PERAVAI ACADEMY – PA EXAM TRAINING - 11
(Till the commencement of the training by the tutors from 14.4.2025, all the comrades are requested to read the materials posted in the blog regularly – Kayveeyes
7. Departments in Post office
The PO functions are carried out in the following branches
1. Sorting
2. Mail
3. Delivery
4. Deposit
5. Registration
6. Parcel
7. Money order and Indian Postal Order
8. Sub accounts
9. Treasury
10. Savings Bank and Savings certificates Account
1. Sorting
In this branch the work relating to the sorting of the mail is done. This involves collection of mail from various sources, examining the mail, postmarking them to cancel the postage paid, sorting, bundling and closing of mail bags for dispatch. You may find an exclusive Assistant for this job in bigger offices whereas in smaller offices, this job is performed in addition to some other work
2. Mail
In this branch, the work relating to the dispatch, transmission and receipt of mail is done. The tasks involved are – Receipt of bags, dispatch of bags and accounting of bags.
3. Delivery
This branch performs the delivery functions of the Post office. The tasks involved are – Receipt of mail bags from the mail branch and opening these; separation of letters for post boxes, taxing (to make up deficiency in postage), BOs & for its own offices.
4. Deposit
This branch deals with mail which is not delivered. Undeliverable mail or where the addresses are not clear or when the customer wants the mail to be kept in deposit are kept with this branch.
5. Registration
In this branch, registered letters from customers are accepted and dispatched and the registered letters received for delivery from other offices are issued to Postmen for delivery. An account of the letters handled is maintained.
6. Parcel
This branch performs similar tasks as that of registration branch while handling parcel mail/BP COD/EP COD.
7. Money order
The tasks involved here are
• Booking of Money orders (ordinary, eMO, Value Payable MO, iMO)
• Sale and Payment of Indian Postal Orders (IPOs)
• Receipt & Printing of eMOs received for payment
• Arranging of Cash for payment of MOs
• Payment through Postman/window
• Accounting of eMOs, IPOs
8. Sub accounts
The function of this branch is to monitor the functioning of the subordinate offices whose accounts form a part of the accounts of the main office. Here the duties include
∙ Receipt and accounting of contents of account bags(from SOs at HO)/ Branch office bags (from BOs at SO)
∙ Meeting the requirements of subordinate offices
∙ Verifying and correcting the accounts of subordinate offices
∙ Communicating with subordinate offices
∙ Consolidation of accounts of subordinate offices
9. Treasury
Treasurer has to play dual role in CSI plat form one online Treasurer and another is offline Treasurer. During the PO Being Offline treasurer has to get the cash, stamp and IPO from Online treasurer and same may to given to counter as and when he receive the request from counter. The following tasks are carried out here
∙ Safe custody of cash, stamps and other valuables
∙ Supply of cash to counters
∙ Receipt of cash from counters
∙ Supply & receipt of cash from sub-ordinate offices
∙ Receipt and payment of cash to Postman
∙ Payment of bills/ PLI, RPLI payments
∙ Maintenance of Treasurer’s Cash book & Summary
If there is an exclusive person to handle this job he/she is called the treasurer. In smaller offices where there is no treasurer, this task is carried out by the Sub Postmaster himself/herself.
10. Savings bank and savings certificates Account
The following tasks are performed here
• Opening of Savings A/cs
• Subsequent transactions
• Transfer/Closure of A/cs
• Discharge /transfer of Certificates
• Settlement of Claims
There are certain tasks that are performed at the counter which are called front office transactions involving interaction with the customers. Acceptance of articles/money orders/SB, SC transactions come under this category. The other classification is back office transactions which normally involve preparation and despatch of bag, receipt of bag and distribution of mail to postmen/others and accounting functions.
