Peravai Academy - PA Exam Study materials – 53
Delivery of Accountable Mails
Receipt of registered bags:
Registered bags are received from Delivery PA.
The PA in charge of registration delivery branch has to examine the bags thoroughly just like examining a mail bag, before opening.
Opening of registered bag:
∙ Open the registered bag one by one personally in the presence of the Postmaster/APM.
∙ Tie the label with its cord and seal to one of the rings of the bag.
∙ Take the contents out.
∙ Turn the bag inside out and keep the bag aside.
∙ Check whether all the contents invoiced in the registered list have been correctly received and are in good condition.
∙ Sign the registered list and impress date stamp in the space provided. ∙ Note irregularities, if any, in the error book and bring it to the notice of the Postmaster.
Opening of insured envelope:
∙ Examine the condition of insured envelope to see that it is in good condition, it has been properly closed and sealed and the seals are intact.
∙ Weigh the insured envelope and compare it with the weight noted on the envelope. Note the ascertained weight in figures, on the registered list against the entry and on the envelope in words.
∙ Open the insured envelope carefully in the presence of the postmaster.
∙ Take out the insured letter with its acknowledgement. Examine the article carefully about its seals, conditions, etc., Weigh the article carefully. ∙ Compare the ascertained weight with that noted on the insured letter by the office of posting.
∙ Preserve the empty envelope till the insured letter is delivered
Separation of articles received for delivery:
∙ Separate the articles received into the following groups:
o Articles for delivery through B.Os
o Articles to be delivered at window
o Articles to be delivered through Postmen (including VP and COD) o Articles received missent
∙ Transfer the articles for delivery through BOs to Sub Account PA, duly invoiced
∙ Retain the articles for delivery at window for invoicing
∙ Articles for beats to be sorted beat wise for invoicing; While sorting the articles for beats, if three or more uninsured articles are addressed to a specific addressee, they should be separated for the preparation of Special Delivery List
∙ All VP articles received are invoiced and issued to Postman with RP-55 retaining the VPMO Form
பேரவை அகாடமி - PA தேர்வு ஆய்வுப் பொருட்கள் - 53
நிர்வாகப் பொறுப்புள்ள தபால்களின் டெலிவரி
பதிவு செய்யப்பட்ட பைகளைப் பெறுதல்:
பதிவு செய்யப்பட்ட பைகள் டெலிவரி PA இலிருந்து பெறப்படுகின்றன.
பதிவு டெலிவரி கிளையின் பொறுப்பில் உள்ள PA, திறப்பதற்கு முன் ஒரு தபால் பையை ஆய்வு செய்வது போல் பைகளை முழுமையாக ஆய்வு செய்ய வேண்டும்.
பதிவு செய்யப்பட்ட பையைத் திறத்தல்:
போஸ்ட்மாஸ்டர்/APM முன்னிலையில் பதிவு செய்யப்பட்ட பையை ஒவ்வொன்றாக தனிப்பட்ட முறையில் திறக்கவும்.
லேபிளை அதன் கயிறு மற்றும் சீல் உடன் பையின் வளையங்களில் ஒன்றில் கட்டவும்.
உள்ளடக்கங்களை வெளியே எடுக்கவும்.
பையை உள்ளே வெளியே திருப்பி பையை ஒதுக்கி வைக்கவும்.
பதிவு செய்யப்பட்ட பட்டியலில் இன்வாய்ஸ் செய்யப்பட்ட அனைத்து உள்ளடக்கங்களும் சரியாகப் பெறப்பட்டு நல்ல நிலையில் உள்ளதா என சரிபார்க்கவும்.
பதிவு செய்யப்பட்ட பட்டியலில் கையொப்பமிட்டு வழங்கப்பட்ட இடத்தில் தேதி முத்திரையைப் பதிக்கவும்.
முறைகேடுகள் ஏதேனும் இருந்தால், பிழை புத்தகத்தில் குறித்து போஸ்ட்மாஸ்டரின் கவனத்திற்கு கொண்டு வரவும்.
