Old letters found in letter box
If a letter, which was already delivered, is re-posted without payment of postage, the letter is treated as unpaid and double the deficiency is collected at the time of delivery. If a registered letter is re-posted after delivery without payment of postage, double the deficiency including registration fee is to be collected. A suitable remark should be made on the face of the article.
A due bag not received
This should be brought to the notice of Postmaster immediately. A telephonic message is to be sent to the office from which the bag is expected, and also to the Divisional Superintendent.
Discrepancy in Mail List
If a bag is received, without an entry in the Mail list, then we should examine whether the bag is addressed to our office; if not, the bag should be forwarded to the correct destination (as per the entry available on the tag label) after making an error entry and with an error extract to the office which prepared the Mail list.
If a bag is not received, for which there is an entry in the Mail list, a telephonic message should be sent to the office, which prepared the Mail list with a copy to Divisional Superintendent.
Mail bag received in tampered condition:
The matter should be brought to the notice of Postmaster, who will take necessary action to open it in the presence of witnesses.
Article received in damaged condition
Should be shown to the Postmaster.If the article is deliverable by the office which noticed the condition, the article should be closed/protected before it is handed over to Postman for delivery. If necessary, it should be enclosed in an envelope; a remark made on the cover, and sent out for delivery. If it is to be dispatched to the office other than the officeof receipt, it should be closed or protected in a cover and to be addressed the Postmaster of destination along with an error extract.
Articles found without contents
A remark should be made on the face of the article and addressee should be requested to inform the probable contents. An enquiry should be made with the home RLO, based on the information given by the addressee.
Articles received missent
Such articles should be returned to the parent mail office for further disposal. Repeated missending by Mail office should be reported to the Divisional/RMS Superintendent for remedial measures.
Parcel List/Parcels not received in the Mailbag
The office concerned should be informed and asked to send the list/parcels.
பேரவை அகாடமி - PA தேர்வு ஆய்வுப் பொருட்கள் - 51
திசை திருப்புதல்
பின்வரும் சந்தர்ப்பங்களில், கட்டுரைகள் இந்தியாவிற்குள் மற்றொரு இடத்திற்கு, ஆனால் அதே பெறுநருக்கு, திசை திருப்பப்படலாம்:
- பெறுநர் P.O. இல் அறிவுறுத்தல்களை விட்டுச் சென்றிருந்தால் அல்லது
- தபால்காரர் கொண்டு வந்த தகவலின் அடிப்படையில்
திசை திருப்புதலை நிர்வகிக்கும் நிபந்தனைகள் பின்வருமாறு;
- இலக்கு அலுவலகத்தால் மட்டுமே செய்ய முடியும்
- கடித அஞ்சல் கட்டுரைகளுக்கு கட்டணம் இல்லை
- பார்சல் தபாலுக்கு, அசல் தபால் கட்டணத்தில் 50% வசூலிக்கப்பட வேண்டும்
- திசை திருப்பப்பட வேண்டிய கடித அஞ்சல் கட்டுரையை அதே தபால் நகரின் LB இல் போடலாம் அல்லது தபால்காரரிடம் ஒப்படைக்கலாம்
- கட்டுரை திறக்கப்படக்கூடாது
- வெளிநாட்டு உள்வரும் கட்டுரைகள் இந்த நிபந்தனைகளின் கீழ் நாட்டிற்குள் மட்டுமே திசை திருப்பப்படலாம்
திசை திருப்புதலுக்கான கட்டுரையில், இலக்கு தபால் நகரின் பெயர் அடிக்கப்பட்டு, திருத்தப்பட்ட இலக்கு மற்றும் முகவரி கட்டுரையின் முகத்தில் சிவப்பு மையில் எழுதப்படும். கட்டுரையில் மேலும் எழுத இடம் இல்லை என்றால், திருத்தப்பட்ட முகவரி ஒரு தனி லேபிளில் எழுதப்பட்டு, பழைய முகவரியும் தெரியும் வகையில் கட்டுரையில் ஒட்டப்படும்.
பொதுவான முறைகேடுகளில் நடவடிக்கை
முறைகேடு ஏதேனும் கவனிக்கப்பட்டால், PA இன் முதல் கடமை பிழை புத்தகத்தில் உள்ளீடு செய்து அதை போஸ்ட்மாஸ்டரின் கவனத்திற்கு கொண்டு வருவதாகும். பிழை வேறு அலுவலகத்தால் செய்யப்பட்டிருந்தால், சம்பந்தப்பட்ட அலுவலகத்திற்கு பிழை உள்ளீட்டின் (பிழை சாறு) நகல் அனுப்பப்பட வேண்டும். பிழை புத்தகத்தில் உள்ளீடு செய்து சாறு அனுப்புவதோடு கூடுதலாக, சில பொதுவான பிழைகள் மற்றும் எடுக்க வேண்டிய நடவடிக்கைகளை நாம் படிப்போம்.