7. தபால் அலுவலகத்தில் உள்ள துறைகள்:
தபால் அலுவலக செயல்பாடுகள் பின்வரும் கிளைகளில் மேற்கொள்ளப்படுகின்றன:
1. வரிசைப்படுத்துதல்
2. அஞ்சல்
3. விநியோகம்
4. வைப்பு
5. பதிவு
6. பொதி
7. பண ஆணை மற்றும் இந்திய தபால் ஆணை
8. துணை கணக்குகள்
9. கருவூலம்
10. சேமிப்பு வங்கி மற்றும் சேமிப்பு சான்றிதழ் கணக்கு
1. வரிசைப்படுத்துதல்:
• இந்த கிளையில் அஞ்சல் வரிசைப்படுத்தும் தொடர்பான வேலைகள் செய்யப்படுகின்றன. இதில் பல்வேறு மூலங்களிலிருந்து அஞ்சல் சேகரிப்பு, அஞ்சல் ஆய்வு, பணம் செலுத்திய தபால் கட்டணத்தை ரத்து செய்ய முத்திரையிடுதல், வரிசைப்படுத்துதல், கட்டுப்படுத்துதல் மற்றும் அனுப்புவதற்கான அஞ்சல் பைகளை மூடுதல் ஆகியவை அடங்கும். பெரிய அலுவலகங்களில் இந்த வேலைக்கு பிரத்யேக உதவியாளரை நீங்கள் காணலாம், சிறிய அலுவலகங்களில் இந்த வேலை சில பிற வேலைகளுடன் கூடுதலாக செய்யப்படுகிறது.
2. அஞ்சல்:
• இந்த கிளையில் அஞ்சல் அனுப்புதல், அனுப்புதல் மற்றும் பெறுதல் தொடர்பான வேலைகள் செய்யப்படுகின்றன. இதில் பைகள் பெறுதல், பைகள் அனுப்புதல் மற்றும் பைகள் கணக்கிடுதல் ஆகியவை அடங்கும்.
3. விநியோகம்:
• இந்த கிளை தபால் அலுவலகத்தின் விநியோக செயல்பாடுகளை செய்கிறது. இதில் அஞ்சல் கிளையிலிருந்து அஞ்சல் பைகள் பெறுதல் மற்றும் அவற்றை திறத்தல்; தபால் பெட்டிகள், வரி விதித்தல் (தபால் கட்டணத்தில் பற்றாக்குறையை ஈடு செய்ய), BO கள் மற்றும் அதன் சொந்த அலுவலகங்களுக்கான கடிதங்களை பிரித்தல் ஆகியவை அடங்கும்.
4. வைப்பு:
• இந்த கிளை டெலிவரி செய்யப்படாத அஞ்சல்களை கையாள்கிறது. டெலிவரி செய்ய முடியாத அஞ்சல்கள் அல்லது முகவரிகள் தெளிவாக இல்லாதபோது அல்லது வாடிக்கையாளர் அஞ்சலை வைப்பில் வைத்திருக்க விரும்பும்போது இந்த கிளையில் வைக்கப்படுகின்றன.
5. பதிவு:
• இந்த கிளையில் வாடிக்கையாளர்களிடமிருந்து பதிவு செய்யப்பட்ட கடிதங்கள் ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்டு அனுப்பப்படுகின்றன, மேலும் பிற அலுவலகங்களிலிருந்து டெலிவரிக்கு பெறப்பட்ட பதிவு செய்யப்பட்ட கடிதங்கள் டெலிவரிக்கு தபால்காரர்களுக்கு வழங்கப்படுகின்றன. கையாளப்படும் கடிதங்களின் கணக்கு பராமரிக்கப்படுகிறது.
6. பொதி:
• இந்த கிளை பொதி அஞ்சல்/BP COD/EP COD ஐ கையாளும் போது பதிவு கிளை போன்ற பணிகளை செய்கிறது.
