85. PA Exam Materials - Examination point of view - 31
PLEASE READ AND KEEP MEMORY THE FOLLOWING POINTS
READ FOR THE EXAMINATION PURPOSE
Gist of rules from Volume VI Part III for examination purpose
637. BO daily account exchanged between either BO and HO or BO and SO (2).
638. Whenever a voucher that is required in support of an entry in the daily account, is not received in the account office, a note of the irregularity should be made in the error book and a remark should be written by the sub-account assistant on the daily account against the particulars of the missing. (4)
639. BO sent to its account office is BO daily account.
640. Sub office sent to Branch office BO is BO Slip.
641. Head office sent to SO is SO Slip.
642. SO slip prepared in HO by Sub account assistant.
643. SO slip prepared in duplicate .
644. If the voucher is not submitted on the call, or no explanation is afforded by the Sub office or Brach offices concerned for withholding the voucher, the case should be reported to the Divisional Supdt.
645. If the item of account cannot be properly classified in the account office it should be credited under UCR or taken as UCP. (4)
646. A cash office is a sub office which, in addition to performing the ordinary work of sub office. Those offices are made cash offices to other sub office. Ordinarily every SO situated at a treasury station will be required to act as cash office with the sanction of Suptd of Post office. (7)
647. When an urgent demand for additional funds is received form a sub office, after the daily account bag for the office has been dispatched an urgent demand will not be entertained in any case after bag dispatched and remittance if possible should be dispatched through special carrier. (10)
648. The sub post offices should keep funds by drawing from the treasury in the case of SO situated at treasury station; by remittances from another SO and by remittances from the HO. (11)
649. The arrangements exist for the disposal of surplus collection at SO are
i) By drawing to the treasury in the case of SO situated at treasury station
ii) By remittances to another SO
iii) By remittances to the HO (12)
650. SO slip prepared in form PA 3 by HO to each of its SO in every day enclosed in the account bag. Amount with details, of cash (including stamps) sent to the SO should be mentioned. The balance of list of daily account received from the SO and accounted for in the HO. Particulars of documents and serial number and value of Postal order, sent to SO (18)
651. An account bag from the SO to HO contain i. The SO daily A/c, MO issue journal, MO paid list. ii) List of SB transactions/List of SB documents iii) Memo of IPO, Certificate, issued and discharged iv) A rolls, daily list of PLI premia collected and paid.
652. An account bag from the Head Office to Sub office contain i) The SO slip , ii) A cash bag containing cash including postage stamps iii) IPO, Saving certificate, for sales iv) SB Slip (SB 27), BO daily account after check, Blank MO forms for sale
653. Ordinarily cash in excess of Rs 250 should be enclosed in a cash bag (23)
654. When a remittance is made to a SO through a special carrier, in which document a remark should be written for the information of SPM as to how the money was sent in the SO Slip (23)
655. In sub offices cash received through special carrier a receipt for the sum should be given Carrier's book or dairy (23)
656. On return of the carrier to the HO the Treasurer should be examine the dairy or book of the carrier to see that a receipt for the remittance has been obtained by him and initial it with date in token of having carried out the examination. (23)
657. When no cash bags are enclosed, the account bags will be closed and sealed by Sub account assistant.
658. When any remittance of cash/stamp are enclosed, the account bag the treasurer should then enclose the cash/ in the cash bag in the presence of the Sub account assistant and close and seal it also in the presence of the sub account assistant. (27)
659. The SO daily account is prepared by the sub postmaster himself.
660. Reasons for holding cash balances in excess of the prescribed maximum an below prescribed minimum and the reasons for holding stamps balances excess should be recorded in Remarks column of daily account.
தபால் அலுவலக கையேடு, தொகுதி VI, பகுதி I - தேர்வுக்கான முக்கிய விதிகள் (தொடர்ச்சி)
637. கிளை அலுவலக தினசரி கணக்கு தலைமை அலுவலகம் மற்றும் கிளை அலுவலகம் அல்லது துணை அலுவலகம் மற்றும் கிளை அலுவலகம் இடையே பரிமாற்றம் செய்யப்படுகிறது (2).
638. தினசரி கணக்கில் உள்ள ஒரு உள்ளீட்டை ஆதரிக்கத் தேவையான பற்றுச்சீட்டு கணக்கு அலுவலகத்தில் பெறப்படாவிட்டால், ஒழுங்கின்மை பிழைப் புத்தகத்தில் குறிப்பிடப்பட வேண்டும், மேலும் காணாமல் போன விவரங்களுக்கு எதிராக துணைக்கணக்கு உதவியாளர் தினசரி கணக்கில் ஒரு குறிப்பை எழுத வேண்டும் (4).
