POST OFFICE REGULATIONS – 2024 -1

 PERAVAI ACADEMY – PA EXAM TRAINING - 6
(Till the commencement of the training by the tutors from 14.4.2025, all the comrades are requested to read the materials posted in the blog regularly – Kayveeyes

Army Post office: These Post Offices serve defence personnel. There are two POs carrying  the HO status – 1 CBPO (Central Base Post Office), in Delhi and 2 CBPO, in Kolkata. 1 CBPO is  called 56 APO and 2 CBPO is called 99 APO for the purpose of addressing. Field Post Offices  (FPOs) which carry the status of sub offices are under the jurisdiction of CBPOs and serve the armed  forces in different locations. 

Foreign Post: There are foreign Post offices and sub foreign Post offices in the country which  deal with the incoming and outgoing foreign mail. Mails are exchanged between countries and the  accounts need to be settled on account of the mails transmitted and delivered. The Universal Postal  Union facilitates this. 

Role of Universal Postal Union (UPU): The Universal Postal Union, established in 1874,  with its headquarters in Berne (Switzerland), sets guidelines for the free flow of mail between  countries. It is a special agency of United Nations coordinating the Postal Policies of member  nations. The conventions entered into under the aegis of the UPU ensure that the national boundaries 
merge into one for the purpose of exchanging letter post items. There is a guaranteed freedom of  transit within the territory of the Union. 

Under the convention each country keeps the postage it collects on international mail. But  each country must pay other member countries for the excess mail sent (terminal dues) and also for transporting mails across their borders (transit charges). 

Apart from promoting international cooperation in organizing and improving postal services,  the UPU has standardized postal charges to be collected by each country for letter post items. The  UPU has made it possible for a postal item to reach the addressee, wherever on the globe, regardless  of his social status, political views, religion, or race. Free postage for items concerning prisoners of  war and civilian internees and for literature for the blind and reduced rates for conveyance of  newspapers and periodicals are some of the achievements of the UPU. Currently there are 192 member countries. The UPU’s technology center manages IPS (International Postal System) which is  an international mail management system facilitating track and trace of international mails and IFS  (International Financial System), a software application for international money order service. We  will learn about these, in detail, later. 

Railway Mail Service (RMS) 
Railway mail service wing performs two functions – collection of mail from Post offices,  sorting and transmission. We have different types of offices 

Sorting mail office: This is a stationary office of the Railway mail service. This office deals  with the contents of mail bags addressed to it and closes bags. 

Transit mail office: This office deals with the closed bags. 

Transit Section: It is a travelling office of RMS working in trains. Sections deal with only  closed bags. 

Head Record office: The Head record office is a branch of the office of the superintendent of  RMS. It prepares salary and contingent bills for the staff and offices of the entire division and  maintains the accounts in this connection. Sections and mail offices are attached to a Head Record  Office. 

Sub Record office is located outside the headquarters of the division and may have sections  apart from mail offices attached to it. It takes care of the staffing requirement of mail offices and  supplies forms and stationeries. The work papers of the sets of mail offices are checked and  preserved in the sub record office 

Record office supplies the forms, bags and stationery required by sections for their work. The  records of the sections are checked and preserved in a record office 

Speed Post Centre or Sorting Hub: The sorting hubs concentrate speed post articles, sort and  move them to destination Post offices. We have national sorting hubs and intra circle hubs handling  speed post articles. We will learn more about this process later.

