20. Dispatch of Accountable Mails
The accountable mail collected should be forwarded to the sorting office for further disposal. These mails have to be forwarded duly invoiced and the collection and dispatch accounted for. We use the POS BO IPVS (Dispatch) to generate the dispatch lists that will accompany these mails and close the respective bags (registered bag, parcel bag etc.,).
The working procedure in the package is explained in the Lab Guide.
Dispatch of accountable articles booked and received from various sources at your office. The following are the various sources
∙ From counter
∙ From Branch Offices attached
∙ From Postman(refused/unclaimed)
∙ Articles to be redirected
∙ Booked through special regd journal
∙ HVMO for dispatch
Special Journal Articles:
Bulk customers are given the facility of invoicing the registered letters at their premises in a special registered journal given to them and tender the articles invoiced along with the journal at the Post office for acceptance in bulk. This avoids the rush at the counter. Such articles are not booked in Point of Sale again. In view of this, prepayment of postage on such articles either through affixing postage stamps or franking machine is compulsory.
When such articles are received from the customer, the counter PA has to check the articles with the invoicing done in the Special journal. On completion of the checking, he should tear off the first copy of the journal of the complete page in the journal, receive the articles and give acquaintance in the office copy of the journal (in book form) and return the journal to the customer. If only a portion of a page in the journal is used on any day, it will not be torn off from the journal but details have to be noted in a manuscript register maintained by the PA and on the next day when the full sheet is completed, the first copy will be torn off and preserved with that day’s reports. Thereafter, he should affix registered barcode for each article.
As and when Special Journal Articles are received, the data entry has to be done under this option. These articles will be included for the preparation of dispatch list after using the Fetch articles option. Ownership of these received articles will be for the PA who has fetched them.
We will first study the process of closing registered bags. Registered bags contain the following
∙ ordinary registered articles, value payable articles,
∙ Insured envelopes containing single insured letter or insured V.P. letter.
The registered list shows the particulars of the above items, their category wise total and also grand total. Money Order bundles are also sent enclosed in registered bags, duly invoiced in the registered list.
Post offices will have to consign all the articles booked only to their parent mail office. While closing the registered bag, two bags – TD and NTD will have to be closed. TD bag has to include articles to be delivered by offices within the catchment area of the parent sorting office. NTD bag has to include articles to be delivered by other Post offices. Local articles can be retained in the office itself for delivery. In case of parcel bag no such distinction is required and a single bag containing all the articles booked should be prepared for the parent mail office
Before the registered list is prepared for dispatch, we need to prepare insured envelopes for insured letters booked.
பேரவை அகாடமி - PA தேர்வு ஆய்வுப் பொருட்கள் - 42
- நிர்வாகப் பொறுப்புள்ள தபால்களின் அனுப்புதல்
சேகரிக்கப்பட்ட நிர்வாகப் பொறுப்புள்ள தபால் மேலும் அகற்றலுக்காக வரிசைப்படுத்தும் அலுவலகத்திற்கு அனுப்பப்பட வேண்டும். இந்த தபால்கள் முறையாக இன்வாய்ஸ் செய்யப்பட்டு அனுப்பப்பட வேண்டும் மற்றும் சேகரிப்பு மற்றும் அனுப்புதல் கணக்கிடப்பட வேண்டும். இந்த தபால்களுடன் வரும் அனுப்புதல் பட்டியல்களை உருவாக்கவும் மற்றும் அந்தந்த பைகளை (பதிவு செய்யப்பட்ட பை, பார்சல் பை போன்றவை) மூடவும் POS BO IPVS (அனுப்புதல்) ஐப் பயன்படுத்துகிறோம்.
பேக்கேஜில் பணிபுரியும் செயல்முறை லேப் வழிகாட்டியில் விளக்கப்பட்டுள்ளது. உங்கள் அலுவலகத்தில் பல்வேறு ஆதாரங்களில் இருந்து முன்பதிவு செய்யப்பட்டு பெறப்பட்ட நிர்வாகப் பொறுப்புள்ள கட்டுரைகளின் அனுப்புதல். பின்வருபவை பல்வேறு ஆதாரங்கள்
- கவுண்டரிலிருந்து
- இணைக்கப்பட்ட கிளை அலுவலகங்களிலிருந்து
- தபால்காரரிடமிருந்து (மறுக்கப்பட்டது/கோரப்படாதது)
- திசை திருப்பப்பட வேண்டிய கட்டுரைகள்
- சிறப்பு பதிவு செய்யப்பட்ட ஜர்னல் மூலம் முன்பதிவு செய்யப்பட்டது
- அனுப்புவதற்கான HVMO
சிறப்பு ஜர்னல் கட்டுரைகள்:
மொத்த வாடிக்கையாளர்களுக்கு அவர்களுக்கு வழங்கப்பட்ட சிறப்பு பதிவு செய்யப்பட்ட ஜர்னலில் அவர்களின் வளாகத்தில் பதிவு செய்யப்பட்ட கடிதங்களை இன்வாய்ஸ் செய்யும் வசதி வழங்கப்படுகிறது மற்றும் மொத்தமாக ஏற்றுக்கொள்வதற்காக தபால் அலுவலகத்தில் ஜர்னலுடன் இன்வாய்ஸ் செய்யப்பட்ட கட்டுரைகளை டெண்டர் செய்யலாம். இது கவுண்டரில் ஏற்படும் கூட்டத்தை தவிர்க்கிறது. இதன் காரணமாக, அத்தகைய கட்டுரைகளில் தபால் கட்டணத்தை தபால் முத்திரைகளை ஒட்டுவதன் மூலமாகவோ அல்லது பிராங்கிங் இயந்திரத்தின் மூலமாகவோ முன்கூட்டியே செலுத்துவது கட்டாயமாகும்.