கடிதப் பெட்டியில் காணப்படும் பழைய கடிதங்கள்
ஏற்கனவே டெலிவரி செய்யப்பட்ட கடிதம், தபால் கட்டணம் செலுத்தாமல் மீண்டும் இடப்பட்டால், அந்தக் கடிதம் செலுத்தப்படாததாகக் கருதப்பட்டு, டெலிவரி நேரத்தில் இரு மடங்கு பற்றாக்குறை வசூலிக்கப்படும். டெலிவரிக்குப் பிறகு பதிவு செய்யப்பட்ட கடிதம் தபால் கட்டணம் செலுத்தாமல் மீண்டும் இடப்பட்டால், பதிவு கட்டணம் உட்பட இரு மடங்கு பற்றாக்குறை வசூலிக்கப்பட வேண்டும். கட்டுரையின் முகத்தில் பொருத்தமான குறிப்பு செய்யப்பட வேண்டும்.
நிலுவையில் உள்ள பை கிடைக்கவில்லை
இது உடனடியாக போஸ்ட்மாஸ்டரின் கவனத்திற்கு கொண்டு வரப்பட வேண்டும். பை எதிர்பார்க்கப்படும் அலுவலகத்திற்கும், கோட்ட கண்காணிப்பாளருக்கும் தொலைபேசி செய்தி அனுப்பப்பட வேண்டும்.
அஞ்சல் பட்டியலில் முரண்பாடு
அஞ்சல் பட்டியலில் உள்ளீடு இல்லாமல் ஒரு பை பெறப்பட்டால், பை எங்கள் அலுவலகத்திற்கு முகவரியிடப்பட்டுள்ளதா என்பதை நாம் பரிசோதிக்க வேண்டும்; இல்லையென்றால், பிழை உள்ளீடு செய்த பிறகு மற்றும் அஞ்சல் பட்டியலைத் தயாரித்த அலுவலகத்திற்கு பிழை சாறுடன் (டேக் லேபிளில் கிடைக்கும் உள்ளீட்டின்படி) சரியான இலக்குக்கு பை அனுப்பப்பட வேண்டும்.
அஞ்சல் பட்டியலில் உள்ளீடு உள்ள ஒரு பை கிடைக்கவில்லை என்றால், அஞ்சல் பட்டியலைத் தயாரித்த அலுவலகத்திற்கு தொலைபேசி செய்தி அனுப்பப்பட வேண்டும், அதன் நகல் கோட்ட கண்காணிப்பாளருக்கு அனுப்பப்பட வேண்டும்.
மாற்றியமைக்கப்பட்ட நிலையில் அஞ்சல் பை பெறப்பட்டது:
இந்த விஷயம் போஸ்ட்மாஸ்டரின் கவனத்திற்கு கொண்டு வரப்பட வேண்டும், அவர் சாட்சிகள் முன்னிலையில் அதை திறக்க தேவையான நடவடிக்கைகளை எடுப்பார்.
சேதமடைந்த நிலையில் கட்டுரை பெறப்பட்டது
போஸ்ட்மாஸ்டரிடம் காட்டப்பட வேண்டும். நிலைமையை கவனித்த அலுவலகத்தால் கட்டுரை டெலிவரி செய்யக்கூடியதாக இருந்தால், டெலிவரிக்கு தபால்காரரிடம் ஒப்படைப்பதற்கு முன்பு கட்டுரை மூடப்பட வேண்டும்/பாதுகாக்கப்பட வேண்டும். தேவைப்பட்டால், அது ஒரு உறையில் இணைக்கப்பட வேண்டும்; அட்டையில் ஒரு குறிப்பு செய்து, டெலிவரிக்கு அனுப்ப வேண்டும். ரசீது அலுவலகம் தவிர வேறு அலுவலகத்திற்கு அனுப்பப்பட வேண்டுமென்றால், அது ஒரு உறையில் மூடப்பட வேண்டும் அல்லது பாதுகாக்கப்பட வேண்டும் மற்றும் பிழை சாறுடன் இலக்கு போஸ்ட்மாஸ்டருக்கு முகவரியிடப்பட வேண்டும்.
உள்ளடக்கம் இல்லாமல் கட்டுரைகள் கண்டுபிடிக்கப்பட்டன
கட்டுரையின் முகத்தில் ஒரு குறிப்பு செய்து, சாத்தியமான உள்ளடக்கங்களைப் பற்றி தெரிவிக்க பெறுநரிடம் கோர வேண்டும். பெறுநர் அளித்த தகவலின் அடிப்படையில், வீட்டு RLO உடன் விசாரணை செய்ய வேண்டும்.
தவறாக அனுப்பப்பட்ட கட்டுரைகள் பெறப்பட்டன
அத்தகைய கட்டுரைகள் மேலும் அகற்றலுக்காக பெற்றோர் தபால் அலுவலகத்திற்கு திருப்பி அனுப்பப்பட வேண்டும். தபால் அலுவலகத்தால் மீண்டும் மீண்டும் தவறாக அனுப்புவது, தீர்வு நடவடிக்கைகளுக்காக கோட்ட/RMS கண்காணிப்பாளருக்கு தெரிவிக்கப்பட வேண்டும்.
அஞ்சல் பையில் பார்சல் பட்டியல்/பார்சல்கள் கிடைக்கவில்லை
சம்பந்தப்பட்ட அலுவலகத்திற்கு தகவல் தெரிவிக்கப்பட்டு, பட்டியல்/பார்சல்களை அனுப்ப கேட்க வேண்டும்.
Post a Comment