Staff Rulings – 157 General Provident Fund (GPF)

 74. PA Exam Materials - Examination point of view - 20
PLEASE READ AND KEEP MEMORY OF THE FOLLOWING POINTS

Volume V
 READ FOR THE EXAMINATION PURPOSE

421. Statement of half yearly weighment system in form No M-105 of prepared in Quadruplicate. (Rule -234) 

422. All records of mail department except due mail & sorting list 1 year. Book of post marks (MS 18) & Postman book (MS-27) 1 1⁄2 year. Enumeration returns (MS-6) 2 years. All monthly statistical registers 3 years.(Annexure A of Volume V)

423. Preservation period Nominal roll cum attendance & destruction of record register is permanent. All records of registration and parcel dept except foreign article is 1 year. All records of registration and parcel dept related to foreign articles is 1 1⁄2 year. All records of MO is 1 1⁄2 year, IPO 42 months, Book of MO receipt is 2 years. (Annexure A of Volume V)

424. On receipt of information of highway robbery of mails, the Superintendent should take steps to obtain: The place from where the mail was last despatched. List of bags prepared in that office at (A) and particulars of their contents. Particulars and contents of other registered articles, cash etc., included in the bags from the offices of posting or dispatch.(Volume V- Cases of Highway robbery Rule 177-190

)
425. Order stamp and the unpaid stamps should be taken in a separate book of post marks to be kept in the personal custody of the postmaster (Rule-103)

426. Unpaid letters which are posted open or insecurely closed should be securely closed and forwarded to its destination. (Rule-111)

IV. Miscellaneous informations other than Vol V 

427. The resetting of the credit meter of the franking machine will be done at the PO. Cut out labels with frank impression on them for prepayment of postage cannot be used for insured articles. The 2nd class articles treated as 1st class mail in sorting are Greetings/ Regd Newspapers/ Wedding invitations. The duty of taxing postage on foreign articles rest entirely with the office of foreign exchange of the country of posting.

428. Bill of franking machine used is prepared in form MS10 b. In RMS offices, letter box key should be kept in custody of Sorting Assistant. Greeting cards are treated as first class mails in sorting. During the greeting season they are given air lift also without air surcharge otherwise surface mode. Label bundle should not contain more than 50 to 60 letters & post cards.

429. Minimum amount taxed on unpaid / insufficiently paid articles posted in post is: Re. 1/-

430. Undelivered Acknowledgements cards are to be destroyed after: - 4 months

431. Advertisement of products and services can be done through post office by using the facility of Business post.

432. UR letter in found office of deliver as unpaid should be charged Rs 5 & postage 

433. The loss of a Speed Post article should be reported to the Police through FIR if the value of the contents of the article is: 5,000/- or more.

434. Speed Post Pass Port service was launched 5th Mar 2001. 

435. Direct Post was introduced during June 2005.

436. Express parcel Post was re launched Mar 1999.

 
437. Logistic Post services was introduced on  3th Aug 2004.

438. E post service was introduced Jan 2004.

439. Bill mail service was introduced in Sep 2003.

 
440. Business Development Group was formed in Postal Department on  1st April 1999.

தொகுதி V
421. அரை ஆண்டு எடை அறிக்கை படிவம் எண் M-105 நான்கு பிரதிகளில் தயாரிக்கப்பட வேண்டும். (விதி -234)

422. நிலுவையில் உள்ள தபால் மற்றும் பிரிப்புப் பட்டியல் தவிர தபால் துறையின் அனைத்து பதிவுகளும் 1 வருடம். தபால் முத்திரைகள் புத்தகம் (MS 18) & தபால்காரர் புத்தகம் (MS-27) 1 1/2 வருடம். எண்ணிக்கை அறிக்கைகள் (MS-6) 2 வருடங்கள். அனைத்து மாதாந்திர புள்ளிவிவரப் பதிவேடுகளும் 3 வருடங்கள். (தொகுதி V-ன் பின்னிணைப்பு A)

423. பெயரளவிலான சுருள் வருகைப் பதிவேடு மற்றும் பதிவேடு அழிவு காலம் நிரந்தரமானது. பதிவு மற்றும் பார்சல் துறையின் அனைத்து பதிவுகளும் வெளிநாட்டு பொருட்கள் தவிர 1 வருடம். வெளிநாட்டு பொருட்கள் தொடர்பான பதிவு மற்றும் பார்சல் துறையின் அனைத்து பதிவுகளும் 1 1/2 வருடம். அனைத்து MO பதிவுகளும் 1 1/2 வருடம், IPO 42 மாதங்கள், MO ரசீது புத்தகம் 2 வருடங்கள். (தொகுதி V-ன் பின்னிணைப்பு A)

424. நெடுஞ்சாலை கொள்ளை பற்றிய தகவல் கிடைத்தவுடன், கண்காணிப்பாளர் பின்வரும் நடவடிக்கைகளை எடுக்க வேண்டும்: அஞ்சல் கடைசியாக அனுப்பப்பட்ட இடம். அந்த அலுவலகத்தில் (A) தயாரிக்கப்பட்ட பைகளின் பட்டியல் மற்றும் அவற்றின் உள்ளடக்கங்களின் விவரங்கள். பதிவு செய்யப்பட்ட பிற பொருட்கள், பணம் போன்றவை, அனுப்பிய அல்லது விநியோக அலுவலகங்களிலிருந்து பைகளில் உள்ளடக்கப்பட்டுள்ள விவரங்கள் மற்றும் உள்ளடக்கம். (தொகுதி V- நெடுஞ்சாலை கொள்ளை வழக்குகள் விதி 177-190)

425. உத்தரவு முத்திரை மற்றும் செலுத்தப்படாத முத்திரைகள் தனி தபால் முத்திரை புத்தகத்தில் வைக்கப்பட வேண்டும், அது தபால் நிலைய அதிகாரியின் தனிப்பட்ட பாதுகாப்பில் இருக்க வேண்டும் (விதி-103).

