Extract from the Annual Report 2024 -25

 Kayveeyes Govt Orders Digest 
20. Precautions to be taken to prevent frauds after implementation of CBS.

Gist of the orders

• This document outlines precautions to prevent fraud after the implementation of Core Banking Solutions (CBS) in post offices.
• It follows reports of fraud where staff shared passwords and exploited system vulnerabilities.

• Following fraud incidents in Uttar Pradesh and Tamil Nadu, this communication emphasizes the following measures:
1. Password Security: Staff on CBS must not share passwords and should change them every 10-15 days.
2. User ID Deletion: User IDs of transferred, retired, or administratively transferred officials must be deleted immediately by contacting the CEPT Team.
3. Finacle Consolidation Comparison: SBCO must generate a daily consolidation report for each scheme from Finacle and compare it with the consolidation printout sent by SOs/HO counters. Discrepancies must be immediately reported to the Divisional Head. Generating the consolidation report from the system is mandatory for reconciliation.
4. Voucher Tallying: SBCO should tally vouchers with the LOT generated by the MIS server, not the LOT printout. SBCO should prioritize old/pending vouchers. If the MIS server is unavailable, SBCO must immediately raise a ticket through the concerned CPC.
5. Teller Cash Account Zero: Every counter PA must ensure their teller cash account is zero before leaving the office.
6. Cheque Clearing Process: All CBS offices must strictly adhere to the cheque clearing process. No transfer entries should be made between clearing office accounts and other office accounts.
7. HTTUM Menu Access: The HTTUM menu is now accessible through the Postmaster Login ID, not the System Administrator Login ID. Salary/Pension/DBT uploads must be done using the Postmaster Login ID only.
8. HCCS Menu Disabled: The HCCS menu has been disabled to prevent unauthorized SOL changes and transactions.
9. HAFSM Menu Access: The HAFSM menu is now available only to the SU and Postmaster at the HPO level. SOs must send requests with required documents to the HPO for freezing/unfreezing accounts or transferring PPF accounts to other SOLs/banks.
10. Silent Account Freezing: All silent accounts are frozen. SOs must send a revival application with KYC forms to the HO, which will unfreeze the account using HAFSM and change the status to active. The HO will then return the documents to the SO.
• Further instructions, including cross-verification of office accounts, will be issued after receiving detailed reports from the circles. Uttar Pradesh and Tamil Nadu circles must submit detailed reports on the frauds, including details of each suspected transaction, transaction IDs, and the modus operandi used.

• தபால் நிலையங்களில் கோர் பேங்கிங் சொல்யூஷன்ஸ் (CBS) அமல்படுத்தப்பட்ட பிறகு மோசடியைத் தடுப்பதற்கான முன்னெச்சரிக்கைகளை இந்த ஆவணம் கோடிட்டுக் காட்டுகிறது. கடவுச்சொற்களைப் பகிர்ந்துகொண்டு மற்றும் கணினி பாதிப்புகளைப் பயன்படுத்தியதால் மோசடிகள் நடந்ததாக அறிக்கைகள் வந்ததைத் தொடர்ந்து, இந்தத் தகவல் தொடர்பு பின்வரும் நடவடிக்கைகளை வலியுறுத்துகிறது:

