PERAVAI ACADEMY – PA EXAM TRAINING – 10
(Till the commencement of the training by the tutors from 14.4.2025, all the comrades are requested to read the materials posted in the blog regularly – Kayveeyes
Memorandum of Distribution of work (MS-11)
This shows the duties to be performed by each official working in a post office. The Gazetted Postmaster issues for his own office. The Superintendent of Post offices supplies to other offices other than ‘C’ class offices.
Any change of a permanent nature in the duties of officials, has to be ordered by the authority competent to issue the memo. But the Postmasters can order temporary changes in the duties of officials, in the case of shortage of staff etc.
Book of Postmarks (MS – 18)
This book is maintained in all Post offices. In this book, impressions of all stamps and seals having changeable types are taken before they are brought in to use. In HOs and SOs two books are maintained, in one book the impressions of Oblong Money order, Due Stamp, Round Money order and Insurance seal is taken and kept under the personal custody of the Postmaster. In other book the impressions of all other stamps are taken. Concerned officials should see and initial below the impressions.
Error Book (MS - 2)
This is maintained in form MS-2 by all post offices. In big offices it is maintained separately for each branch. Normally it has the following headings in manuscript: 1) Date 2) Name of official or office committing irregularity 3) Particulars of irregularity 4) Remarks. After recording the irregularity the Postmaster will initial it and a copy of the extract will be forwarded to the concerned office or sections, copies may also be sent to the controlling authorities wherever necessary to draw their attention.
Hand to hand receipt book (MS - 7)
In Post office there is need to transfer bags, cash valuable, articles, keys etc. by one official to another. For this purpose, Postmaster and all the PAs maintain receipt books in form MS-7. It always remains in the custody of the official concerned. The Hand to hand receipt book contains the following information: 1) date 2) description of bag, article or document 3) name and designation of official to whom transferred and initials of officials in acknowledgement of receipt. Before receipt book is brought to use the pages should be serially numbered. Every day the Postmaster should examine and initial these books and see that transfers are properly made.
Complaints and suggestion book (MS – 94)
This is a book kept in all Post offices for recording any service matters by the members of public. It is examined daily by the Postmaster. If the nature of complaint can be settled by him, he can dispose of the complaint and the natur\of action taken be informed to the member of public. In other cases an extract should be forwarded to the immediate superior by service registered post and the complainant be informed accordingly. As an alternative, the customers have been provided with facility of lodging their complaints electronically by loggin into India Post URL in which they can select complaint session.
Order book
Every post office is supplied with this book to record remarks and orders of inspecting officers. Postmaster is personally responsible to take action on the remarks and orders passed by the officers. It should always be kept in the personal custody of the Postmaster; willful removal of any page from this book is a serious offence punishable with removal from service.
Postmaster’s order book (MS – 1)
It is maintained in big offices to record the following: (a) result of test applied to any branch or work by duty staff (b) result of examination of locks, uniforms etc (c) temporary arrangements of work of PAs and Postmen d) any unusual occurrence. Every entry is to be signed by the Postmaster and the official concerned should initial after noting the entry.
Statistical register
These registers are maintained in all POs for the purpose of posting statistical information regarding work done in various branches. Different registers are maintained in different branches. These statistical registers are maintained in calendar month at HOs and according to account month at SOs (we will study about calendar and account month later). Statistical registers are now available in various terms in electronic form
Memo of authorized balances (MAB)
This is a document showing the balances to be held in a Post Office. The maximum and minimum balances within which the office has to operate while operating with cash is prescribed in this memo. Apart from the minimum and maximum cash balance to be held, it also shows the maximum of Postage, and other stamps to be held and IPO minimum and maximum to be held. In offices with Branch offices, the MAB also stipulates the aggregate balance to be held. This document is issued by Divisional Head. Consolidated memo of authorized balances (CMAB) is a consolidation of authorized balances of all subordinate offices. This document is used to follow up the retention of cash within authorized limits.
Due mail and sorting list (M – 9)
This document is issued in two parts. The Due mail list gives the details of receipt and dispatch of mails whereas the sorting list shows the manner in which the articles are dispatched. This is issued by the Head of the division.