639. கிளை அலுவலகம் அதன் கணக்கு அலுவலகத்திற்கு அனுப்பப்படுவது கிளை அலுவலக தினசரி கணக்கு ஆகும்.
640. துணை அலுவலகம் கிளை அலுவலகத்திற்கு அனுப்புவது கிளை அலுவலக சீட்டு ஆகும்.
641. தலைமை அலுவலகம் துணை அலுவலகத்திற்கு அனுப்புவது துணை அலுவலக சீட்டு ஆகும்.
642. துணை அலுவலக சீட்டு தலைமை அலுவலகத்தில் துணைக்கணக்கு உதவியாளரால் தயாரிக்கப்படுகிறது.
643. துணை அலுவலக சீட்டு இரண்டு பிரதிகளில் தயாரிக்கப்படுகிறது.
644. அழைப்பின் பேரில் பற்றுச்சீட்டு சமர்ப்பிக்கப்படாவிட்டால், அல்லது சம்பந்தப்பட்ட துணை அலுவலகம் அல்லது கிளை அலுவலகங்கள் பற்றுச்சீட்டை நிறுத்தி வைத்ததற்கான விளக்கம் அளிக்கப்படாவிட்டால், இந்த வழக்கு கோட்ட கண்காணிப்பாளருக்கு தெரிவிக்கப்பட வேண்டும்.
645. கணக்கு அலுவலகத்தில் கணக்கு விவரத்தை சரியாக வகைப்படுத்த முடியாவிட்டால், அது வகைப்படுத்தப்படாத ரசீதுகள் (UCR) கீழ் வரவு வைக்கப்பட வேண்டும் அல்லது வகைப்படுத்தப்படாத செலுத்துதல் (UCP) ஆக எடுக்கப்பட வேண்டும் (4).
646. பண அலுவலகம் என்பது துணை அலுவலகத்தின் சாதாரண பணிகளைச் செய்வதோடு கூடுதலாக, மற்ற துணை அலுவலகங்களுக்கும் பண அலுவலகமாக செயல்படும் ஒரு துணை அலுவலகமாகும். பொதுவாக கருவூல நிலையத்தில் அமைந்துள்ள ஒவ்வொரு துணை அலுவலகமும் தபால் அலுவலக கண்காணிப்பாளரின் அனுமதியுடன் பண அலுவலகமாக செயல்பட வேண்டும் (7).
647. ஒரு துணை அலுவலகத்திலிருந்து கூடுதல் நிதிக்கு அவசர தேவை பெறப்பட்டால், அந்த அலுவலகத்திற்கான தினசரி கணக்கு பை அனுப்பப்பட்ட பிறகு, எந்தவொரு சந்தர்ப்பத்திலும் பை அனுப்பப்பட்ட பிறகு அவசர தேவை ஏற்றுக்கொள்ளப்படாது, மேலும் முடிந்தால் பணம் சிறப்பு கேரியர் மூலம் அனுப்பப்பட வேண்டும் (10).
648. கருவூல நிலையத்தில் அமைந்துள்ள துணை அலுவலகங்கள் கருவூலத்திலிருந்து பணம் எடுப்பதன் மூலமும், மற்றொரு துணை அலுவலகத்திலிருந்து பெறப்பட்ட பணத்தின் மூலமும், தலைமை அலுவலகத்திலிருந்து பெறப்பட்ட பணத்தின் மூலமும் நிதியை வைத்திருக்க வேண்டும் (11).
649. துணை அலுவலகத்தில் உபரி வசூலை அகற்றுவதற்கான ஏற்பாடுகள்: i) கருவூல நிலையத்தில் அமைந்துள்ள துணை அலுவலகங்கள் கருவூலத்திற்கு பணம் அனுப்புவதன் மூலம் ii) மற்றொரு துணை அலுவலகத்திற்கு பணம் அனுப்புவதன் மூலம் iii) தலைமை அலுவலகத்திற்கு பணம் அனுப்புவதன் மூலம் (12)
650. ஒவ்வொரு நாளும் தலைமை அலுவலகத்தால் அதன் ஒவ்வொரு துணை அலுவலகத்திற்கும் கணக்கு பையில் அடைத்து அனுப்பப்படும் துணை அலுவலக சீட்டு PA 3 படிவத்தில் தயாரிக்கப்படுகிறது. துணை அலுவலகத்திற்கு அனுப்பப்பட்ட ரொக்கம் (தபால் தலைகள் உட்பட) விவரங்களுடன் குறிப்பிடப்பட வேண்டும். துணை அலுவலகத்திலிருந்து பெறப்பட்ட மற்றும் தலைமை அலுவலகத்தில் கணக்கிடப்பட்ட தினசரி கணக்கின் பட்டியலின் இருப்பு. துணை அலுவலகத்திற்கு அனுப்பப்பட்ட தபால் ஆணைகளின் ஆவணங்கள், தொடர் எண் மற்றும் மதிப்பு விவரங்கள் (18).