1. கடவுச்சொல் பாதுகாப்பு: CBS இல் பணிபுரியும் ஊழியர்கள் கடவுச்சொற்களைப் பகிரக்கூடாது மற்றும் 10-15 நாட்களுக்குப் பிறகு அவற்றை மாற்ற வேண்டும்.
2. பயனர் ID நீக்கம்: இடமாற்றம் செய்யப்பட்ட, ஓய்வு பெற்ற அல்லது நிர்வாக ரீதியாக மாற்றப்பட்ட அதிகாரிகளின் பயனர் IDகள் CEPT குழுவைத் தொடர்புகொண்டு உடனடியாக நீக்கப்பட வேண்டும்.
3. Finacle ஒருங்கிணைப்பு ஒப்பீடு: SBCO ஒவ்வொரு திட்டத்திற்கும் தினசரி ஒருங்கிணைப்பு அறிக்கையை Finacle இலிருந்து உருவாக்க வேண்டும் மற்றும் SOகள் / HO கவுண்டர்களில் இருந்து அனுப்பப்பட்ட ஒருங்கிணைப்பு அச்சுடன் ஒப்பிட வேண்டும். வேறுபாடுகள் உடனடியாக கோட்டத் தலைவருக்குத் தெரிவிக்கப்பட வேண்டும். சமரசத்திற்கான ஒருங்கிணைப்பு அறிக்கையை கணினியில் இருந்து உருவாக்குவது கட்டாயமாகும்.
4. வவுச்சர் சரிபார்த்தல்: SBCO வவுச்சர்களை MIS சேவையகத்தால் உருவாக்கப்பட்ட LOT உடன் சரிபார்க்க வேண்டும், LOT அச்சுடன் அல்ல. MIS சேவையக அணுகல் கிடைக்கும் போதெல்லாம், SBCO பழைய / நிலுவையில் உள்ள வவுச்சர்களை முதலில் சரிபார்க்க வேண்டும். MIS சேவையகம் அறிக்கைகளை உருவாக்க முடியாவிட்டால், SBCO சம்பந்தப்பட்ட CPC மூலம் உடனடியாக ஒரு டிக்கெட்டை எழுப்ப வேண்டும்.
5. டெலர் பணக் கணக்கு பூஜ்ஜியம்: ஒவ்வொரு கவுண்டர் PAவும் அலுவலகத்தை விட்டுச் செல்வதற்கு முன் தனது டெலர் பணக் கணக்கை பூஜ்ஜியமாக்க வேண்டும்.
6. காசோலை கிளியரிங் செயல்முறை: அனைத்து CBS அலுவலகங்களும் காசோலை கிளியரிங் செயல்முறையை கண்டிப்பாகப் பின்பற்ற வேண்டும். கிளியரிங் அலுவலகக் கணக்குகளுக்கும் பிற அலுவலகக் கணக்குகளுக்கும் இடையில் எந்த இடமாற்ற உள்ளீடுகளும் செய்யக்கூடாது.
7. HTTUM மெனு அணுகல்: HTTUM மெனு இப்போது சிஸ்டம் அட்மினிஸ்ட்ரேட்டர் லாகின் ID க்கு பதிலாக போஸ்ட்மாஸ்டர் லாகின் ID மூலம் அணுக முடியும். சம்பளம் / ஓய்வூதியம் / DBT பதிவேற்றங்கள் போஸ்ட்மாஸ்டர் லாகின் ID ஐப் பயன்படுத்தி மட்டுமே செய்யப்பட வேண்டும்.
8. HCCS மெனு முடக்கப்பட்டது: அங்கீகாரமற்ற SOL மாற்றங்கள் மற்றும் பரிவர்த்தனைகளைத் தடுக்க HCCS மெனு முடக்கப்பட்டுள்ளது.
9. HAFSM மெனு அணுகல்: HAFSM மெனு இப்போது HPO மட்டத்தில் SU மற்றும் போஸ்ட்மாஸ்டருக்கு மட்டுமே கிடைக்கும். கணக்குகளை முடக்குதல் / முடக்குதல் அல்லது PPF கணக்குகளை மற்ற SOLகள் / வங்கிகளுக்கு மாற்றுவதற்கு SOகள் தேவையான ஆவணங்களுடன் HPO க்கு கோரிக்கைகளை அனுப்ப வேண்டும்.
10. அமைதியான கணக்கு முடக்கம்: அனைத்து அமைதியான கணக்குகளும் முடக்கப்படுகின்றன. எந்த அமைதியான கணக்கையும் புதுப்பிக்க, SOகள் KYC படிவங்களுடன் புதுப்பிப்பு விண்ணப்பத்தை HO க்கு அனுப்ப வேண்டும், இது HAFSM ஐப் பயன்படுத்தி கணக்கை முடக்கி, நிலையை செயலற்றதிலிருந்து செயலில் உள்ளதாக மாற்றும். இந்த செயல்பாட்டை முடித்த பிறகு HO ஆவணங்களை SO க்கு வழங்கும்.
• அலுவலக கணக்குகளின் குறுக்கு சரிபார்ப்பு உட்பட மேலும் அறிவுறுத்தல்கள் வட்டங்களிலிருந்து விரிவான அறிக்கை பெற்ற பிறகு அனுப்பப்படும். உ.பி. வட்டம் மற்றும் டி.என். வட்டம் இரண்டு மோசடிகள் குறித்தும் விரிவான அறிக்கையை அனுப்ப வேண்டும், அதில் சந்தேகிக்கப்படும் ஒவ்வொரு பரிவர்த்தனையின் முழு விவரம், பரிவர்த்தனை ID மற்றும் பயன்படுத்தப்பட்ட முறையைப் பற்றியும் குறிப்பிடப்பட வேண்டும்.

