PERAVAI ACADEMY – PA EXAM TRAINING - 12
(Till the commencement of the training by the tutors from 14.4.2025, all the comrades are requested to read the materials posted in the blog regularly – KayveeyeS
8. Equipment used in Post Office
Post offices use various equipment in their routine operations. It is necessary that you have an idea of their usage. We will now study the utility of each of these equipment
Stamps and seals
Post offices are supplied with stamps and seals. The stamps and seals are used for various purposes depending on the branch where they are used. Generally these are used for authentication as also to cancel the stamps affixed on articles. It is also used to mention the date/office of posting and date/office of delivery. In case of oblong/round MO stamps, they are used to authenticate financial transactions. Impressions of the stamps are obtained using black stamping ink smeared on the stamp pad. Since stamping on articles create noise and heavy usage wears out the impressions, we use a rubber pad placed on a slab. Since the impressions have to be clear, stamps and seals have to be regularly cleaned. Seals are used for sealing bags, envelopes and covers. Date stamps, round MO and oblong stamps have changeable date, month and year types. Every day, date types have to be changed and sample impression obtained on book of postmarks which should be initialed by the concerned official.
Stamps and seals have to be secured carefully as they are used to authenticate Post office transactions. Each Postal Assistant is personally responsible for the safe custody and proper use of the stamps entrusted, during working hours. The following stamps/seals are in the personal custody of the Postmaster and are to be used to obtain impressions in the presence of Postmaster.
∙ Round Money order stamps
∙ Oblong money order stamp
∙ Postage due stamp
∙ Insurance seal
All the stamps and seals should be kept in safe custody when not in use
Letter boxes
Letter boxes are placed at convenient public places for members of public to post letters, letter cards and packets. These letter boxes are cleared periodically as per the schedule available in the Letter box statement in the office. The time of clearance of letter box will be painted on the letter Box and in some cases if there is more than one clearance, changeable plates showing the time of clearance will be placed. The office letter-box is cleared by Sorting PA/Head sorting Postman (as per MDW) and the outside letter boxes are cleared by ‘MTS/GDS’ (as per prescribed order). We have different types of letter boxes as shown in figure above.
Post boxes/Post Bag
Post boxes are provided on rent by Delivery Post office to members of public on payment of prescribed fee. A Postbox number is allotted to the customer and key is given to him/her. The correspondents of the Postbox renter can merely mention the Postbox number on the address portion and the Post office will deliver the letters through the concerned Postbox. Only fully prepaid unregistered articles except parcels are delivered through the Postbox.
Weighing scales
Weighing scales are used in Post offices to weigh the articles presented by customers to arrive the postage stamps to be affixed, depending on the service requested for. These are also used for back office purposes like weighing the insured envelopes, bags, cash bag/stamp bag etc., during dispatch as well as receipt. We use manual as well as electronic weighing scales. The electronic weighing scales are connected to computers for auto capture of weight. We have different weight ranges of scales supplied. These scales are periodically checked by the weights and measures department for accuracy.
Computers and accessories
Computers and allied accessories are used in Post office to perform transactions and generate reports. You may come across the following
∙ Desktop PCs (Used by operators and supervisors to perform transactions) ∙ Servers (At the centre of the office network; Office data is centralized here)
∙ Printers
o Dot matrix – for generating receipts and reports
o Laser jet – for printing eMOs
o Inkjet – for printing ePost, WUMT/iMO printouts
∙ Scanners
o Barcode scanners – to capture barcode while handling articles with barcode o 2D barcode readers – to read and verify frank impressions of RMFS
o Flatbed scanners – to capture the image of ePost manuscript message
o ADF (Automatic Document Feeder) Scanners
∙ Networking equipment
o Switches, cables to connect all systems in the office
∙ UPS – Uninterrupted Power Supply
o To provide uniform power supply and immediate power in case of power failures
∙ Generator
o To provide captive power supply during prolonged power failures
Wax heaters
Wax heaters are supplied to bigger offices. These heaters are normally used to heat black sealing wax while closing bags and envelopes.
