Refresher Questions for Exam Preparation (Set - 1)

 PA Exam Materials - Examination point of view - 17- Volume VI Part III
PLEASE READ AND KEEP MEMORY THE FOLLOWING POINTS
READ FOR THE EXAMINATION PURPOSE
Gist of rules from Volume VI Part III for examination purpose 

661. The following particulars should also be furnished on the reverse of the daily account.
i. Details of remittances received and sent from or to HO or other SO 
ii. Particulars of UCR , UCP, bills paid , reason for holding cash/stamp below minimum or excess maximum 
iii. Requisition for postage entered in remarks column 
iv. All documents sent to along with the daily 
662. SO summary in Head office is prepared by Sub account assistant
663. The purpose of maintaining the SO summary is 
i) For consolidating the monetary transaction of the SOs in account with it 
ii) To check the transaction of the SOs including the branch offices in account with them.
iii) To watch the cash and stamps and postage due in transit between the HO and the SO under it.
664. When the amount held in cash by a SO exceeds the authorized max balance and cash is held below the authorized balance are required to be brought to the notice of the postmaster by the sub account assistant. (58)
665. Remittances from a branch office to its account office are either sent by post or through carrier eg. Postmen, Village  Postmen or Overseer's.
666. Registered bag containing cash bag should be sealed by Insured seal.
667. BO account bag received in the account office should be opened by Treasurer in presence of Sub account assistant.
668. Cash bag received in account office should be opened by Treasurer in the presence of sub account assistant.
669. Remittance exchanged between two sub offices entered in SO summary at HO (46).
670. When incorrect items are noticed in a sub office daily account, the daily account received from a SO should be returned for rectification of errors.
671. Cash bag should be sealed by Cash seal.
672. A BO bag sent a branch office by its account office must always contain BO slip and it may contain Money order for payment, Cash bag containing cash/stamp, SB document, and saving certificates (61)
673. Contents of BO bag sent by the BO to its account office must always contain BO daily account and it may contain Paid and unpaid Mos, and Cash bag with or without cash. (65)
674. The following entry will be made in BO.
i) To invoice remittance noting the details of cash (including stamps) sent to the branch office.
ii) To confirm the accuracy of the daily account last received from the BO by entering the balance in words and figure of last BO daily account .
iii)To note the particulars of articles, documents, account office receipts, sent to the branch office. 
iv) To give instructions to the BPM whenever necessary. (63)
675. BO Slips are prepared in Duplicate. (63) 
676. Entries in BO slip are made and signed by Sub account assistant . (63)
677. Acquittance rolls should be signed by Postmaster, HO and forwarded to sub/ branch offices for effecting payment. (91)
678. The acquittance rolls should not be detained in the SO beyond the Tenth day of the month in which the pay is disbursed. (91)
679. Authorized balance to SO are fixed by Supdt of Post office. (102)
680. The duties of Head postman is 
i) To convey cash from and to the treasury or town Sos 
ii)To take out for delivery article that have been returned by other postman as unclaimed or refused
iii) To work in the place of any postman who is temporarily absent (106)
தபால் அலுவலக கையேடு, தொகுதி VI, பகுதி I - தேர்வுக்கான முக்கிய விதிகள் (தொடர்ச்சி)
661. தினசரி கணக்கின் பின்புறத்தில் பின்வரும் விவரங்களும் வழங்கப்பட வேண்டும்: i. தலைமை அலுவலகம் அல்லது பிற துணை அலுவலகங்களிலிருந்து பெறப்பட்ட மற்றும் அனுப்பப்பட்ட பணப் பரிவர்த்தனைகளின் விவரங்கள் ii. வகைப்படுத்தப்படாத ரசீதுகள் (UCR), வகைப்படுத்தப்படாத செலுத்துதல்கள் (UCP), செலுத்தப்பட்ட பில்கள், குறைந்தபட்சம் அல்லது அதிகபட்ச வரம்பை மீறி ரொக்கம்/தபால் தலைகளை வைத்திருப்பதற்கான காரணம் iii. தபால் தலைக்கான தேவை குறிப்புகள் பத்தியில் உள்ளிடப்பட வேண்டும் iv. தினசரி கணக்குடன் அனுப்பப்பட்ட அனைத்து ஆவணங்களும்
662. தலைமை அலுவலகத்தில் துணை அலுவலக சுருக்கம் துணைக்கணக்கு உதவியாளரால் தயாரிக்கப்படுகிறது.
663. துணை அலுவலக சுருக்கத்தை பராமரிப்பதன் நோக்கம்: i) அதனுடன் கணக்கு வைத்திருக்கும் துணை அலுவலகங்களின் பணப் பரிவர்த்தனைகளை ஒருங்கிணைத்தல் ii) அதனுடன் கணக்கு வைத்திருக்கும் கிளை அலுவலகங்கள் உட்பட துணை அலுவலகங்களின் பரிவர்த்தனைகளை சரிபார்த்தல் iii) தலைமை அலுவலகம் மற்றும் அதன் கீழ் உள்ள துணை அலுவலகங்களுக்கு இடையே உள்ள ரொக்கம், தபால் தலைகள் மற்றும் நிலுவையில் உள்ள தபால் கட்டணம் ஆகியவற்றைக் கண்காணித்தல்
664. ஒரு துணை அலுவலகத்தில் ரொக்கமாக வைத்திருக்கும் தொகை அங்கீகரிக்கப்பட்ட அதிகபட்ச இருப்பை மீறும்போது மற்றும் ரொக்கம் அங்கீகரிக்கப்பட்ட இருப்பை விட குறைவாக இருக்கும்போது, துணைக்கணக்கு உதவியாளர் அதை தபால் நிலைய அதிகாரியின் கவனத்திற்கு கொண்டு வர வேண்டும் (58).