Precautions to be taken to prevent frauds after implementation of CBS.
This office has issued various instructions through e mails VCs for taking various measures to prevent frauds after implementation of CBS. Now, UP Circle has reported one fraud case noticed at one double handed post office where SPM has committed fraud by using password of on duty counter PA as well as former PA and SA have committed fraud in Karaikudi HO and A.E. College SO. Though, detailed inquiry in both the cases is in progress, it is requested to take following immediate steps to prevent such kind of frauds:-
1. Issue strict instructions to staff working on CBS not to share password with any other official and regularly change password after 10-15 days.
2. Get user IDs of those officials deleted immediately who have been transferred, retired or transferred to administrative offices by referring it to CEPT Team.
3. SBCO should be directed to generate Consolidation of each scheme from the Finacle (which is available in production for any date) when vouchers are received from SOs and compare the consolidation print out sent SOs/HO Counter with the consolidation shown by the system. In case of discrepancy, immediately raise the alarm and report to Divisional Head. It is mandatory that consolidation report should be generated from the system for reconciliation.
4. SBCO should tally vouchers with the LOT generated through MIS server and not with the LOT printout. Whenever MIS server access is available, SBCO should first tally vouchers of old/pending dates. Efforts are being made to made MIS server access available all the time. SBCO should immediately raise ticket through CPC concerned as and when MIS server is unable to generate reports.
5. Each and every counter PA should make its teller cash account ZERO before leaving the office.
6. All CBS offices should follow the cheque clearing process scrupulously and no transfer entry should be made in any clearing office account from any other office account.
7. Access to HTTUM menu is being provided to Postmaster Login ID instead of System Administrator Login ID. It should be ensured that any Salary/Pension/DBT upload should be done with Postmaster Login ID only.
8. HCCS menu is being disabled so that no one can change the SOL, and do any transaction.
9. HAFSM menu is being given to SU and Postmaster so that any freeze or unfreeze can be done only at HPO level. For this purpose, SOs have to send request with prescribed documents to HPO. PPF Account Transfer to other SOL or Bank should also be done at HO only for which SO has to send transfer application with prescribed documents to HPO.
10. All silent accounts are getting freezed. For revival of any silent account SOs have to send application for revival with prescribed KYC form to HO which will first unfreeze the account by using HAFSM and then modify the status from Dormant to Active. HO will return the documents to SO after completing this activity.
Further instructions including cross verification of office accounts will be sent on receipt of detailed report from the circles. U.P. Circle and T.N Circle are requested to send detailed report on both the frauds mentioning full detail of each suspected transaction with TRAN ID and modus operandi used.
(DG (P) No.25-11/2016-SB dated 10.05.2016)