PERAVAI ACADEMY – PA EXAM TRAINING - 9
(Till the commencement of the training by the tutors from 14.4.2025, all the comrades are requested to read the materials posted in the blog regularly – Kayveeyes
6. Basic records of Post Office
The Post office, during the course of its business, maintains various records and handles them on a day-to-day basis while carrying out routine transactions. Each branch of a Post office has its own set of records, which you must be aware of when you function in the branch. However there are certain common records of a PO which are referred frequently. The following is the brief description of these records.
Attendance Register (Genl-14)
This is a book kept for the officials to sign, noting the time of attendance before the start of their duties. The head of the office examines and initials it. To give an idea about who worked in a Post office on a particular day. In many bigger offices a new system of marking the attendance using biometric devices input in place which makes the Attendance register more accurate & meaningful. Reports are available to check the hours of attendance for various officials.
Nominal Roll (MS-12)This is a record showing the names of Postal Assistants actually on duty on a given date and the nature of duties performed by each of them. Whenever there is a change, the Postmaster notes it on the Nominal Roll. In other words, if there is no change in the duties performed by an official, no entry need be made and the previous day’s arrangement continues. Normally, the Nominal Roll is maintained for operative staff. But it is maintained for postmen staff also, in offices having more than 25 postmen.
After IT modernization project, the nominal rolls are maintained by the system and only reports need to be generated & filed which will serve the purpose of nominal roll.
Notice of Hours of Business
It shows the hours of business of different postal transactions with members of public. It also shows the time of delivery and time of dispatch. It is prepared by the Superintendent of Post offices and supplied to non gazetted HOs and SOs. In respect of First class HOs the Postmaster issues for his office. For branch offices it is prepared and supplied by the Inspector of Post offices. It is prominently exhibited for information to the public. The Postmasters cannot make any correction in it on their own.
6. தபால் அலுவலகத்தின் அடிப்படை பதிவுகள்:தபால் அலுவலகம், அதன் வணிகத்தின் போக்கில், பல்வேறு பதிவுகளை பராமரிக்கிறது மற்றும் வழக்கமான பரிவர்த்தனைகளை மேற்கொள்ளும் போது தினசரி அடிப்படையில் அவற்றை கையாளுகிறது. தபால் அலுவலகத்தின் ஒவ்வொரு கிளைக்கும் அதன் சொந்த பதிவுகள் உள்ளன, நீங்கள் கிளைகளில் பணிபுரியும் போது நீங்கள் அறிந்திருக்க வேண்டும். இருப்பினும், ஒரு PO இன் சில பொதுவான பதிவுகள் அடிக்கடி குறிப்பிடப்படுகின்றன. இந்த பதிவுகளின் சுருக்கமான விளக்கம் பின்வருமாறு.
வருகைப் பதிவேடு (Genl-14):
இது அதிகாரிகள் கையொப்பமிட வைக்கப்பட்டிருக்கும் ஒரு புத்தகம், அவர்களின் கடமைகள் தொடங்குவதற்கு முன்பு வருகை நேரத்தை குறிப்பிடுகிறது. அலுவலகத்தின் தலைவர் அதை ஆய்வு செய்து ஆரம்பம் செய்கிறார். ஒரு குறிப்பிட்ட நாளில் தபால் அலுவலகத்தில் யார் வேலை செய்தார்கள் என்பது பற்றிய ஒரு யோசனையை வழங்க. பல பெரிய அலுவலகங்களில் பயோமெட்ரிக் சாதனங்களைப் பயன்படுத்தி வருகையை குறிக்கும் ஒரு புதிய அமைப்பு நடைமுறைக்கு வந்துள்ளது, இது வருகைப் பதிவேட்டை மிகவும் துல்லியமானதாகவும் அர்த்தமுள்ளதாகவும் ஆக்குகிறது. பல்வேறு அதிகாரிகளுக்கான வருகை நேரத்தை சரிபார்க்க அறிக்கைகள் கிடைக்கின்றன.பெயரளவு பட்டியல் (MS-12):
இது ஒரு குறிப்பிட்ட தேதியில் உண்மையில் பணியில் இருக்கும் தபால் உதவியாளர்களின் பெயர்களையும், ஒவ்வொருவரும் செய்யும் கடமைகளின் தன்மையையும் காட்டும் ஒரு பதிவு ஆகும். மாற்றம் ஏற்படும் போதெல்லாம், தபால் மாஸ்டர் அதை பெயரளவு பட்டியலில் குறிப்பிடுகிறார். வேறு வார்த்தைகளில் கூறுவதானால், ஒரு அதிகாரியால் செய்யப்படும் கடமைகளில் எந்த மாற்றமும் இல்லை என்றால், எந்த உள்ளீடும் செய்யத் தேவையில்லை மற்றும் முந்தைய நாளின் ஏற்பாடு தொடர்கிறது. பொதுவாக, பெயரளவு பட்டியல் செயல்பாட்டு ஊழியர்களுக்கு பராமரிக்கப்படுகிறது. ஆனால் 25 க்கும் மேற்பட்ட தபால்காரர்களைக் கொண்ட அலுவலகங்களில் தபால்காரர் ஊழியர்களுக்கும் இது பராமரிக்கப்படுகிறது.IT நவீனமயமாக்கல் திட்டத்திற்குப் பிறகு, பெயரளவு பட்டியல்கள் கணினி மூலம் பராமரிக்கப்படுகின்றன மற்றும் பெயரளவு பட்டியலின் நோக்கத்தை நிறைவேற்றும் அறிக்கைகள் மட்டுமே உருவாக்கப்பட்டு தாக்கல் செய்யப்பட வேண்டும்.
வணிக நேர அறிவிப்பு:
இது பொது உறுப்பினர்களுடன் வெவ்வேறு தபால் பரிவர்த்தனைகளின் வணிக நேரங்களைக் காட்டுகிறது. இது டெலிவரி நேரம் மற்றும் அனுப்புதல் நேரத்தையும் காட்டுகிறது. இது தபால் அலுவலகங்களின் கண்காணிப்பாளரால் தயாரிக்கப்பட்டு அரசிதழ் அல்லாத HO கள் மற்றும் SO களுக்கு வழங்கப்படுகிறது. முதல் வகுப்பு HO களில் தபால் மாஸ்டர் தனது அலுவலகத்திற்காக வெளியிடுகிறார். கிளை அலுவலகங்களுக்கு இது தபால் அலுவலகங்களின் ஆய்வாளரால் தயாரிக்கப்பட்டு வழங்கப்படுகிறது. இது பொதுமக்களின் தகவலுக்காக முக்கியமாக காட்சிப்படுத்தப்படுகிறது. தபால் மாஸ்டர்கள் தங்கள் சொந்தமாக அதில் எந்த திருத்தத்தையும் செய்ய முடியாது.
Post a Comment