Remotely Managed Franking System (RMFS)
Remotely Managed Franking Systems are provided at the counter of the Post office as a mode of prepayment of postage by customers.
தபால் அலுவலகத்தில் பயன்படுத்தப்படும் உபகரணங்கள்:
தபால் அலுவலகங்கள் தங்கள் வழக்கமான செயல்பாடுகளில் பல்வேறு உபகரணங்களைப் பயன்படுத்துகின்றன. அவற்றின் பயன்பாடு பற்றி உங்களுக்கு ஒரு யோசனை இருப்பது அவசியம். இந்த உபகரணங்கள் ஒவ்வொன்றின் பயன்பாட்டையும் இப்போது நாம் படிப்போம்.
முத்திரைகள் மற்றும் சீல்கள்:
தபால் அலுவலகங்களுக்கு முத்திரைகள் மற்றும் சீல்கள் வழங்கப்படுகின்றன. முத்திரைகள் மற்றும் சீல்கள் பயன்படுத்தப்படும் கிளையைப் பொறுத்து பல்வேறு நோக்கங்களுக்காகப் பயன்படுத்தப்படுகின்றன. பொதுவாக இவை அங்கீகாரத்திற்காகவும் கட்டுரைகளில் ஒட்டப்பட்ட முத்திரைகளை ரத்து செய்யவும் பயன்படுத்தப்படுகின்றன. இது இடும் தேதி/அலுவலகம் மற்றும் டெலிவரி தேதி/அலுவலகம் ஆகியவற்றைக் குறிப்பிடவும் பயன்படுத்தப்படுகிறது. நீள்வட்ட/வட்ட MO முத்திரைகளைப் பொறுத்தவரை, அவை நிதி பரிவர்த்தனைகளை அங்கீகரிக்கப் பயன்படுகின்றன. முத்திரை குத்தும் அட்டையில் தடவப்பட்ட கருப்பு முத்திரை குத்தும் மையை பயன்படுத்தி முத்திரைகளின் பதிவுகள் பெறப்படுகின்றன. கட்டுரைகளில் முத்திரையிடுவது சத்தத்தை உருவாக்குவதால் மற்றும் அதிக பயன்பாடு பதிவுகளை தேய்ந்து போகச் செய்வதால், ஒரு பலகையில் வைக்கப்பட்ட ரப்பர் அட்டையைப் பயன்படுத்துகிறோம். பதிவுகள் தெளிவாக இருக்க வேண்டும் என்பதால், முத்திரைகள் மற்றும் சீல்கள் தவறாமல் சுத்தம் செய்யப்பட வேண்டும். பைகள், உறைகள் மற்றும் உறைகளை சீல் செய்ய சீல்கள் பயன்படுத்தப்படுகின்றன. தேதி முத்திரைகள், வட்ட MO மற்றும் நீள்வட்ட முத்திரைகள் மாற்றக்கூடிய தேதி, மாதம் மற்றும் ஆண்டு வகைகளைக் கொண்டுள்ளன. ஒவ்வொரு நாளும், தேதி வகைகள் மாற்றப்பட வேண்டும் மற்றும் சம்பந்தப்பட்ட அதிகாரியால் ஆரம்பம் செய்யப்பட வேண்டிய முத்திரை பதிவுகள் புத்தகத்தில் மாதிரி பதிவு பெறப்பட வேண்டும்.
தபால் அலுவலக பரிவர்த்தனைகளை அங்கீகரிக்க அவை பயன்படுத்தப்படுவதால் முத்திரைகள் மற்றும் சீல்கள் கவனமாக பாதுகாக்கப்பட வேண்டும். ஒவ்வொரு தபால் உதவியாளரும் வேலை நேரத்தில் ஒப்படைக்கப்பட்ட முத்திரைகளின் பாதுகாப்பான பாதுகாப்பு மற்றும் சரியான பயன்பாட்டிற்கு தனிப்பட்ட முறையில் பொறுப்பாவார். பின்வரும் முத்திரைகள்/சீல்கள் தபால் மாஸ்டரின் தனிப்பட்ட காவலில் உள்ளன மற்றும் தபால் மாஸ்டரின் முன்னிலையில் பதிவுகள் பெற பயன்படுத்தப்பட வேண்டும்.