665. ஒரு கிளை அலுவலகத்திலிருந்து அதன் கணக்கு அலுவலகத்திற்கு அனுப்பப்படும் பணம் தபால் மூலமாகவோ அல்லது தபால்காரர்கள், கிராமிய தபால்காரர்கள் அல்லது மேற்பார்வையாளர்கள் போன்ற கேரியர் மூலமாகவோ அனுப்பப்படுகிறது.
666. பணப்பை அடங்கிய பதிவு செய்யப்பட்ட பை காப்பீடு முத்திரையால் சீல் வைக்கப்பட வேண்டும்.
667. கணக்கு அலுவலகத்தில் பெறப்பட்ட கிளை அலுவலக கணக்கு பை கருவூலரால் துணைக்கணக்கு உதவியாளர் முன்னிலையில் திறக்கப்பட வேண்டும்.
668. கணக்கு அலுவலகத்தில் பெறப்பட்ட பணப்பை கருவூலரால் துணைக்கணக்கு உதவியாளர் முன்னிலையில் திறக்கப்பட வேண்டும்.
669. இரண்டு துணை அலுவலகங்களுக்கு இடையே பரிமாற்றம் செய்யப்பட்ட பணம் தலைமை அலுவலகத்தில் உள்ள துணை அலுவலக சுருக்கத்தில் உள்ளிடப்படுகிறது (46).
670. ஒரு துணை அலுவலகத்தின் தினசரி கணக்கில் தவறான விவரங்கள் காணப்பட்டால், துணை அலுவலகத்திலிருந்து பெறப்பட்ட தினசரி கணக்கு பிழைகளை சரிசெய்வதற்காக திருப்பி அனுப்பப்பட வேண்டும்.
671. பணப்பை ரொக்க முத்திரையால் சீல் வைக்கப்பட வேண்டும்.
672. ஒரு கிளை அலுவலகத்திற்கு அதன் கணக்கு அலுவலகத்தால் அனுப்பப்படும் கிளை அலுவலக பை எப்போதும் கிளை அலுவலக சீட்டைக் கொண்டிருக்க வேண்டும், மேலும் அதில் பணம் செலுத்துவதற்கான மணியார்டர், ரொக்கம்/தபால் தலைகள் அடங்கிய பணப்பை, சேமிப்பு வங்கி ஆவணம் மற்றும் சேமிப்பு சான்றிதழ்கள் இருக்கலாம் (61).
673. கிளை அலுவலகத்தால் அதன் கணக்கு அலுவலகத்திற்கு அனுப்பப்படும் கிளை அலுவலக பையில் எப்போதும் கிளை அலுவலக தினசரி கணக்கு இருக்க வேண்டும், மேலும் அதில் செலுத்தப்பட்ட மற்றும் செலுத்தப்படாத மணியார்டர்கள் மற்றும் ரொக்கத்துடன் அல்லது ரொக்கம் இல்லாமல் பணப்பை இருக்கலாம் (65).
674. கிளை அலுவலகத்தில் பின்வரும் உள்ளீடுகள் செய்யப்படும்: i) கிளை அலுவலகத்திற்கு அனுப்பப்பட்ட ரொக்கம் (தபால் தலைகள் உட்பட) விவரங்களைக் குறிப்பிடும் பற்றுச்சீட்டு பணப் பரிவர்த்தனை. ii) கடைசியாக கிளை அலுவலகத்திலிருந்து பெறப்பட்ட தினசரி கணக்கின் துல்லியத்தை உறுதிப்படுத்த, கடைசி கிளை அலுவலக தினசரி கணக்கின் இருப்பை வார்த்தைகளிலும் எண்களிலும் உள்ளிடுதல். iii) கிளை அலுவலகத்திற்கு அனுப்பப்பட்ட பொருட்கள், ஆவணங்கள், கணக்கு அலுவலக ரசீதுகள் ஆகியவற்றின் விவரங்களைக் குறிப்பிடுதல். iv) தேவைப்படும்போது கிளை போஸ்ட் மாஸ்டருக்கு அறிவுறுத்தல்களை வழங்குதல் (63).
675. கிளை அலுவலக சீட்டுகள் இரண்டு பிரதிகளில் தயாரிக்கப்படுகின்றன (63).
676. கிளை அலுவலக சீட்டில் உள்ளீடுகள் துணைக்கணக்கு உதவியாளரால் செய்யப்பட்டு கையொப்பமிடப்படுகின்றன (63).