வேலை பகிர்வு குறிப்பாணை (MS-11):
• இது தபால் அலுவலகத்தில் பணிபுரியும் ஒவ்வொரு அதிகாரியாலும் செய்ய வேண்டிய கடமைகளை காட்டுகிறது. அரசிதழ் தபால் மாஸ்டர் தனது சொந்த அலுவலகத்திற்காக இதை வெளியிடுகிறார். 'C' வகுப்பு அலுவலகங்களைத் தவிர மற்ற அலுவலகங்களுக்கு தபால் அலுவலகங்களின் கண்காணிப்பாளர் வழங்குகிறார்.
• அதிகாரிகளின் கடமைகளில் நிரந்தரமான எந்த மாற்றமும், குறிப்பாணையை வெளியிட தகுதியான அதிகாரியால் உத்தரவிடப்பட வேண்டும். ஆனால் தபால் மாஸ்டர்கள் ஊழியர்களின் பற்றாக்குறை போன்ற சந்தர்ப்பங்களில் அதிகாரிகளின் கடமைகளில் தற்காலிக மாற்றங்களை உத்தரவிடலாம்.
முத்திரை பதிவுகள் புத்தகம் (MS – 18):
• இந்த புத்தகம் அனைத்து தபால் அலுவலகங்களிலும் பராமரிக்கப்படுகிறது. இந்த புத்தகத்தில், மாற்றக்கூடிய வகைகள் கொண்ட அனைத்து முத்திரைகள் மற்றும் சீல்களின் பதிவுகள் அவை பயன்பாட்டிற்கு கொண்டு வரப்படுவதற்கு முன்பு எடுக்கப்படுகின்றன. HO கள் மற்றும் SO களில் இரண்டு புத்தகங்கள் பராமரிக்கப்படுகின்றன, ஒரு புத்தகத்தில் நீள்வட்ட பண ஆணை, நிலுவை முத்திரை, வட்ட பண ஆணை மற்றும் காப்பீட்டு சீல் ஆகியவற்றின் பதிவுகள் எடுக்கப்பட்டு தபால் மாஸ்டரின் தனிப்பட்ட காவலில் வைக்கப்படுகின்றன. மற்ற புத்தகத்தில் மற்ற அனைத்து முத்திரைகளின் பதிவுகளும் எடுக்கப்படுகின்றன. சம்பந்தப்பட்ட அதிகாரிகள் பதிவுகளின் கீழே பார்த்து ஆரம்பம் செய்ய வேண்டும்.
பிழை புத்தகம் (MS - 2):
• இது அனைத்து தபால் அலுவலகங்களாலும் MS-2 படிவத்தில் பராமரிக்கப்படுகிறது. பெரிய அலுவலகங்களில் ஒவ்வொரு கிளைக்கும் தனித்தனியாக பராமரிக்கப்படுகிறது. பொதுவாக இது கையெழுத்து முறையில் பின்வரும் தலைப்புகளைக் கொண்டுள்ளது: 1) தேதி 2) முறைகேடு செய்யும் அதிகாரி அல்லது அலுவலகத்தின் பெயர் 3) முறைகேட்டின் விவரங்கள் 4) குறிப்புகள். முறைகேட்டை பதிவு செய்த பிறகு, தபால் மாஸ்டர் அதில் ஆரம்பம் செய்வார் மற்றும் சாற்றின் நகல் சம்பந்தப்பட்ட அலுவலகம் அல்லது பிரிவுகளுக்கு அனுப்பப்படும், தேவைப்படும் இடங்களில் கட்டுப்பாட்டு அதிகாரிகளின் கவனத்தை ஈர்க்க நகல்களும் அனுப்பப்படலாம்.