• வட்ட பண ஆணை முத்திரைகள்
• நீள்வட்ட பண ஆணை முத்திரை
• தபால் நிலுவை முத்திரை
• காப்பீட்டு சீல்
பயன்பாட்டில் இல்லாதபோது அனைத்து முத்திரைகள் மற்றும் சீல்களும் பாதுகாப்பாக வைக்கப்பட வேண்டும்.
கடிதப் பெட்டிகள்:
• தூண் வகை C-3 TV வகை C - 5 (இரட்டை வாய்)
பொது உறுப்பினர்கள் கடிதங்கள், கடித அட்டைகள் மற்றும் பாக்கெட்டுகளை இடுவதற்கு வசதியான பொது இடங்களில் கடிதப் பெட்டிகள் வைக்கப்படுகின்றன. அலுவலகத்தில் உள்ள கடிதப் பெட்டி அறிக்கையில் கிடைக்கும் அட்டவணையின்படி இந்த கடிதப் பெட்டிகள் அவ்வப்போது சுத்தம் செய்யப்படுகின்றன. கடிதப் பெட்டி சுத்தம் செய்யப்படும் நேரம் கடிதப் பெட்டியில் வரையப்படும் மற்றும் சில சந்தர்ப்பங்களில் ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட சுத்தம் இருந்தால், சுத்தம் செய்யப்படும் நேரத்தைக் காட்டும் மாற்றக்கூடிய தகடுகள் வைக்கப்படும். அலுவலக கடிதப் பெட்டி வரிசைப்படுத்தும் PA/தலைமை வரிசைப்படுத்தும் தபால்காரர் (MDW படி) சுத்தம் செய்யப்படுகிறது மற்றும் வெளிப்புற கடிதப் பெட்டிகள் 'MTS/GDS' (பரிந்துரைக்கப்பட்ட வரிசையின்படி) சுத்தம் செய்யப்படுகின்றன. மேலே உள்ள படத்தில் காட்டப்பட்டுள்ளபடி வெவ்வேறு வகையான கடிதப் பெட்டிகள் உள்ளன.
தபால் பெட்டிகள்/தபால் பை:
பரிந்துரைக்கப்பட்ட கட்டணம் செலுத்தி டெலிவரி தபால் அலுவலகத்தால் பொது உறுப்பினர்களுக்கு தபால் பெட்டிகள் வாடகைக்கு வழங்கப்படுகின்றன. வாடிக்கையாளருக்கு ஒரு தபால் பெட்டி எண் ஒதுக்கப்பட்டு அவருக்கு/அவளுக்கு சாவி வழங்கப்படுகிறது. தபால் பெட்டி வாடகைதாரரின் நிருபர்கள் முகவரி பகுதியில் தபால் பெட்டி எண்ணை மட்டுமே குறிப்பிடலாம் மற்றும் தபால் அலுவலகம் சம்பந்தப்பட்ட தபால் பெட்டி மூலம் கடிதங்களை வழங்கும். பார்சல்களைத் தவிர முழுமையாக முன்பணம் செலுத்திய பதிவு செய்யப்படாத கட்டுரைகள் மட்டுமே தபால் பெட்டி மூலம் வழங்கப்படும்.