அத்தகைய கட்டுரைகள் வாடிக்கையாளரிடமிருந்து பெறப்படும்போது, கவுண்டர் PA சிறப்பு ஜர்னலில் செய்யப்பட்ட இன்வாய்ஸுடன் கட்டுரைகளை சரிபார்க்க வேண்டும். சரிபார்ப்பு முடிந்ததும், அவர் ஜர்னலில் உள்ள முழு பக்கத்தின் ஜர்னலின் முதல் நகலை கிழித்து, கட்டுரைகளைப் பெற்று, ஜர்னலின் அலுவலக நகலில் (புத்தக வடிவில்) அறிமுகத்தை அளித்து, ஜர்னலை வாடிக்கையாளருக்குத் திருப்பித் தர வேண்டும். ஜர்னலில் உள்ள ஒரு பக்கத்தின் ஒரு பகுதி மட்டுமே எந்த நாளிலும் பயன்படுத்தப்பட்டால், அது ஜர்னலில் இருந்து கிழிக்கப்படாது, ஆனால் PA ஆல் பராமரிக்கப்படும் கையெழுத்து பதிவேட்டில் விவரங்கள் குறிப்பிடப்பட வேண்டும் மற்றும் முழு தாள் முடிந்த அடுத்த நாள், முதல் நகல் கிழிக்கப்பட்டு அன்றைய அறிக்கைகளுடன் பாதுகாக்கப்படும். அதன் பிறகு, அவர் ஒவ்வொரு கட்டுரைக்கும் பதிவு செய்யப்பட்ட பார்கோடை ஒட்ட வேண்டும்.
சிறப்பு ஜர்னல் கட்டுரைகள் பெறப்படும்போது, இந்த விருப்பத்தின் கீழ் தரவு உள்ளீடு செய்யப்பட வேண்டும். இந்த கட்டுரைகள் ஃபெட்ச் கட்டுரைகள் விருப்பத்தைப் பயன்படுத்திய பிறகு அனுப்புதல் பட்டியலைத் தயாரிப்பதற்கு சேர்க்கப்படும். பெறப்பட்ட இந்த கட்டுரைகளின் உரிமை அவற்றை ஃபெட்ச் செய்த PA க்கு இருக்கும்.
பதிவு செய்யப்பட்ட பைகளை மூடும் செயல்முறையை முதலில் படிப்போம். பதிவு செய்யப்பட்ட பைகளில் பின்வருவன அடங்கும்
- சாதாரண பதிவு செய்யப்பட்ட கட்டுரைகள், மதிப்பு செலுத்தக்கூடிய கட்டுரைகள்,
- ஒற்றை காப்பீடு செய்யப்பட்ட கடிதம் அல்லது காப்பீடு செய்யப்பட்ட V.P. கடிதம் கொண்ட காப்பீடு செய்யப்பட்ட உறைகள்.
பதிவு செய்யப்பட்ட பட்டியல் மேலே உள்ள பொருட்களின் விவரங்கள், அவற்றின் வகை வாரியான மொத்தம் மற்றும் கிராண்ட் டோட்டல் ஆகியவற்றைக் காட்டுகிறது. பண ஆணை மூட்டைகள் பதிவு செய்யப்பட்ட பைகளில் இணைக்கப்பட்டு, பதிவு செய்யப்பட்ட பட்டியலில் முறையாக இன்வாய்ஸ் செய்யப்படுகின்றன.
தபால் அலுவலகங்கள் முன்பதிவு செய்யப்பட்ட அனைத்து கட்டுரைகளையும் அவற்றின் பெற்றோர் தபால் அலுவலகத்திற்கு மட்டுமே அனுப்ப வேண்டும். பதிவு செய்யப்பட்ட பையை மூடும்போது, இரண்டு பைகள் - TD மற்றும் NTD மூடப்பட வேண்டும். பெற்றோர் வரிசைப்படுத்தும் அலுவலகத்தின் கேட்ச்மென்ட் பகுதிக்குள் உள்ள அலுவலகங்களால் வழங்கப்பட வேண்டிய கட்டுரைகளை TD பை கொண்டிருக்க வேண்டும். மற்ற தபால் அலுவலகங்களால் வழங்கப்பட வேண்டிய கட்டுரைகளை NTD பை கொண்டிருக்க வேண்டும். உள்ளூர் கட்டுரைகளை டெலிவரி செய்வதற்காக அலுவலகத்திலேயே வைத்திருக்கலாம். பார்சல் பையின் விஷயத்தில் அத்தகைய வேறுபாடு தேவையில்லை மற்றும் முன்பதிவு செய்யப்பட்ட அனைத்து கட்டுரைகளையும் கொண்ட ஒரு பை பெற்றோர் தபால் அலுவலகத்திற்காக தயாரிக்கப்பட வேண்டும்
அனுப்புதலுக்கான பதிவு செய்யப்பட்ட பட்டியல் தயாரிக்கப்படுவதற்கு முன், முன்பதிவு செய்யப்பட்ட காப்பீடு செய்யப்பட்ட கடிதங்களுக்கான காப்பீடு செய்யப்பட்ட உறைகளை நாம் தயாரிக்க வேண்டும்.
Post a Comment