426. திறந்த அல்லது பாதுகாப்பற்ற முறையில் மூடப்பட்ட செலுத்தப்படாத கடிதங்கள் பாதுகாப்பாக மூடப்பட்டு அதன் முகவரிக்கு அனுப்பப்பட வேண்டும். (விதி-111)

IV. தொகுதி V தவிர பிற இதர தகவல்கள்
427. அஞ்சல் அலுவலகத்தில் ஃபிராங்கிங் இயந்திரத்தின் கடன் மீட்டரை மீட்டமைக்கப்படும். அஞ்சல் கட்டணம் செலுத்துவதற்காக ஃபிராங்க் முத்திரையுடன் வெட்டப்பட்ட லேபிள்கள் காப்பீடு செய்யப்பட்ட பொருட்களுக்கு பயன்படுத்தப்படக்கூடாது. பிரித்தெடுக்கும்போது 2 ஆம் வகுப்பு பொருட்கள் 1 ஆம் வகுப்பு அஞ்சலாக கருதப்படுபவை வாழ்த்து அட்டைகள் / பதிவு செய்யப்பட்ட செய்தித்தாள்கள் / திருமண அழைப்பிதழ்கள். வெளிநாட்டு பொருட்களுக்கு அஞ்சல் கட்டணம் விதிக்கும் கடமை முழுமையாக அனுப்பிய நாட்டின் வெளிநாட்டு பரிமாற்ற அலுவலகத்தைச் சேர்ந்தது.

428. ஃபிராங்கிங் இயந்திரத்தின் கட்டணப்பட்டியல் படிவம் MS10 b இல் தயாரிக்கப்படுகிறது. RMS அலுவலகங்களில், கடிதப் பெட்டி சாவி பிரிப்பு உதவியாளரின் பாதுகாப்பில் வைக்கப்பட வேண்டும். வாழ்த்து அட்டைகள் பிரித்தெடுக்கும்போது முதல் வகுப்பு அஞ்சலாக கருதப்படுகின்றன. வாழ்த்து சீசனில் அவை விமானக் கட்டணம் இல்லாமல் விமானம் மூலமாகவும் அனுப்பப்படுகின்றன, இல்லையெனில் தரைவழி மூலமாகவும் அனுப்பப்படுகின்றன. லேபிள் கட்டு 50 முதல் 60 கடிதங்கள் மற்றும் தபால் அட்டைகளுக்கு மேல் இருக்கக்கூடாது.

429. அஞ்சலில் செலுத்தப்படாத / போதுமான கட்டணம் செலுத்தப்படாத பொருட்களுக்கு விதிக்கப்படும் குறைந்தபட்ச தொகை: ரூ. 1/-

430. விநியோகிக்கப்படாத ஒப்புகை அட்டைகள் அழிக்கப்பட வேண்டிய காலம்: - 4 மாதங்கள்

431. வணிக அஞ்சல் வசதியைப் பயன்படுத்தி தபால் அலுவலகம் மூலம் பொருட்கள் மற்றும் சேவைகளின் விளம்பரம் செய்யலாம்.

432. முகவரி கிடைக்காத கடிதம் கண்டுபிடிக்கப்பட்ட அலுவலகத்தில் செலுத்தப்படாததாக இருந்தால் ரூ 5 மற்றும் அஞ்சல் கட்டணம் வசூலிக்கப்படும்.

433. ஸ்பீட் போஸ்ட் கட்டுரை தொலைந்து போனால், கட்டுரையின் உள்ளடக்கங்களின் மதிப்பு ரூ. 5,000/- அல்லது அதற்கு மேல் இருந்தால் போலீசில் FIR மூலம் தெரிவிக்கப்பட வேண்டும்.

434. ஸ்பீட் போஸ்ட் பாஸ்போர்ட் சேவை 5 மார்ச் 2001 அன்று தொடங்கப்பட்டது.

435. நேரடி அஞ்சல் ஜூன் 2005 இல் அறிமுகப்படுத்தப்பட்டது.

436. எக்ஸ்பிரஸ் பார்சல் போஸ்ட் மார்ச் 1999 இல் மீண்டும் தொடங்கப்பட்டது.

437. லாஜிஸ்டிக் போஸ்ட் சேவைகள் 3 ஆகஸ்ட் 2004 அன்று அறிமுகப்படுத்தப்பட்டது.

438. இ-போஸ்ட் சேவை ஜனவரி 2004 இல் அறிமுகப்படுத்தப்பட்டது.

439. பில் மெயில் சேவை செப்டம்பர் 2003 இல் அறிமுகப்படுத்தப்பட்டது.

440. தபால் துறையில் வணிக மேம்பாட்டுக் குழு 1 ஏப்ரல் 1999 அன்று உருவாக்கப்பட்டது.