நிச்சயமாக, கொடுக்கப்பட்ட உரையை தமிழில் மொழிபெயர்க்கிறேன்:
ராணுவ தபால் அலுவலகம் (Army Post Office):
• இந்த தபால் அலுவலகங்கள் பாதுகாப்புப் பணியாளர்களுக்கு சேவை செய்கின்றன.
• தலைமை அலுவலக (HO) நிலையைக் கொண்ட இரண்டு PO கள் உள்ளன - டெல்லியில் 1 CBPO (மத்திய அடிப்படை தபால் அலுவலகம்) மற்றும் கொல்கத்தாவில் 2 CBPO.
• முகவரி நோக்கங்களுக்காக 1 CBPO 56 APO என்றும் 2 CBPO 99 APO என்றும் அழைக்கப்படுகிறது.
• துணை அலுவலகங்களின் நிலையைக் கொண்ட கள தபால் அலுவலகங்கள் (FPOs) CBPO களின் அதிகார வரம்பிற்கு உட்பட்டவை மற்றும் வெவ்வேறு இடங்களில் உள்ள ஆயுதப் படைகளுக்கு சேவை செய்கின்றன.
வெளிநாட்டு தபால் (Foreign Post):
• நாட்டில் உள்வரும் மற்றும் வெளிச்செல்லும் வெளிநாட்டு அஞ்சல்களை கையாளும் வெளிநாட்டு தபால் அலுவலகங்கள் மற்றும் துணை வெளிநாட்டு தபால் அலுவலகங்கள் உள்ளன.
• நாடுகளுக்கு இடையே அஞ்சல்கள் பரிமாறப்படுகின்றன, மேலும் அனுப்பப்பட்ட மற்றும் வழங்கப்பட்ட அஞ்சல்களின் கணக்குகள் தீர்க்கப்பட வேண்டும்.
• உலகளாவிய அஞ்சல் ஒன்றியம் (Universal Postal Union) இதற்கு உதவுகிறது.
உலகளாவிய அஞ்சல் ஒன்றியத்தின் (UPU) பங்கு:
• 1874 இல் நிறுவப்பட்ட உலகளாவிய அஞ்சல் ஒன்றியம், பெர்னில் (சுவிட்சர்லாந்து) தலைமையகத்துடன், நாடுகளுக்கு இடையே அஞ்சல் இலவசமாகப் பாய்வதற்கான வழிகாட்டுதல்களை அமைக்கிறது.
• இது உறுப்பு நாடுகளின் அஞ்சல் கொள்கைகளை ஒருங்கிணைக்கும் ஐக்கிய நாடுகளின் ஒரு சிறப்பு நிறுவனம் ஆகும்.
• UPU இன் கீழ் மேற்கொள்ளப்படும் மாநாடுகள், கடித அஞ்சல் பொருட்களை பரிமாறிக்கொள்வதற்காக தேசிய எல்லைகள் ஒன்றாக இணைவதை உறுதி செய்கின்றன.
• மாநாட்டின் கீழ் ஒவ்வொரு நாடும் சர்வதேச அஞ்சலில் வசூலிக்கும் தபால் கட்டணத்தை வைத்திருக்கிறது. ஆனால் ஒவ்வொரு நாடும் அனுப்பப்பட்ட அதிகப்படியான அஞ்சலுக்கு (டெர்மினல் கட்டணம்) மற்றும் அவர்களின் எல்லைகளைக் கடந்து அஞ்சல்களை கொண்டு செல்வதற்கு (போக்குவரத்து கட்டணம்) மற்ற உறுப்பு நாடுகளுக்கு பணம் செலுத்த வேண்டும்.
• அஞ்சல் சேவைகளை ஒழுங்கமைத்து மேம்படுத்துவதில் சர்வதேச ஒத்துழைப்பை ஊக்குவிப்பதோடு மட்டுமல்லாமல், கடித அஞ்சல் பொருட்களுக்கு ஒவ்வொரு நாடும் வசூலிக்க வேண்டிய அஞ்சல் கட்டணங்களையும் UPU தரப்படுத்தியுள்ளது.
• சமூக நிலை, அரசியல் கருத்துக்கள், மதம் அல்லது இனம் ஆகியவற்றைப் பொருட்படுத்தாமல், உலகின் எந்த இடத்திலும் உள்ள பெறுநரை ஒரு அஞ்சல் பொருள் சென்றடைய UPU சாத்தியமாக்கியுள்ளது.
• போர்க் கைதிகள் மற்றும் பொதுமக்கள் தடுப்புக்காவலில் உள்ளவர்கள் தொடர்பான பொருட்களுக்கான இலவச அஞ்சல் மற்றும் பார்வையற்றவர்களுக்கான இலக்கியம் மற்றும் செய்தித்தாள்கள் மற்றும் பத்திரிகைகளின் போக்குவரத்திற்கான குறைந்த கட்டணங்கள் ஆகியவை UPU இன் சில சாதனைகள் ஆகும்.