7. பண ஆணை:
இங்கு பின்வரும் பணிகள் செய்யப்படுகின்றன:
• பண ஆணைகளை முன்பதிவு செய்தல் (சாதாரண, eMO, மதிப்பு செலுத்த வேண்டிய MO, iMO)
• இந்திய தபால் ஆணைகளை (IPOs) விற்பனை மற்றும் செலுத்துதல்
• பணத்திற்கு பெறப்பட்ட eMO களை பெறுதல் மற்றும் அச்சிடுதல்
• MO கள் செலுத்துவதற்கு பணம் ஏற்பாடு செய்தல்
• தபால்காரர்/ஜன்னல் மூலம் செலுத்துதல்
• eMO கள், IPO கள் கணக்கிடுதல்
8. துணை கணக்குகள்:
• இந்த கிளையின் செயல்பாடு, துணை அலுவலகங்களின் செயல்பாட்டை கண்காணிப்பதாகும், இதன் கணக்குகள் பிரதான அலுவலகத்தின் கணக்குகளின் ஒரு பகுதியாகும். இங்கே கடமைகளில் பின்வருவன அடங்கும்:
o கணக்கு பைகளின் உள்ளடக்கங்களை பெறுதல் மற்றும் கணக்கிடுதல் (HO இல் SO களில் இருந்து)/கிளை அலுவலக பைகள் (SO இல் BO களில் இருந்து)
o துணை அலுவலகங்களின் தேவைகளை பூர்த்தி செய்தல்
o துணை அலுவலகங்களின் கணக்குகளை சரிபார்த்து சரிசெய்தல்
o துணை அலுவலகங்களுடன் தொடர்புகொள்வது
o துணை அலுவலகங்களின் கணக்குகளை ஒருங்கிணைத்தல்
9. கருவூலம்:
• CSI தளத்தில் கருவூலர் இரட்டைப் பாத்திரத்தை வகிக்க வேண்டும், ஒன்று ஆன்லைன் கருவூலர் மற்றும் மற்றொன்று ஆஃப்லைன் கருவூலர். PO ஆஃப்லைனில் இருக்கும்போது கருவூலர் ஆன்லைன் கருவூலரிடமிருந்து பணம், முத்திரை மற்றும் IPO ஐப் பெற வேண்டும் மற்றும் கவுண்டரில் இருந்து கோரிக்கையைப் பெறும்போது அதே கவுண்டருக்கு வழங்கப்பட வேண்டும். பின்வரும் பணிகள் இங்கே மேற்கொள்ளப்படுகின்றன:
o பணம், முத்திரைகள் மற்றும் பிற மதிப்புமிக்க பொருட்களை பாதுகாப்பாக வைத்திருத்தல்
o கவுண்டர்களுக்கு பணம் வழங்குதல்
o கவுண்டர்களிடமிருந்து பணம் பெறுதல்
o துணை அலுவலகங்களிலிருந்து பணம் வழங்குதல் மற்றும் பெறுதல்
o தபால்காரருக்கு பணம் பெறுதல் மற்றும் செலுத்துதல்
o பில்கள்/PLI, RPLI கொடுப்பனவுகளை செலுத்துதல்
o கருவூலரின் பண புத்தகம் மற்றும் சுருக்கத்தை பராமரித்தல்
• இந்த வேலையை கையாள பிரத்யேக நபர் இருந்தால் அவர்/அவள் கருவூலர் என்று அழைக்கப்படுகிறார். கருவூலர் இல்லாத சிறிய அலுவலகங்களில் இந்த பணி துணை தபால் மாஸ்டரால் செய்யப்படுகிறது.
10. சேமிப்பு வங்கி மற்றும் சேமிப்பு சான்றிதழ் கணக்கு:
இங்கு பின்வரும் பணிகள் செய்யப்படுகின்றன:
• சேமிப்பு கணக்குகளை திறத்தல்
• தொடர்ச்சியான பரிவர்த்தனைகள்
• கணக்குகளை மாற்றுதல்/மூடுதல்
• சான்றிதழ்களை வெளியேற்றுதல்/மாற்றுதல்
• உரிமைகளை தீர்வு செய்தல்
வாடிக்கையாளர்களுடன் தொடர்பு கொள்ளும் கவுண்டரில் செய்யப்படும் சில பணிகள் முன் அலுவலக பரிவர்த்தனைகள் என்று அழைக்கப்படுகின்றன. கட்டுரைகள்/பண ஆணைகள்/SB, SC பரிவர்த்தனைகளை ஏற்றுக்கொள்வது இந்த வகையின் கீழ் வருகிறது. மற்ற வகைப்பாடு பின் அலுவலக பரிவர்த்தனைகள் ஆகும், இதில் பொதுவாக பை தயாரித்தல் மற்றும் அனுப்புதல், பை பெறுதல் மற்றும் தபால்காரர்கள்/பிறருக்கு அஞ்சல் விநியோகம் மற்றும் கணக்கு செயல்பாடுகள் ஆகியவை அடங்கும்.
Post a Comment