காப்பீடு செய்யப்பட்ட உறையைத் திறத்தல்:
காப்பீடு செய்யப்பட்ட உறை நல்ல நிலையில் உள்ளதா, சரியாக மூடப்பட்டு சீல் வைக்கப்பட்டுள்ளதா மற்றும் சீல்கள் அப்படியே உள்ளதா என்பதைப் பார்க்க அதன் நிலையை ஆய்வு செய்யவும்.
காப்பீடு செய்யப்பட்ட உறையை எடைபோட்டு, உறையில் குறிப்பிடப்பட்டுள்ள எடையுடன் ஒப்பிடவும். உள்ளீட்டிற்கு எதிராகவும் மற்றும் உறையில் வார்த்தைகளிலும் பதிவு செய்யப்பட்ட பட்டியலில் உறுதி செய்யப்பட்ட எடையை எண்களில் குறித்துக் கொள்ளவும்.
போஸ்ட்மாஸ்டர் முன்னிலையில் காப்பீடு செய்யப்பட்ட உறையை கவனமாக திறக்கவும்.
அதன் ஒப்புகையுடன் காப்பீடு செய்யப்பட்ட கடிதத்தை வெளியே எடுக்கவும். அதன் சீல்கள், நிபந்தனைகள் போன்றவற்றை பற்றி கட்டுரையை கவனமாக ஆய்வு செய்யவும். கட்டுரையை கவனமாக எடைபோடவும்.
இடும் அலுவலகத்தால் காப்பீடு செய்யப்பட்ட கடிதத்தில் குறிப்பிடப்பட்ட உறுதிப்படுத்தப்பட்ட எடையை ஒப்பிடவும்.
காப்பீடு செய்யப்பட்ட கடிதம் டெலிவரி செய்யப்படும் வரை வெற்று உறையைப் பாதுகாக்கவும்
டெலிவரிக்காக பெறப்பட்ட கட்டுரைகளை பிரித்தல்:
பெறப்பட்ட கட்டுரைகளை பின்வரும் குழுக்களாகப் பிரிக்கவும்:
BO கள் மூலம் டெலிவரி செய்ய வேண்டிய கட்டுரைகள்
ஜன்னலில் டெலிவரி செய்ய வேண்டிய கட்டுரைகள்
தபால்காரர்கள் மூலம் டெலிவரி செய்ய வேண்டிய கட்டுரைகள் (VP மற்றும் COD உட்பட)
தவறாக அனுப்பப்பட்ட கட்டுரைகள் பெறப்பட்டன.
முறையாக இன்வாய்ஸ் செய்யப்பட்ட துணை கணக்கு PA க்கு BO கள் மூலம் டெலிவரி செய்ய வேண்டிய கட்டுரைகளை மாற்றவும்.
இன்வாய்ஸ் செய்வதற்காக ஜன்னலில் டெலிவரி செய்ய வேண்டிய கட்டுரைகளை தக்கவைக்கவும்.
இன்வாய்ஸ் செய்வதற்காக பீட்களுக்கான கட்டுரைகள் பீட் வாரியாக வரிசைப்படுத்தப்பட வேண்டும்; பீட்களுக்கான கட்டுரைகளை வரிசைப்படுத்தும் போது, ஒரு குறிப்பிட்ட பெறுநருக்கு மூன்று அல்லது அதற்கு மேற்பட்ட காப்பீடு செய்யப்படாத கட்டுரைகள் முகவரியிடப்பட்டால், அவை சிறப்பு டெலிவரி பட்டியலைத் தயாரிப்பதற்காக பிரிக்கப்பட வேண்டும்.
பெறப்பட்ட அனைத்து VP கட்டுரைகளும் இன்வாய்ஸ் செய்யப்பட்டு RP-55 உடன் தபால்காரருக்கு வழங்கப்படுகின்றன, VPMO படிவத்தை தக்கவைக்கின்றன.
Post a Comment