எடையிடும் அளவுகள்:
வாடிக்கையாளர்கள் சமர்ப்பித்த கட்டுரைகளின் எடையை அளந்து, கோரப்பட்ட சேவையைப் பொறுத்து ஒட்ட வேண்டிய தபால் முத்திரைகளை தீர்மானிக்க தபால் அலுவலகங்களில் எடையிடும் அளவுகள் பயன்படுத்தப்படுகின்றன. காப்பீடு செய்யப்பட்ட உறைகள், பைகள், பணப் பை/முத்திரை பை போன்ற பின் அலுவலக நோக்கங்களுக்காகவும் இவை அனுப்பும் மற்றும் பெறும் போது பயன்படுத்தப்படுகின்றன. நாம் கைமுறையாக மற்றும் மின்னணு எடையிடும் அளவுகளைப் பயன்படுத்துகிறோம். எடையை தானாகப் பிடிக்க மின்னணு எடையிடும் அளவுகள் கணினிகளுடன் இணைக்கப்பட்டுள்ளன. வழங்கப்பட்ட அளவுகளின் வெவ்வேறு எடை வரம்புகள் உள்ளன. இந்த அளவுகள் துல்லியத்திற்காக எடைகள் மற்றும் அளவுகள் துறையால் அவ்வப்போது சரிபார்க்கப்படுகின்றன.
கணினிகள் மற்றும் துணைக்கருவிகள்:
பரிவர்த்தனைகளைச் செய்யவும் அறிக்கைகளை உருவாக்கவும் தபால் அலுவலகத்தில் கணினிகள் மற்றும் தொடர்புடைய துணைக்கருவிகள் பயன்படுத்தப்படுகின்றன. பின்வருவனவற்றை நீங்கள் காணலாம்.
• டெஸ்க்டாப் PC கள் (பரிவர்த்தனைகளைச் செய்ய ஆபரேட்டர்கள் மற்றும் மேற்பார்வையாளர்களால் பயன்படுத்தப்படுகிறது)
• சர்வர்கள் (அலுவலக நெட்வொர்க்கின் மையத்தில்; அலுவலக தரவு இங்கே மையப்படுத்தப்பட்டுள்ளது)
• அச்சுப்பொறிகள்
o டாட் மேட்ரிக்ஸ் - ரசீதுகள் மற்றும் அறிக்கைகளை உருவாக்க
o லேசர் ஜெட் - eMO களை அச்சிட
o இங்க்ஜெட் - ePost, WUMT/iMO அச்சிட்டுகளை அச்சிட
• ஸ்கேனர்கள்
o பார்கோடு ஸ்கேனர்கள் - பார்கோடு கொண்ட கட்டுரைகளை கையாளும் போது பார்கோடு பிடிக்க
o 2D பார்கோடு ரீடர்கள் - RMFS இன் ஃபிராங்க் பதிவுகளைப் படித்து சரிபார்க்க
o பிளாட்பெட் ஸ்கேனர்கள் - ePost கையெழுத்து செய்தியின் படத்தை பிடிக்க.
o ADF (தானியங்கி ஆவண ஊட்டி) ஸ்கேனர்கள்
• நெட்வொர்க்கிங் உபகரணங்கள்
o அலுவலகத்தில் உள்ள அனைத்து அமைப்புகளையும் இணைக்க சுவிட்சுகள், கேபிள்கள்
• UPS - தடையற்ற மின்சாரம்
o மின் தடை ஏற்பட்டால் சீரான மின்சாரம் மற்றும் உடனடி மின்சாரம் வழங்க.
• ஜெனரேட்டர்
o நீண்ட நேரம் மின் தடை ஏற்பட்டால் சொந்த மின்சாரம் வழங்க.
மெழுகு ஹீட்டர்கள்:
பெரிய அலுவலகங்களுக்கு மெழுகு ஹீட்டர்கள் வழங்கப்படுகின்றன. பைகள் மற்றும் உறைகளை மூடும்போது இந்த ஹீட்டர்கள் பொதுவாக கருப்பு சீல் மெழுகை சூடாக்கப் பயன்படுத்தப்படுகின்றன.
தொலைதூரத்தில் நிர்வகிக்கப்படும் ஃபிராங்கிங் அமைப்பு (RMFS):
வாடிக்கையாளர்களால் தபால் கட்டணத்தை முன்கூட்டியே செலுத்தும் முறையாக தபால் அலுவலகத்தின் கவுண்டரில் தொலைதூரத்தில் நிர்வகிக்கப்படும் ஃபிராங்கிங் அமைப்புகள் வழங்கப்படுகின்றன.
Post a Comment