651. துணை அலுவலகத்திலிருந்து தலைமை அலுவலகத்திற்கு செல்லும் கணக்கு பையில் பின்வருவன அடங்கும்: i. துணை அலுவலக தினசரி கணக்கு, மணியார்டர் வழங்கல் இதழ், மணியார்டர் செலுத்திய பட்டியல். ii) சேமிப்பு வங்கி பரிவர்த்தனைகளின் பட்டியல்/சேமிப்பு வங்கி ஆவணங்களின் பட்டியல் iii) உள்நாட்டு அஞ்சல் ஆணை, சான்றிதழ் வழங்கல் மற்றும் வெளியேற்றம் பற்றிய குறிப்பு iv) ஏ ரோல்கள், வசூலிக்கப்பட்ட மற்றும் செலுத்தப்பட்ட அஞ்சல் ஆயுள் காப்பீட்டு பிரீமியங்களின் தினசரி பட்டியல்.
652. தலைமை அலுவலகத்திலிருந்து துணை அலுவலகத்திற்கு செல்லும் கணக்கு பையில் பின்வருவன அடங்கும்: i) துணை அலுவலக சீட்டு, ii) தபால் தலைகள் உட்பட ரொக்கம் அடங்கிய பணப்பை iii) விற்பனைக்கான உள்நாட்டு அஞ்சல் ஆணை, சேமிப்பு சான்றிதழ் iv) சேமிப்பு வங்கி சீட்டு (SB 27), சரிபார்க்கப்பட்ட கிளை அலுவலக தினசரி கணக்கு, விற்பனைக்கான வெற்று மணியார்டர் படிவங்கள்.
653. பொதுவாக ரூ. 250 க்கு அதிகமான ரொக்கம் பணப்பையில் அடைக்கப்பட வேண்டும் (23).
654. ஒரு சிறப்பு கேரியர் மூலம் ஒரு துணை அலுவலகத்திற்கு பணம் அனுப்பப்படும்போது, துணை தபால் நிலைய அதிகாரியின் தகவலுக்காக பணம் எவ்வாறு அனுப்பப்பட்டது என்று துணை அலுவலக சீட்டில் ஒரு குறிப்பு எழுதப்பட வேண்டும் (23).
655. துணை அலுவலகங்களில் சிறப்பு கேரியர் மூலம் பெறப்பட்ட பணத்திற்கான ரசீது கேரியரின் புத்தகம் அல்லது நாட்குறிப்பில் வழங்கப்பட வேண்டும் (23).
656. கேரியர் தலைமை அலுவலகத்திற்கு திரும்பியதும், கருவூலர் கேரியரின் நாட்குறிப்பு அல்லது புத்தகத்தை ஆய்வு செய்து, பணம் அனுப்பியதற்கான ரசீது அவரிடம் பெறப்பட்டுள்ளதா என்பதைப் பார்த்து, ஆய்வை மேற்கொண்டதற்கான அடையாளமாக தேதியுடன் கையொப்பமிட வேண்டும் (23).
657. பணப்பைகள் எதுவும் அடைக்கப்படாவிட்டால், கணக்கு பைகள் துணைக்கணக்கு உதவியாளரால் மூடப்பட்டு சீல் வைக்கப்படும்.
658. ரொக்கம்/தபால் தலைகள் அனுப்பப்படும்போது, கருவூலர் துணைக்கணக்கு உதவியாளர் முன்னிலையில் ரொக்கத்தை பணப்பையில் வைத்து, துணைக்கணக்கு உதவியாளர் முன்னிலையில் மூடி சீல் வைக்க வேண்டும் (27).
659. துணை அலுவலக தினசரி கணக்கு துணை தபால் நிலைய அதிகாரியால் தானே தயாரிக்கப்படுகிறது.
660. பரிந்துரைக்கப்பட்ட அதிகபட்சத்தை மீறியும், பரிந்துரைக்கப்பட்ட குறைந்தபட்சத்தை விடக் குறைவாகவும் ரொக்க இருப்புகளை வைத்திருப்பதற்கான காரணங்கள் மற்றும் அதிகப்படியான தபால் தலை இருப்புக்களை வைத்திருப்பதற்கான காரணங்கள் தினசரி கணக்கின் குறிப்புகள் பத்தியில் பதிவு செய்யப்பட வேண்டும்.
Post a Comment