• தற்போது 192 உறுப்பு நாடுகள் உள்ளன.
• UPU இன் தொழில்நுட்ப மையம் IPS (சர்வதேச அஞ்சல் அமைப்பு) ஐ நிர்வகிக்கிறது, இது சர்வதேச அஞ்சல்களைக் கண்காணித்து கண்டறிய உதவும் ஒரு சர்வதேச அஞ்சல் மேலாண்மை அமைப்பு மற்றும் IFS (சர்வதேச நிதி அமைப்பு), சர்வதேச பண ஆணை சேவைக்கான மென்பொருள் பயன்பாடு. இதைப் பற்றி பின்னர் விரிவாக அறிந்து கொள்வோம்.
ரயில்வே அஞ்சல் சேவை (RMS):
• ரயில்வே அஞ்சல் சேவை பிரிவு இரண்டு செயல்பாடுகளைச் செய்கிறது - தபால் அலுவலகங்களிலிருந்து அஞ்சல் சேகரிப்பு, வரிசைப்படுத்துதல் மற்றும் அனுப்புதல்.
• நம்மிடம் பல்வேறு வகையான அலுவலகங்கள் உள்ளன.
வரிசைப்படுத்தும் அஞ்சல் அலுவலகம் (Sorting mail office):
• இது ரயில்வே அஞ்சல் சேவையின் நிலையான அலுவலகம்.
• இந்த அலுவலகம் தனக்கு அனுப்பப்பட்ட அஞ்சல் பைகளின் உள்ளடக்கங்களை கையாள்கிறது மற்றும் பைகளை மூடுகிறது.
போக்குவரத்து அஞ்சல் அலுவலகம் (Transit mail office):
• இந்த அலுவலகம் மூடப்பட்ட பைகளை கையாள்கிறது.
போக்குவரத்து பிரிவு (Transit Section):
• இது ரயில்களில் வேலை செய்யும் RMS இன் பயண அலுவலகம்.
• பிரிவுகள் மூடப்பட்ட பைகளை மட்டுமே கையாள்கின்றன.
தலைமை பதிவு அலுவலகம் (Head Record office):
• தலைமை பதிவு அலுவலகம் RMS இன் கண்காணிப்பாளரின் அலுவலகத்தின் ஒரு கிளை ஆகும்.
• இது முழு பிரிவின் ஊழியர்கள் மற்றும் அலுவலகங்களுக்கான சம்பளம் மற்றும் தற்செயலான பில்களைத் தயாரித்து, இந்த இணைப்புக்கான கணக்குகளை பராமரிக்கிறது.
• பிரிவுகள் மற்றும் அஞ்சல் அலுவலகங்கள் ஒரு தலைமை பதிவு அலுவலகத்துடன் இணைக்கப்பட்டுள்ளன.
துணை பதிவு அலுவலகம் (Sub Record office):
• துணை பதிவு அலுவலகம் பிரிவின் தலைமையகத்திற்கு வெளியே அமைந்துள்ளது மற்றும் அதனுடன் இணைக்கப்பட்ட அஞ்சல் அலுவலகங்களைத் தவிர பிரிவுகளையும் கொண்டிருக்கலாம்.
• இது அஞ்சல் அலுவலகங்களின் பணியாளர் தேவையை கவனித்து, படிவங்கள் மற்றும் எழுதுபொருட்களை வழங்குகிறது.
• அஞ்சல் அலுவலகங்களின் தொகுப்புகளின் பணி ஆவணங்கள் சரிபார்க்கப்பட்டு துணை பதிவு அலுவலகத்தில் பாதுகாக்கப்படுகின்றன.
பதிவு அலுவலகம் (Record office):
• பதிவு அலுவலகம் பிரிவுகளின் பணிக்காக தேவையான படிவங்கள், பைகள் மற்றும் எழுதுபொருட்களை வழங்குகிறது.
• பிரிவுகளின் பதிவுகள் சரிபார்க்கப்பட்டு பதிவு அலுவலகத்தில் பாதுகாக்கப்படுகின்றன.
ஸ்பீட் போஸ்ட் மையம் அல்லது வரிசைப்படுத்தும் மையம் (Speed Post Centre or Sorting Hub):
• வரிசைப்படுத்தும் மையங்கள் ஸ்பீட் போஸ்ட் பொருட்களை ஒருங்கிணைத்து, வரிசைப்படுத்தி, இலக்கு தபால் அலுவலகங்களுக்கு நகர்த்துகின்றன.
• ஸ்பீட் போஸ்ட் பொருட்களை கையாளும் தேசிய வரிசைப்படுத்தும் மையங்கள் மற்றும் உள் வட்ட மையங்கள் உள்ளன. இந்த செயல்முறையைப் பற்றி பின்னர் மேலும் அறிந்து கொள்வோம்.