கைக்கு கை ரசீது புத்தகம் (MS - 7):
• தபால் அலுவலகத்தில் பைகள், பணம் மதிப்புமிக்க பொருட்கள், சாவிகள் போன்றவற்றை ஒரு அதிகாரியிலிருந்து மற்றொரு அதிகாரிக்கு மாற்ற வேண்டிய தேவை உள்ளது. இந்த நோக்கத்திற்காக, தபால் மாஸ்டர் மற்றும் அனைத்து PAs களும் MS-7 படிவத்தில் ரசீது புத்தகங்களை பராமரிக்கின்றனர். இது எப்போதும் சம்பந்தப்பட்ட அதிகாரியின் காவலில் இருக்கும். கைக்கு கை ரசீது புத்தகம் பின்வரும் தகவல்களைக் கொண்டுள்ளது: 1) தேதி 2) பை, பொருள் அல்லது ஆவணத்தின் விளக்கம் 3) மாற்றப்பட்ட அதிகாரியின் பெயர் மற்றும் பதவி மற்றும் ரசீதை ஒப்புக்கொள்வதில் அதிகாரிகளின் ஆரம்பங்கள். ரசீது புத்தகம் பயன்பாட்டிற்கு கொண்டு வரப்படுவதற்கு முன்பு பக்கங்கள் வரிசை எண்ணிடப்பட வேண்டும். ஒவ்வொரு நாளும் தபால் மாஸ்டர் இந்த புத்தகங்களை ஆய்வு செய்து ஆரம்பம் செய்ய வேண்டும் மற்றும் இடமாற்றங்கள் சரியாக செய்யப்படுகின்றனவா என்பதை பார்க்க வேண்டும்.
புகார்கள் மற்றும் பரிந்துரை புத்தகம் (MS – 94):
• இது பொது உறுப்பினர்களால் எந்த சேவை விஷயங்களையும் பதிவு செய்வதற்காக அனைத்து தபால் அலுவலகங்களிலும் வைக்கப்பட்டுள்ள ஒரு புத்தகம் ஆகும். இது தபால் மாஸ்டரால் தினமும் ஆய்வு செய்யப்படுகிறது. புகாரின் தன்மையை அவரால் தீர்க்க முடிந்தால், அவர் புகாரை தீர்த்து வைக்கலாம் மற்றும் எடுக்கப்பட்ட நடவடிக்கையின் தன்மை பொது உறுப்பினருக்கு தெரிவிக்கப்பட வேண்டும். மற்ற சந்தர்ப்பங்களில் ஒரு சாறு சேவை பதிவு செய்யப்பட்ட அஞ்சல் மூலம் உடனடி மேலதிகாரிக்கு அனுப்பப்பட வேண்டும் மற்றும் புகார்தாரருக்கு அதன்படி தெரிவிக்கப்பட வேண்டும். மாற்றாக, வாடிக்கையாளர்களுக்கு இந்தியா போஸ்ட் URL இல் உள்நுழைவதன் மூலம் மின்னணு முறையில் தங்கள் புகார்களைப் பதிவு செய்வதற்கான வசதி வழங்கப்பட்டுள்ளது, அதில் அவர்கள் புகார் அமர்வை தேர்ந்தெடுக்கலாம்.
உத்தரவு புத்தகம்:
• ஆய்வு அதிகாரிகளின் குறிப்புகள் மற்றும் உத்தரவுகளை பதிவு செய்ய ஒவ்வொரு தபால் அலுவலகத்திற்கும் இந்த புத்தகம் வழங்கப்படுகிறது. அதிகாரிகள் நிறைவேற்றிய குறிப்புகள் மற்றும் உத்தரவுகளின் மீது நடவடிக்கை எடுக்க தபால் மாஸ்டர் தனிப்பட்ட முறையில் பொறுப்பாவார். இது எப்போதும் தபால் மாஸ்டரின் தனிப்பட்ட காவலில் வைக்கப்பட வேண்டும்; இந்த புத்தகத்திலிருந்து எந்த பக்கத்தையும் வேண்டுமென்றே அகற்றுவது சேவையிலிருந்து நீக்கப்படும் அளவிற்கு தண்டிக்கப்படக்கூடிய ஒரு கடுமையான குற்றமாகும்.