677. பட்டுவாடாப் பட்டியல்கள் தலைமை அலுவலக தபால் நிலைய அதிகாரியால் கையொப்பமிடப்பட்டு, பணம் செலுத்துவதற்காக துணை/கிளை அலுவலகங்களுக்கு அனுப்பப்பட வேண்டும் (91).
678. ஊதியம் வழங்கப்பட்ட மாதத்தின் பத்தாவது நாளுக்கு மேல் பட்டுவாடாப் பட்டியல்கள் துணை அலுவலகத்தில் நிறுத்தி வைக்கப்படக்கூடாது (91).
679. துணை அலுவலகத்திற்கான அங்கீகரிக்கப்பட்ட இருப்பு தபால் அலுவலக கண்காணிப்பாளரால் நிர்ணயிக்கப்படுகிறது (102).
680. தலைமை தபால்காரரின் கடமைகள்: i) கருவூலம் அல்லது நகர துணை அலுவலகங்களிலிருந்து ரொக்கம் எடுத்துச் செல்வது மற்றும் கொண்டு வருவது. ii) மற்ற தபால்காரர்களால் கோரப்படாத அல்லது மறுக்கப்பட்டதாக திருப்பி அனுப்பப்பட்ட பொருட்களை விநியோகத்திற்காக எடுத்துச் செல்வது. iii) தற்காலிகமாக இல்லாத எந்த தபால்காரருக்கும் பதிலாக வேலை செய்வது (106).


87. PA Exam Materials - Examination point of view - 33
PLEASE READ AND KEEP MEMORY THE FOLLOWING POINTS
READ FOR THE EXAMINATION PURPOSE
Gist of rules from Volume VI Part III for examination purpose 

681. Village postman register.
i) Village postman register is Form 85 is kept by each postman.
ii) Address of the all article a/w No is to be entered in the register.
iii) The postage due on the unpaid article is to be entered in this register. (135)
682. Village postman book 
i) Village postman book is form 86 should be kept by each village postman.
ii)Before proceeding on his beat, the village postman must enter in it the date and day of the week on which he leaves the post office and the names of all villages that he required to visit.
iii) As each village is visited, the village postman should obtain the signature of the Headman or other responsible person with date and time. (136)
683. The cash bag should always be sent to the account office by the BPM enclosed on the BO daily account.
684. BO Journal in form Pa 5 kept in all Bos. 
685. Book of BO receipts containing 100 printed serially numbered receipts in duplicate is supplied to the BO.
686. A note of the wanting voucher that is required in support of an entry in the daily account should be made in the remarks column of the so. or BO. summary against the office concerned and should be copied from day-to-day till the receipt of the voucher. [Rule 4 - VI Part III]
687. An Account bag from the Head Office to the sub-office will contain the S.O. slip and that from the sub-office to the Head Office will contain the S.O. daily account.
688. When a remittance to a so is to be sent through a postman, overseer, or other subordinate, in excess of Rs. 250 should be enclosed in a cash bag. [Rule 23 - Part III]
689. The account bag by a Head Office to its sub-offices must contain a S.O. slip.  [Rule 17 - VI Part III]
690. If the remittance is to be enclosed in a cash bag, the money together with a memo. Giving full particulars of the remittance should be placed inside the bag and the bag should be closed and weighed in the presence of the carrier.  (R-171-172-Vol VI Pt-III)
691. The sub-account assistant should immediately bring to the attention of the postmaster whenever he notices the cash balances of a S.O. including the amount with its village postmen, is (i) in excess of the maximum, or (ii) less than the minimum, limit fixed for the purpose. [Rule 58 -VI Part III]
692. The visit book should then be initialled by the sub-account assistant. [Rule 78 - VI Part III]
693. Book of B.O. receipts containing 100 printed serially numbered receipts in duplicate is supplied to the branch offices for booking Money Orders, Regd./Insured Letters, Parcels & V.P. articles. 
694. Yearly village return should be kept in form MS.88 by the BPM.
695. A Branch Office Journal is a record in form Pa-5, kept in all Bos. There is no separate aggregate limit in respect of money orders that may be entrusted for payment to a postman or village postman. 
696. A cash office is a sub-office which, in addition to performing the ordinary work of a sub-office, serves as a depot for cash, which it supplies to or receives from other sub-offices. [Rule 7 - VI Part III]
697. An account bag is exchanged between sub-office and its Head Office to enclose cash and articles and documents connected with accounts.
698. The account bag will be retained by the treasurer where there is remittance, until the time for dispatch, when it will be handed over by him under receipt to the sorting or mail department, as the case may be. [Rule 27 –Part III]
699. The liabilities of a sub-office will comprise of the total amount of the M.Os., warrants of payment and acquaintance rolls remaining unpaid in the S.O. [Rule 31 - VI Part - III]
700. If any incorrect account item is noticed in the sub-office daily account, or if the account items in the daily account have been incorrectly totalled or if an incorrect opening balance is brought forward in the daily account or if the closing balance is incorrectly struck, the correct amount should be entered in the accounts of the Head Office; but the sub-post-masters figures in the daily accounts should not be corrected or altered in any way. [Rule 54 - VI Part III)