தபால் மாஸ்டரின் உத்தரவு புத்தகம் (MS – 1):
• இது பின்வருவனவற்றை பதிவு செய்ய பெரிய அலுவலகங்களில் பராமரிக்கப்படுகிறது: (a) கடமை ஊழியர்களால் எந்த கிளை அல்லது வேலைக்கும் பயன்படுத்தப்படும் சோதனையின் முடிவு (b) பூட்டுகள், சீருடைகள் போன்றவற்றின் பரிசோதனையின் முடிவு (c) PAs மற்றும் தபால்காரர்களின் வேலையின் தற்காலிக ஏற்பாடுகள் d) ஏதேனும் அசாதாரண நிகழ்வு. ஒவ்வொரு உள்ளீட்டிலும் தபால் மாஸ்டர் கையொப்பமிட வேண்டும் மற்றும் சம்பந்தப்பட்ட அதிகாரி உள்ளீட்டை கவனித்த பிறகு ஆரம்பம் செய்ய வேண்டும்.
புள்ளிவிவர பதிவு:
• பல்வேறு கிளைகளில் செய்யப்பட்ட வேலைகள் தொடர்பான புள்ளிவிவர தகவல்களை இடுவதற்காக இந்த பதிவுகள் அனைத்து PO களிலும் பராமரிக்கப்படுகின்றன. வெவ்வேறு கிளைகளில் வெவ்வேறு பதிவுகள் பராமரிக்கப்படுகின்றன. இந்த புள்ளிவிவர பதிவுகள் HO களில் காலண்டர் மாதத்திலும், SO களில் கணக்கு மாதத்திலும் பராமரிக்கப்படுகின்றன (காலண்டர் மற்றும் கணக்கு மாதம் பற்றி பின்னர் படிப்போம்). புள்ளிவிவர பதிவுகள் இப்போது மின்னணு வடிவத்தில் பல்வேறு சொற்களில் கிடைக்கின்றன.
அங்கீகரிக்கப்பட்ட நிலுவைகளின் குறிப்பாணை (MAB):
• இது ஒரு தபால் அலுவலகத்தில் வைத்திருக்க வேண்டிய நிலுவைகளை காட்டும் ஒரு ஆவணமாகும். பணத்துடன் செயல்படும்போது அலுவலகம் செயல்பட வேண்டிய அதிகபட்ச மற்றும் குறைந்தபட்ச நிலுவைகள் இந்த குறிப்பாணையில் பரிந்துரைக்கப்படுகின்றன. வைத்திருக்க வேண்டிய குறைந்தபட்ச மற்றும் அதிகபட்ச பண நிலுவைகளைத் தவிர, வைத்திருக்க வேண்டிய அதிகபட்ச தபால் மற்றும் பிற முத்திரைகள் மற்றும் வைத்திருக்க வேண்டிய IPO குறைந்தபட்ச மற்றும் அதிகபட்சம் ஆகியவற்றையும் இது காட்டுகிறது. கிளை அலுவலகங்களைக் கொண்ட அலுவலகங்களில், MAB வைத்திருக்க வேண்டிய மொத்த நிலுவையையும் குறிப்பிடுகிறது. இந்த ஆவணம் கோட்டத் தலைவரால் வெளியிடப்படுகிறது. ஒருங்கிணைக்கப்பட்ட அங்கீகரிக்கப்பட்ட நிலுவைகளின் குறிப்பாணை (CMAB) என்பது அனைத்து துணை அலுவலகங்களின் அங்கீகரிக்கப்பட்ட நிலுவைகளின் ஒருங்கிணைப்பாகும். அங்கீகரிக்கப்பட்ட வரம்புகளுக்குள் பணத்தை வைத்திருப்பதை பின்பற்ற இந்த ஆவணம் பயன்படுத்தப்படுகிறது.
நிலுவை அஞ்சல் மற்றும் வரிசைப்படுத்தும் பட்டியல் (M – 9):
• இந்த ஆவணம் இரண்டு பாகங்களாக வெளியிடப்படுகிறது. நிலுவை அஞ்சல் பட்டியல் அஞ்சல்களைப் பெறுதல் மற்றும் அனுப்புதல் பற்றிய விவரங்களை வழங்குகிறது, அதே நேரத்தில் வரிசைப்படுத்தும் பட்டியல் கட்டுரைகள் அனுப்பப்படும் முறையை காட்டுகிறது. இது கோட்டத் தலைவரால் வெளியிடப்படுகிறது
Post a Comment